كيفية التعامل مع التأخر في السداد

خطط مسبقًا للتخفيف من مشاكل التدفق النقدي.

تشعر شركات المطبوعات الصغيرة بشدة بالتأخر في السداد. لتغطية النفقات العامة ، غالبًا ما يحتاجون إلى الاقتراض أو إجراء عمليات السحب على المكشوف مع رسوم الفائدة المصاحبة. هذا يعني أنهم لا يستطيعون الاستثمار في فرص عمل جديدة أو موظفين أو معدات ، وبالطبع يمكن أن يكون لذلك تأثير غير مباشر على مدى سرعة قدرتهم على الدفع لمورّديهم. يمكن أن يكون لإحدى الشركات التي تتعرض للإفلاس تأثير سلسلة ديزي قريبًا - وإذا فشلت شركة كبيرة حقًا أو لم تستطع الدفع ، يمكن أن تنتشر التموجات على نطاق واسع.

يقول FSB إن وجود ثقافة الدفع المتأخر هذه مسؤول عن فشل عشرات الآلاف من الشركات الصغيرة سنويًا ، وقد ذهب العديد من مزودي خدمات الطباعة إلى الحائط بسبب تأخر الدفع

تأثير المدفوعات المتأخرة

ليس سراً أن المدفوعات المتأخرة هي مشكلة حقيقية لجميع الشركات الصغيرة والمتوسطة. في حين أن الرقم يتقلب من سنة إلى أخرى ، يقدر اتحاد الشركات الصغيرة في المملكة المتحدة (FSB) أن حوالي 14 مليار جنيه إسترليني في الفواتير متأخرة حاليًا. إنه أمر يشعر به قطاع الطباعة بشكل حاد بشكل خاص ، حيث تعيق التكاليف الأولية العديد من الأعمال عندما يدفع العميل بعد الشروط المتفق عليها ، أو الأسوأ من ذلك ، لا يدفع على الإطلاق.

يقول FSB إن وجود ثقافة الدفع المتأخر هذه مسؤول عن فشل عشرات الآلاف من الشركات الصغيرة سنويًا ، وقد توقف العديد من مقدمي الخدمات عن سداد المدفوعات المتأخرة. مع حرص الطابعات على استمرار عمل المطابع ، يمكن أن يؤدي عدم الدفع إلى سلسلة من المشكلات ، حيث يتعين على الشركات تحمل الديون للبقاء واقفة على قدميها أو قبول الوظائف التي كانت ستبتعد عنها.

قد تكون المساعدة في متناول اليد ، ومع ذلك. في عام 2017 ، عيّنت الحكومة مفوضًا للأعمال الصغيرة لدعم الأعمال الصغيرة ، وبالتزامن مع ذلك ، أطلقت مخطط شكاوى مستقل. يوضح موقع الويب الخاص بمكتب مفوض الأعمال الصغيرة أنه تم إنشاؤه إلى حد كبير للمساعدة في مشكلات الدفع ولإيصال الحاجة إلى ممارسة الدفع العادلة في كل من الشركات الصغيرة والكبيرة.

في حين أن هذه أخبار جيدة لصناعة الطباعة والشركات الصغيرة والمتوسطة كقطاع ، إلا أن هذا لا يعني أنه لا ينبغي أن يكون للشركات أفضل الممارسات الخاصة بها لمتابعة السداد المتأخر ، بل والأفضل من ذلك ، بذل قصارى جهدها لتقليل مخاطر التأخر في السداد في المقام الأول.

ما يمكن لشركات المطبوعات الصغيرة القيام به

يمكن لمزودي خدمات الدفع محاولة تجنب المدفوعات المتأخرة قبل حدوثها - ومطاردتهم عندما يفعلون ذلك. على سبيل المثال ، من المفيد أن يكون لديك أنظمة فعالة للتحقق من الجدارة الائتمانية للعملاء قبل العمل معهم - فحوصات الائتمان والمراجع هما طريقتان لمعرفة ما إذا كان العميل قد سبق له عندما يتعلق الأمر بالدفع السيئ.

يقول نيكولا كامينز ، مدير تطوير الأعمال في Propack Direct Mail: "يساعدنا تحديد الخلفية للعملاء الجدد ومراقبة العملاء الحاليين على تقليل المخاطر". "نقوم دائمًا بإجراء فحوصات ائتمانية للعملاء الجدد المحتملين ، لذلك لن نقدم ائتمانًا لأي عميل إذا لم نكن راضين عن ذلك."

علاوة على ذلك ، فإن وضع شروط دفع واضحة وحتى الموافقة على أن السداد المتأخر سيترتب عليه رسوم فائدة يمكن أن يحفز العميل على الدفع في الوقت المحدد. هذا يعني أيضًا أنه إذا بدأت في إضافة اهتمام إلى فاتورة ، فقد تلقى تحذيرًا عادلًا. إذا كنت تتعامل مع عميل جديد حيث يتعين عليك شراء ورق لإنجاز المهمة ، فوافق على الشروط الخاصة به لتغطية تكلفة هذا مقدمًا.

الحفاظ على القمة

إذا كانت عملية تحرير الفواتير الخاصة بشركة ما مؤتمتة ، فيجب إعدادها لإصدار تذكيرات فورية عندما تتأخر الحسابات عن موعد استحقاقها ، ولإنشاء أثر للأدلة التي قد تكون ضرورية إذا كان عليك متابعة الدفع من خلال المحكمة. إذا كانت لديك الوسائل ، فيمكنك تعيين موظفين مخصصين للفواتير ومتابعة المدفوعات أو حتى الاستعانة بمصادر خارجية لطرف ثالث.

البيئة التشريعية ليست مثالية ، لكنها تحسنت كثيرًا وهناك قوانين وهيئات يمكنك الاتصال بها. يحتوي قانون الدفع الفوري لعام 2015 على العديد من الموقعين الذين يوافقون على الالتزام بقواعد دفع معينة ، ولكنه ليس إلزاميًا بعد - وهو أمر يدفع بعض قادة الأعمال من أجله. إذا كنت بحاجة إلى طلب الإنصاف ، فإن مخطط شكاوى مفوض الأعمال الصغيرة مفيد وبديل لمحكمة الدعاوى الصغيرة.

مسلحًا بخطة جيدة وهذه الموارد يمكنك أن تضع نفسك في أفضل وضع ممكن لتقليل المدفوعات المتأخرة

مصدر آخر مفيد للشركات الصغيرة والمتوسطة هو موقع الدفع في الوقت المحدد. يشرح التشريعات ذات الصلة ، ويحتوي على آلة حاسبة لفوائد السداد المتأخر ونماذج قياسية مفيدة لكل شيء بدءًا من الفواتير وحتى التذكيرات والخطوات الحيوية الأخرى في استرداد الديون.

مسلحًا بخطة جيدة وهذه الموارد يمكنك أن تضع نفسك في أفضل وضع ممكن لتقليل المدفوعات المتأخرة. في غضون ذلك ، إذا انخفض مبلغ الفواتير المتأخرة بشكل كبير عن هذا الرقم البالغ 14 مليار جنيه إسترليني ، فقد يكون لمكتب مفوض الأعمال الصغيرة بعض الأسنان بالفعل.

---

درب ورقي: كيفية مطاردة فاتورة غير مدفوعة

اللمسة الشخصية

أحد مفاتيح ضمان الدفع الفوري هو أن تكون لديك علاقة عمل جيدة مع عميلك. في حين أن العديد من الشركات قد اعتادت على سهولة فصل الفاتورة الإلكترونية على افتراض أنه سيتم دفعها تلقائيًا ، فهناك أوقات يكون فيها معرفة الاسم وامتلاك البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف للشخص المسؤول عن الدفع هو الغبار الذهبي. احصل على شروط الاسم الأول ويمكنك المساعدة في التأكد من ارتفاع فاتورتك إلى أعلى الكومة. يقول Cummins: "نحن نعمل مع العميل لفهم سبب تأخر المدفوعات في المقام الأول والعمل معًا لإيجاد حل".

ذكرهم بالعقد

ستوقف بعض الشركات الدفع قائلة إنها تنتظر الدفع. ذكّرهم ، بلطف في البداية ، بأنهم تعاقدوا معك للقيام بالعمل وفقًا لشروط متفق عليها ، ولا يجب أن تكون مدفوعاتك رهينة لكيفية إدارة أعمالهم الخاصة.

تصعيد لطيف

يجب ألا تبدأ أبدًا في إلقاء التهديدات إذا تأخرت الشركة قليلاً في الدفع لك. إنه يجازف بتعريض علاقة مستقبلية للخطر يمكن أن تعود بالنفع على الطرفين. ولكن يمكنك بالطبع إرسال بريد إلكتروني للتذكير بالدفع. تحتاج إلى إنشاء مسار ورقي يوضح أنك بذلت جهودًا معقولة لاسترداد ديونك ، في حال احتجت إليها في المستقبل.

تصعيد أقل رقة

عندما تتأخر المدفوعات ، أو يتأخر العميل باستمرار في الدفع حتى تمزق شعرك ، يمكنك الإشارة إلى قانون المدفوعات المتأخرة. ينص هذا التشريع في القانون على حقك في الفائدة على المدفوعات المتأخرة ، وكذلك التعويض عن التكاليف التي تتكبدها في استرداد أي ديون. قد لا ترغب في استخدام هذا للعميل الأساسي المتكرر الذي لديه اتصال جيد معك ، ولكنه أمر حيوي للعملاء المتمردين لمرة واحدة وأولئك الذين يطردونك باستمرار.

الملاذ الأخير

إذا كنت قد استنفدت كل وسيلة من وسائل التذكير إلى التملق اللطيف ، فيمكنك اتخاذ إجراء قانوني. في هذه المرحلة ، هذا المسار الورقي الذي أنشأته لا يقدر بثمن. يجب أن تكون قادرًا على إثبات أن الشخص الذي ليس دافعًا قد انتهك شروط الدفع المتفق عليها وأيضًا أنك حاولت مرارًا وتكرارًا الحصول على دفعة. بالطبع ، قد يكون التهديد باتخاذ إجراء قانوني كافيًا لتليين عجلات الدفع - تتفق شركة Cummins: "لقد اتخذنا خطوات قانونية مع العملاء في الماضي لمحاولة تسريع الدفع عن طريق إصدار إجراءات قضائية ، ولكننا لم نصل أبدًا إلى هذا الحد كما ذلك."