خفض التكلفة بالتركيز على أتمتة سير العمل
يوضح ريان مكابي ، مدير سير عمل الإنتاج في Keypoint Intelligence – InfoTrends ، كيف يمكن لاستراتيجيات رسم الخرائط ومقاييس التقييم تحويل سير العمل الخاص بك للرسومات والرسومات.
ما الذي يمكن أن تشتريه الأتمتة؟ الوقت والمال. وجد استطلاع أجرته شركة InfoTrends لعام 2019 أن الطابعة الأوروبية العادية يمكنها توفير أكثر من 1.4 مليون يورو في السنة من توفير العمالة عن طريق أتمتة 12 خطوة شائعة لسير العمل ، مثل الاختبار المبدئي وتصحيحات الملفات. على عكس المخاوف الشائعة حول الأتمتة ، لن يقوم معظم أصحاب الأعمال بتنفيذ تخفيضات الموظفين. في الواقع ، قال 69٪ من الطابعات أنهم سيستخدمون بدلاً من ذلك مدخرات من الأتمتة لتوسيع القدرات والتركيز على فرص الأعمال الجديدة.
يمكن لجميع الطابعات تحسين سير العمل من خلال تفعيل قوة التشغيل الآلي.
ما هو سير عمل إنتاج الطباعة؟
ببساطة ، هي المهام والعمليات المتكررة والقابلة للتدقيق المستخدمة لنقل العمل من مرحلة الإعداد للوظيفة إلى الانتهاء. تبدو طريقة عرض بسيطة لسير عمل الطباعة النموذجي على النحو التالي: 
يتمثل أحد التحديات التي تواجه تنفيذ أتمتة سير العمل في حقيقة أن شركات الطباعة تنمو بشكل عضوي بمرور الوقت. تدخل المعدات الجديدة ، مع البرامج المرتبطة بها ، إلى المتجر دون أن يتم تقييمها فيما يتعلق بالتأثير على سير العمل العام. ونتيجة لذلك ، تظهر أوجه القصور والاختناقات. الحقيقة هي أن سير العمل يتطلب جهدًا منسقًا بين العمليات والأشخاص والتكنولوجيا لفتح هذه الكفاءات.
أكد استطلاع أجرته InfoTrends على 130 مستجيبًا للطابعة عدم وجود أتمتة. الغالبية (57٪) إما لديها بعض الأتمتة أو كانت مؤتمتة في الغالب ، لكن 41٪ ظلت في الغالب يدوية ، و 2٪ استخدمت العمليات اليدوية فقط. استنادًا إلى الخبرات في تدقيقات سير العمل ، يجد InfoTrends عادةً أن الطابعات تعمل على أتمتة أجزاء معينة من سير العمل.
مستوى أتمتة سير العمل في 130 مستجيبًا لتوقعات الاستثمار في برمجيات الإنتاج الأوروبية من InfoTrends ، 2019
تتأثر الأتمتة بشكل كبير بقدرة الطابعة على شراء البرامج ودمجها ، إلى جانب اعتمادها من قبل الموظفين والعملاء. وصف تعداد طباعة FESPA لعام 2018 لـ 262 مستجيبًا من متاجر العلامات والعرض وصفًا لملكيتهم أو خططهم الاستثمارية للبرامج. تستخدم معظم (85٪) بالفعل برامج للتصميم وما قبل الطباعة / RIP ، ولكن 18٪ فقط لمراقبة الجودة و 17٪ للويب للطباعة. من الطلب عبر الإنترنت إلى تتبع قدرة الإنتاج بدقة ، تعد حلول الويب إلى الطباعة وطباعة نظم المعلومات الإدارية أمرًا بالغ الأهمية لتوحيد المهام وإدارتها من خلال عمليات الإنتاج. على الرغم من فوائد سير العمل ، فإن غالبية متاجر لافتات العرض والعرض لا تخطط لشراء برامج ويب للطباعة (55٪) وطباعة نظم المعلومات الإدارية (58٪).
استثمارات برمجيات 262 محل عرض وعلامات. المصدر: تعداد طباعة FESPA 2018 من بين 172 مستجيباً من أصل 262 ممن خططوا للاستثمار في البرمجيات ، كانت الغالبية (58٪) تخطط لإنفاق ما يصل إلى 2000 يورو ، مع إنفاق 5٪ فقط على أكثر من 51000 يورو - بمتوسط 11229 يورو. وهذا يضع المنتجين في علامة ويعرضون في وضع غير موات مقارنة بالطابعات التجارية ، الذين يضيفون بشكل متزايد تطبيقات طباعة واسعة النطاق ، تنفق في المتوسط 49،720 يورو على البرامج سنويًا.
تحديات سير العمل
مهمة الإعداد هي فوضى. في الماضي ، كانت الطابعة تقبل مواصفات العملاء شخصيًا ، عبر الملفات الموجودة على الوسائط المادية. الآن ، تنتقل طلبات العملاء وملفاتهم عبر العديد من المسارات - من خلال المبيعات والبريد الإلكتروني و EDIs وواجهات برمجة التطبيقات ، عبر الإنترنت ، وتطبيقات الجوال وما إلى ذلك.
العديد من المسارات المختلفة ، ولكن هناك حاجة إلى المعلومات نفسها لجميع المهام المطلوبة: متطلبات العميل (الكمية والحجم والألوان والمواد وتاريخ الاستحقاق وما إلى ذلك) ومحتوى العميل (الأعمال الفنية والبيانات) يجب أن يتم توحيده بحيث الاختلافات في المنتج والعميل ، بغض النظر عن الطريق إلى سير عملك.
كلما كان مسار العمل أقل تلقائية وأقل رقمية ، كلما كانت العملية أكثر عرضة لأن تفتقر إلى المعلومات المطلوبة لإنتاج الطباعة. يعد إنشاء وإنفاذ الإجراءات القياسية للمبيعات خارج الإنترنت ، وخاصة لممثلي المبيعات ، أمرًا بالغ الأهمية. في عمليات تدقيق سير العمل ، وجد InfoTrends مرارًا وتكرارًا أن مندوبي المبيعات داخل نفس الشركة لا يتفقون مع كمية الطلب. في كثير من الحالات ، يوافق الممثلون فقط على أن اسم العميل مطلوب ، مع تجاهل المعلومات الهامة الأخرى مثل المواصفات الوظيفية وتاريخ التسليم. كل قطعة من المعلومات المفقودة التي لم يتم التقاطها بواسطة المبيعات تضيع وقت الموظفين الآخرين مثل ممثلي دعم العملاء الذين يجب عليهم في نهاية المطاف وضع المعلومات في أداة إدارة الطباعة.
مطلوب نظام تسجيل واحد لالتقاط كل هذه العناصر ، "دماغ" واحد يوجه نية العميل والمحتوى بسلاسة في سير عمل عالمي. يمكن أن يكون هذا الدماغ عبارة عن MIS مطبوع أو برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو لوحة معلومات عامة.
- كم عدد الوظائف في الإنتاج؟
- كم تأخر؟
- كم عدد الذين فاتتهم اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)؟
- أين عنق الزجاجة اليوم؟
كيف نبدأ في إصلاحه؟
للبدء ، يجب أن تسير المتاجر ذات التنسيق الواسع على سير العمل. ابدأ بتحديد أفضل تطبيقاتك واتبع تلك التطبيقات من النقطة التي يطلب فيها العميل المنتج إلى النقطة التي يتم تسليمها فيها. على طول الطريق ، قم بإجراء تخطيط رحلة سير العمل (انظر أدناه) لتوثيق الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا المستخدمة التي ستسلط الضوء على الاختناقات وتؤدي إلى الإجراءات التصحيحية لتحسين سير العمل.
مقاييس التقييم
قم بتقييم ما يلي:- إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)
- سير العمل
- تمكين العملاء
- نظام تسجيل واحد
- عرض العمليات
- استخدام البرمجيات
- التعافي من الكوارث
- خطة تجاوز الفشل والتجاوز
- البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
- تحسين الموظفين
فوائد التصنيع الذكي للطباعة
فوائد تحويل مراحل سير العمل أعلاه من العمليات البطيئة المعرضة للأخطاء والتفاعلية إلى العمليات السلسة والمتصلة والذكية واضحة. بدلاً من نقاط الاتصال اليدوية من البداية إلى النهاية ، مع كل مهمة لها رحلتها الخاصة ، سيستخدم النظام الذكي البيانات لقيادة مسار المعالجة ، مما يقلل من كمية نقاط الاتصال المطلوبة من قبل الموظفين. يوفر سير العمل الذكي الوقت والمال الذي يمكن إعادة استثماره في النهاية لإثبات عملك في المستقبل.
فما تنتظرون؟
ريان مكابي ، مدير سير عمل الإنتاج في Keypoint Intelligence – InfoTrends
كن عضوًا في FESPA لمواصلة القراءة
لقراءة المزيد والوصول إلى المحتوى الحصري على بوابة Club FESPA ، يرجى الاتصال بجمعتك المحلية. إذا لم تكن عضوًا حاليًا ، يرجى الاستفسار هنا . إذا لم تكن هناك جمعية FESPA في بلدك ، فيمكنك الانضمام إلى FESPA Direct . بمجرد أن تصبح عضوًا في FESPA ، يمكنك الوصول إلى بوابة Club FESPA.
المواضيع
أخبار حديثة
الحذر من التضليل البيئي
في مواجهة التشريعات المصممة لمنع التضليل البيئي، يخبرنا موقع Two Sides لماذا يجب على شركات الطباعة أن تهتم بالصدق والانفتاح بشأن ممارساتها.
كيفية حماية مجموعة الأدوات التقنية الخاصة بك
عندما تتعطل التكنولوجيا، فقد يؤدي ذلك إلى إلحاق ضرر بالغ بتدفقاتك النقدية وسمعتك. إليك ما يجب الانتباه إليه ولماذا من المهم مواكبة التكنولوجيا لشركتك.
