دورات التدقيق والموافقة - دليل عملي

يقدم Paul Sherfield نصائح عملية حول أفضل السبل لإدارة دورات التدقيق والموافقة.

"لا يبدو ذلك على شاشتي!"
"لم أكن أعرف أنني مضطر إلى التحقق من كل شيء مرة أخرى"
"رئيسي لا يفهم هذه الأشياء"
"لقد استخدمت الملف الخطأ!"
"ما الذي أتحقق منه؟"

إذا كانت أي من هذه التعليقات من العملاء أو جميعها مألوفة ، فيرجى القراءة.

هل لديك عملية موافقة إثبات موثقة؟

ستمنحنا هذه الأوقات الغريبة كل الوقت للنظر في جميع أساليب وأنظمة وممارسات العمل لدينا. هل كانت مناسبة لمزيج منتجاتك واحتياجات عملائك؟ هل ستظل "أفضل الممارسات" عندما تنتهي الأزمة الحالية ، ونعود جميعًا إلى طبيعتنا التي قد نجد صعوبة في التعرف عليها؟

من المجالات التي يجب على فرق الإنتاج والمبيعات لديك تخصيص وقت لأخذها في الاعتبار التدقيق ودورة الموافقة المرتبطة بها. سيكون من المفيد أيضًا التحدث إلى عملائك والحصول على وجهات نظرهم حول نظامك في هذه المنطقة.

لأي غرض من المقصود الإثبات وما هي المجالات التي يجب أن يفحصها العميل؟ إذا لم يتم توصيل هذا بوضوح من قبل الطابعة ، وبالتالي ، يمكن أن يساء فهمه من قبل العميل الذي لا يعرف ما هو متوقع منهم. هل أنظمة التدقيق ودورات الموافقة الخاصة بك مناسبة لسوقك ومنتجاتك ، وهل يفهمها عملاؤك.

   يجب أن تكون دورة التدقيق والموافقة مناسبة لسوقك وعملائك ومنتجك. ستستخدم العديد من مناطق أسواق المنتجات والطباعة ، مثل الويب عبر الإنترنت للطباعة ، التدقيق الإلكتروني ، غالبًا للمحتوى فقط. قد تحتاج الأسواق الأخرى مثل التعبئة والتغليف والملصقات والطباعة التجارية المتطورة إلى العديد من التكرارات للتدقيق والموافقة على اللون والمحتوى.   

لذلك ، تحتاج الحلول والأنظمة الخاصة بك إلى الكثير من التفكير والتفكير للتأكد من أنها تتوافق مع احتياجات العملاء والسوق.

يمكن أن تتسبب هذه المنطقة في حدوث ارتباك وأخطاء وحتى إعادة صياغة وإعادة طبع ، وقد تكون النتائج المالية محل نزاع. ليست الطريقة لإنشاء علاقات جيدة مع العملاء!

إذن ، هل أنت متأكد من أن عملية الإثبات والموافقة لا تساهم في المشكلات المذكورة أعلاه؟

دعونا نلقي نظرة على البراهين المستخدمة ، في هذه الحالة تغطي كلا من التدقيق الناعم على الشاشة والتدقيق المادي الصلب ؛ البراهين النافثة للحبر والمطبعة باستخدام مكبس الإنتاج.

1. موافقة اللون. غالبًا ما تسمى البراهين ، الصلبة واللينة في هذه المنطقة ، "إثباتات العقد" حيث يتم اعتبارها بمثابة أصل ألوان يجب أن يتطابق معه المنتج المطبوع. بعض المجالات التي يجب مراعاتها أولاً:
   • هل تم التحقق من إثباتات عقد الألوان الصلبة الخاصة بك لسير عمل اللون الصحيح؟ هل يوجد "ملصق" للتحقق من صحة ISO 12647-7 مطبوع أو مرفق بكل إثبات يعطي هذه المعلومات للعميل؟
   • هل تعطي تعليمات للعميل حول كيفية عرض هذا الدليل باستخدام ظروف الإضاءة الصحيحة المستندة إلى D50 أو بديلها مثل TL84 للمخزن؟
   • كيف تتأكد من عرض البروفات الإلكترونية لتلامس الألوان من قبل عميلك على شاشات ذات نطاق واسع وملفوف ودقيق الألوان مع إعدادات إدارة الألوان الصحيحة؟
   • هل ترسل صفحة غلاف مع هذه البراهين الإلكترونية التي تقدم تفاصيل حول كيفية عرض هذه الملفات والموافقة عليها ، غالبًا ملفات PDF؟
   • هل يمتلك عملاؤك البرنامج الصحيح لعرض أدلة PDF والتعليق عليها؟
   • هل سيتم فهم ما ورد أعلاه في حالة مشاهدة هذه البراهين أو عرضها من قبل الآخرين داخل مؤسسة العميل؟
2. الموافقة على المحتوى ، البراهين الإلكترونية والصلبة:
   • هل يفهم عملاؤك أن هذه البراهين مخصصة للمحتوى فقط ، وليست للموافقات الدقيقة للألوان؟
   • هل سيتم فهم ذلك إذا تم رؤية هذه البراهين أو عرضها من قبل الآخرين داخل مؤسسة العميل؟
   • هل يمتلك عملاؤك البرنامج الصحيح لعرض أدلة PDF والتعليق عليها؟
3. البراهين المنقحة
   • هل هم للون أو المحتوى أو كليهما؟
   • هل يجب فحص المناطق المصححة فقط أم كل العناصر؟ هذا سيعتمد على مدى التصحيح ومن قام به ، ويجب توضيح المتطلبات.
   • هل توثق صفحة الغلاف المرفقة عملية الموافقة هذه والمرحلة التي وصلت إليها؟

عملية الموافقة
لنفترض الآن أن المجالات التقنية للبراهين ، الصلبة واللينة ، قد تم تناولها وتصحيحها ، وأن:

1. تحتوي جميع البراهين المادية لعقود الألوان على ملصق تحقق يُظهر التوافق مع ISO 12647-7 وسير العمل المُدار بالألوان وملفات التعريف المستخدمة ويتم تقديم المشورة بشأن ظروف المشاهدة.
2. نظام الموافقة على الإثبات المعمول به.
3. يتم تمييز البروفات الإلكترونية بوضوح للغرض ، بما في ذلك اللون بما في ذلك تحذيرات لون الشاشة أو المحتوى فقط.
4. تحتوي البراهين المنقحة على تعليمات حول ما يجب على العميل التحقق منه.

إذن ماذا بقي؟

إدارة المكان الذي تكون فيه أنت وعميلك ضمن عملية الموافقة:

• هل هي الجولة الأولى أم الثانية أم الثالثة؟ كيف يتم تسجيل ذلك وإدارته على قسيمة إثبات في حقيبة العمل؟
• من يقوم بإجراء التصحيحات ، أنت ، أو يقوم عميلك بتزويد ملفات مصححة جديدة؟
• إذا كان الأمر كذلك ، فما نوع التأنيب المطلوب ، هل تبدأ عملية الموافقة مرة أخرى؟
• يجب إدارة الإصدارات القديمة من ملفات العملاء لضمان عدم وجود أي ارتباك ، لذلك يلزم التحكم في الإصدار.
• يجب أن تكون الموافقة النهائية من العميل واضحة وموثقة
• إذا كانت هذه الموافقة النهائية تخضع لإجراء مزيد من التصحيحات ، فيجب عليك التفكير في تقديم إثبات آخر ، على الرغم من تعليمات العميل
• كيف يتم احتساب تكاليف تصحيح المؤلفين وتسجيلها؟
• هل يتم إخطار العملاء بهذه التكاليف قبل اتخاذ إجراء بشأنها؟
• هل يطلب من العملاء الموافقة على تكاليف التصحيح كتابة؟

تذكر القول القديم: "هناك دائمًا وقت لإعادة الطبع!".

بعض الإجراءات التي يجب مراعاتها:

ألصق ملصق D50 على البراهين المادية للعقد اللوني للإشارة إلى ظروف العرض غير الصحيحة ، ويمكن إعادة استخدامها. تظهر الملصقات ، عند عرضها تحت إضاءة غير صحيحة ، شرائط ملونة كما هو موضح في الصورة أدناه. عند المشاهدة تحت أضواء D50 الصحيحة ، يجب أن تكون الشرائط مرئية بالكاد.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

استخدم ملصقات الموافقة / مستندات PDF / Word التفاعلية للموافقة / التعليقات / التصحيحات وإجراءات أخرى / إعادة إثبات ، إلخ



هذا النموذج التفاعلي قابل للتنزيل لتخصيصه وتغييره حسب احتياجاتك. يمكن تضمينها كصفحة غلاف لإثباتات PDF ، أو كشكل ورقي للأدلة المادية. ومع ذلك ، فإن نظام الموافقة على الإثبات عبر الإنترنت سيكون أكثر شفافية وقابلية للتتبع ، حتى بالنسبة للأدلة المادية.

لن يعرض العديد من مشاهدي PDF المجانيين ملف PDF معقد لفنون الرسم بشكل صحيح للون أو المحتوى! Acrobat Professional هو "المعيار الذهبي". لذلك ، ننصح العملاء دائمًا بمشاهدة مشكلات برامج PDF الأخرى.