كيفية اختيار نظام المعلومات الإدارية

لقد أصبح برنامج نظام المعلومات الإدارية مكونًا أساسيًا في تشغيل المطبعة الحديثة ولكن التنفيذ سيحدد مدى نجاحه.

من المحتمل أن يكون نظام المعلومات الإدارية، أو MIS، واحدًا من أكثر البرامج تعقيدًا التي ستواجهها معظم شركات الطباعة. ومثلما يمكن أن تكون هناك اختلافات هائلة في الطريقة التي تعمل بها محلات الطباعة المختلفة والعملاء الذين تخدمهم، لذلك لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع في نظام معلومات الإدارة الذي سيعمل خارج الصندوق للجميع. وهذا يجعل من الصعب معرفة ما يمكن أن يفعله نظام المعلومات الإدارية لك بالضبط، وما قد تكلفه. ولكن ربما تكون نقطة البداية الأفضل هي أن نتساءل ما الذي يمكن أن يوفره لك نظام معلومات الإدارة المطبق بشكل صحيح؟

يدور نظام المعلومات الإدارية حول شيئين منفصلين - معلومات الأعمال وأتمتة سير العمل - ومن المفترض أن يؤدي ربط هذه الأشياء معًا إلى تقليل الهدر وبالتالي تحقيق المزيد من الأرباح. وينطبق هذا على الشركات الصغيرة بقدر ما ينطبق على المؤسسات الكبيرة.

التسمية التوضيحية: يجب أن يكون نظام المعلومات الإدارية قادرًا على عرض نظرة عامة على حالة جميع الوظائف المتاحة، كما في هذه الصورة من PrintIQ.

كانت الفرضية الأصلية وراء برنامج نظم المعلومات الإدارية هي منح الإدارة فهمًا شاملاً لجميع التكاليف والمشاكل في الأعمال التجارية من أجل اتخاذ القرارات الصحيحة. الطريقة الوحيدة لفهم كل دخلك ومصروفاتك هي استخدام نظام مركزي متصل بكل شيء بدءًا من الطلبات الواردة إلى عدد قصاصات الورق التي يمر بها قسم الحسابات. وهذا يعني أن نقطة البيع الرئيسية وراء نظام إدارة المعلومات لا تكمن في وظيفة البرنامج نفسه، بل في المهارة التي يتمتع بها الفريق في التكامل مع برامج البائعين الآخرين.

وقد أدى ذلك منطقيًا إلى تشغيل نظام المعلومات الإدارية تلقائيًا لبعض تلك الأنظمة الأخرى وتحديد كيفية دفع الوظائف المختلفة عبر أقسام الإنتاج المختلفة. ويعني هذا في الغالب سير عمل الإنتاج ومن الناحية النظرية، فإن إعداد نظام يعتمد على المجلدات الساخنة قد يسمح أيضًا بتمرير المهام تلقائيًا من عملية إلى أخرى. لكن نظام المعلومات الإدارية يفعل أكثر من هذا بكثير. يقوم تلقائيًا بتطبيق جميع المعلومات من تذكرة المهمة حيثما كان ذلك مناسبًا، للطباعة أو التشطيب أو إعداد الفواتير، دون أي أخطاء أو تكرار. بالإضافة إلى ذلك، فهو يجمع البيانات لإنتاج تقارير حول كيفية تشغيل الأعمال، ويمكنه تشغيل إجراءات في مكان آخر، مثل طلب المزيد من الركائز عند الحاجة بالإضافة إلى الإشارة إلى مكان وجود مشكلات مثل ما إذا كان جهاز معين يحتاج إلى صيانة أكثر من المتوقع أو إذا كانت هناك وظائف يتم تعليقها في عملية أو أخرى.

العمارة المعيارية

تقدم معظم نظم المعلومات الإدارية مجموعة أساسية من الميزات بالإضافة إلى عدد من الوحدات الاختيارية حتى تتمكن محلات الطباعة من تصميم نظام المعلومات الإدارية وفقًا لاحتياجاتها الخاصة. على الرغم من أن معظم نظم المعلومات الإدارية ستعمل عبر تخصصات طباعة مختلفة، إلا أن معظم مستخدمي التنسيقات الكبيرة سيكون لديهم متطلبات محددة، خاصة إذا كنت تقوم أيضًا بالطباعة على المنسوجات. على أقل تقدير، هذا يعني الأخذ في الاعتبار أحجام الركيزة الكبيرة المستخدمة، سواء بالنسبة للفات أو الوسائط الصلبة. يجب أن يدعم نظام MIS أيضًا الأنواع المختلفة من التشطيبات الشائعة في الطباعة كبيرة الحجم، بما في ذلك القطع عبر طاولة القطع الرقمية أو جهاز التوجيه، بالإضافة إلى التطويق واللحام والثقوب وما إلى ذلك.

السمة الأساسية لأي نظام معلومات إداري هي القدرة على تقدير الوظائف وإرسال عروض أسعار العمل. وهذا يعني القدرة على مراعاة جميع التكاليف ذات الصلة، بما في ذلك المواد الخام وعمالة الموظفين بالإضافة إلى تكاليف التشغيل واستهلاك المعدات المستخدمة وتحديد هامش معقول لكل وظيفة. في بعض الحالات، قد يكون هناك اختيار لطرق إنتاج وظيفة ذات آثار مختلفة على التقدير.


التسمية التوضيحية: يجب أن يكون نظام المعلومات الإدارية قادرًا على عرض نظرة عامة على حالة جميع الوظائف المتاحة، كما في هذه الصورة من PrintIQ.

يجب أن تكون وحدة التقدير مرتبطة بشكل وثيق بميزة التخطيط والجدولة لأنك تريد أن تجعل نظام المعلومات الإدارية يختار طريقة الإنتاج الأكثر كفاءة عند جدولة الوظائف لهذا التحول، ولكنك ستخسر المال إذا افترض التقدير شكلاً أرخص من الإنتاج. من الناحية المثالية، يجب أن تكون الجدولة ديناميكية، وقادرة على التحديث تلقائيًا لتأخذ في الاعتبار الوظائف الجديدة عند وصولها، استنادًا إلى مواعيد التسليم المطلوبة والتآزر مع الوظائف الأخرى.

وهذا بدوره يفترض أن نظام المعلومات الإدارية إما يتضمن وحدة فرض وربط خاصة به أو يرتبط ارتباطًا وثيقًا بأي برنامج لديك لهذا الغرض. يعد هذا مهمًا بشكل خاص للعمل ذي التنسيقات الكبيرة حيث يكون من الشائع إلى حد ما أن تكون هناك مهام متعددة مجمعة معًا على نفس اللوحات لتوفير التكاليف، وسيكون للعديد من هذه المهام أشكال غير منتظمة تحتاج إلى التداخل معًا. وغني عن القول أن النظام يجب أن يكون قادرًا على التمييز بين الوظائف لمختلف العملاء. ومن المهم بنفس القدر أن يتم تقسيم الوظائف لنفس العميل إلى أجزائها المختلفة، على سبيل المثال، قد يرغب بائع التجزئة في نفس نوع العرض ولكنه مقسم عبر وحدات البيع بالتجزئة المختلفة التي قد يكون لها متطلبات حجم مختلفة. سيؤدي خلط هذه الوظائف معًا إلى توفير الوقت وتكاليف المواد الخام ولكن يجب أن يكون النظام قادرًا على فصلها للتسليم وإعداد الفواتير.

يجب أن تسمح وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM) لموظفي المبيعات بالاتصال بالعملاء، وتحويل عروض الأسعار إلى أوامر، وتتبع التقدم المحرز في تلك الطلبات. على الأقل، يجب أن يعني ذلك متابعة العمل الفني للتسليم والتأكد من قيام كل شخص في حلقة الموافقات بالتوقيع على البراهين.

تتضمن معظم نظم المعلومات الإدارية وحدة للتجارة الإلكترونية على الرغم من وجود بعض الحجج القائلة بأن برنامج الويب للطباعة المخصص قد يكون أكثر ملاءمة. يعتمد الأمر حقًا على حجم كل شركة على حدة ونوع العملاء الذين تقدم خدماتهم لهم. ستكون بعض أقسام التنسيقات العريضة جزءًا من مجموعة طباعة تجارية أوسع، أو قد تعتمد على العملاء الذين يقومون بطلبات لمرة واحدة والدفع عن طريق بطاقات الائتمان، بينما قد يرغب البعض الآخر فقط في تمكين العملاء العاديين من تقديم طلبات متكررة على الحساب. هناك العديد من الاختلافات التي تتطلب Web-to-Print مقالة منفصلة.

يجب أن يتضمن نظام المعلومات الإدارية نوعًا من إدارة المخزون لضمان عدم نفاد أي شيء مطلوب للمهام القادمة، مثل ركيزة معينة وكذلك لشراء العناصر العادية في الوقت المحدد، بما في ذلك أجزاء صيانة المعدات، لتجنب أي شيء أخير. الذعر دقيقة. من الناحية المثالية، يجب أن يمتد هذا أيضًا إلى إدارة سلسلة التوريد الخاصة بك حتى تتمكن من فهم تكاليف الركائز ويمكنك الاستفادة من الشراء بالجملة أو العروض الأخرى.

عندما يتعلق الأمر بالوفاء، على الأقل يجب أن يكون نظام المعلومات الإدارية قادرًا على إنشاء إشعار التسليم. سيحجز البعض أيضًا التسليم مع شركة بريد سريع أو شركة بريد، وسيذهب البعض الآخر إلى أبعد من ذلك ويتصل مباشرة بأنظمة شركات البريد السريع المختلفة للتوصل إلى شكل التسليم الأكثر فعالية من حيث التكلفة بناءً على متطلبات العميل، بما في ذلك عندما تكون الأجزاء مختلفة من وظيفة يجب أن يتم إرسالها إلى مواقع مختلفة.

أخيرًا، سيكون لدى معظم نظم المعلومات الإدارية وحدة حسابات، ولكن ربما يكون التكامل مع برامج المحاسبة المخصصة أكثر شيوعًا، خاصة وأن معظم برامج المحاسبة راسخة تمامًا.
في الختام، على الرغم من أن معظم بائعي نظم المعلومات الإدارية في الوقت الحاضر يقومون بتسويق برامجهم كجزء من سير عمل الإنتاج، فإن القيمة الحقيقية لنظام المعلومات الإدارية تكمن في القدرة على تحديد نقاط القوة والضعف في الأعمال التجارية. في نهاية المطاف، ينبغي لنظام المعلومات الإدارية أن يدفع تكاليف نفسه من خلال المساعدة في الحد من الهدر وإنتاج الوظائف بشكل أكثر كفاءة.