كيفية تحقيق أقصى استفادة من أتمتة سير عمل الإنتاج الخاص بك

تطورت أتمتة سير العمل لتتجاوز مجرد إعداد الملفات، لتشمل الآن تقديم المهام، وما قبل الطباعة، وما بعدها. تُؤتمت الطابعات لتعزيز الإنتاجية، وتقليل الهدر، ومعالجة نقص المهارات. يُحسّن تطبيق الأتمتة المُخصصة، من برامج معالجة الصور (RIPs) إلى أنظمة المعلومات الإدارية (MIS)، الإنتاجية والربحية، مما يُقلل من التدخل البشري.

كان مصطلح "سير العمل" في الماضي يشير ببساطة إلى التحضير الأساسي للملفات قبل إرسال أي مهمة للطباعة. ولا شك أن هذا الأمر أصبح أكثر تعقيدًا مع تطور قدرات الطابعات وسعي الجميع لزيادة إنتاجيتهم الإجمالية.

في هذا السياق، تجاوز مفهوم سير العمل مرحلة الإنتاج ليشمل تقدير المهام واستيعابها من جهة، والإنهاء والتنفيذ من جهة أخرى. مع ذلك، لا تزال الأتمتة مهمة لتحسين الإنتاجية وتقليل الهدر في إطار السعي المستمر لتحسين هوامش الربح.

تُقدم الأتمتة أيضًا حلاً لأي مشاكل في التدريب ونقص المهارات. يُبلغ العديد من أصحاب الطابعات عن صعوبات في العثور على موظفين مؤهلين، لكنهم يترددون في إنفاق الوقت والمال على تدريب موظفيهم، مما قد يُؤدي إلى انتقالهم إلى جهات عمل أخرى. وبالطبع، يتوقع الموظفون الذين يمتلكون مهارات معينة الحصول على رواتب مُناسبة. يُمكن للأتمتة أن تُلغي الكثير من المهارات اللازمة لتشغيل المعدات أو تقييم كيفية تنفيذ مهام مُعينة.

تعتمد درجة الأتمتة المطلوبة أيضًا على تشكيلة المهام الواردة. تتطلب كل مهمة قدرًا معينًا من تحضير الملفات، لذا فإن أي شركة طباعة لديها الكثير من الأعمال الفردية والقصيرة ستستفيد من أتمتة سير عمل ما قبل الطباعة لتقليل عدد الموظفين المطلوبين. في النهاية، ينبغي أن يكون الهدف هو مطابقة عدد المهام التي تتم في مرحلة ما قبل الطباعة مع الكمية التي يمكن طباعتها يوميًا في المطابع وما بعد الطباعة. وإلا، فسيكون هناك اختناق في أحد الأقسام أو الآخر.

مع ذلك، هناك تباين كبير بين مقدمي خدمات التنسيقات العريضة، مما يجعل من الصعب إيجاد إجابة واضحة لكيفية القيام بذلك. بدلاً من ذلك، يتعين على كل شركة أن تسأل نفسها عن مدى ملاءمة الأتمتة لإعداداتها الخاصة، وما التغييرات التي ترغب في تحقيقها من خلال أتمتة سير عملها، سواء كان ذلك يعني البدء من جديد، أو توسيع نظام قائم، أو حتى استبداله.

التقديم، ما قبل الطباعة، ما بعد الطباعة

يمكننا تقسيم سير العمل إلى ثلاثة أقسام رئيسية: تقديم العمل، وما قبل الطباعة، وما بعد الطباعة. لذا، أول ما يجب مراعاته هو كيفية تحديد خطوة تقديم العمل لشركتك، ومدى أتمتتها. يمكن القول إن عملية تقديم العمل تبدأ بتقديم عرض سعر للعمل، لأن هذا العرض سيتضمن حتمًا خطة لإنتاج العمل، وصولًا إلى المعدات الفردية والمواد الاستهلاكية المرتبطة بها التي سيتم استخدامها.

قد تعتبر بعض الشركات هذه المسألة مسألةً منفصلة، ومن الأفضل معالجتها من خلال برنامج تقدير التكاليف أو نظام معلومات إدارية. وفي كلتا الحالتين، بمجرد قبول هذا التقدير، سيتحول إلى دليل عمل يُرشد كل مهمة خلال مراحلها المختلفة، من الإنتاج إلى التنفيذ والفوترة.

بالنسبة للآخرين، يبدأ تسليم المهام عند تسليم العميل ملفاته. تتمثل المهمة الأولى في فحص الملفات مسبقًا للتحقق من مطابقتها لبطاقة المهمة، وإمكانية طباعتها، وتصحيح الأخطاء تلقائيًا عند الحاجة. يُعد هذا أمرًا بالغ الأهمية لمنع وصول الأخطاء إلى مرحلة الإنتاج، حيث ستؤدي إلى إعادة طباعة مكلفة. بعد ذلك، تمر المهام عبر إدارة الألوان، ثم إلى قائمة انتظار الطباعة.

قامت شركة SAi بتطوير Flexi Complete، والذي يأتي مع خيارات التعشيش في Production Manager RIP الخاص به © Nessan Cleary

في هذه المرحلة، ستحتاج أيضًا إلى تحديد مسار الإنتاج، بما في ذلك الوسائط والطابعة المستخدمة وأي أعمال ما بعد الطباعة المطلوبة. يجب تجميع الأعمال المتشابهة معًا لتقليل وقت إعداد الطابعات. يُفضل دمج الأعمال المختلفة معًا على ورقة أو لفة لتقليل كمية المواد الخام المهدرة.

بالنسبة للمطابع الصغيرة، التي لا تمتلك سوى طابعة واحدة أو اثنتين، فإن الطريقة الأكثر فعالية للتعامل مع هذه المهام هي على الأرجح استخدام برنامج RIP. تعمل معظم برامج RIP كبيرة الحجم كواجهات رقمية أمامية، وهي قادرة على تنفيذ معظم مهام ما قبل الطباعة الفورية اللازمة لعمليات الطباعة.

أصبحت طابعات RIP كبيرة الحجم أكثر تطورًا بشكل ملحوظ خلال العقد الماضي تقريبًا، ويعزى ذلك جزئيًا إلى الزيادة الهائلة في الطباعة عبر الإنترنت والطلبات عند الطلب، ولمواكبة الإنتاجية العالية التي توفرها معظم الطابعات حاليًا. وبالتالي، ينبغي أن تتضمن معظم طابعات RIP الآن ميزات مثل إدارة الألوان، مع إمكانية إنشاء وتحرير ملفات تعريف ألوان ICC. كما توفر العديد من طابعات RIP فحصًا أوليًا، وينبغي أن تتضمن أيضًا التعشيش والتبليط. وينبغي أن تكون طابعات RIP قادرة على إنشاء ملفات القطع لمرحلة ما بعد الطباعة، وضمان طباعة أي علامات مرجعية ضرورية ورموز QR الخاصة بالعمل مع العمل.

تتيح لك أداة إدارة سير العمل إعداد تدفقات أو مسارات متطورة عبر الإنتاج استنادًا إلى المتطلبات الواردة في تذكرة الوظيفة

يمكن استخدام بعض برامج RIP لتشغيل عدة طابعات، أحيانًا كإضافة اختيارية، وعادةً ما يصل الحد الأقصى إلى أربع طابعات. لكن العديد من برامج RIP كبيرة الحجم تُقسّم سير العمل إلى نصفين، لفصل تحضير الملف أو الطباعة المسبقة عن الطباعة الفعلية. بعض الموردين، مثل Agfa وDurst وEFI، يُزوّدون طابعاتهم ببرنامج RIP أساسي للإنتاج، ثم يُقدّمون سير عمل اختياريًا للطباعة المسبقة لإدارة إعدادات المهام. يُعدّ هذا خيارًا فعالًا لأي شخص لديه عدة طابعات، إذ يعني إمكانية مركزية جميع عمليات تحضير المهام، بالإضافة إلى إدارة قائمة انتظار الطباعة. تُزوّد Agfa برنامج Asanti RIP بخيار لسير عمل Asanti الكامل للاستخدام مع طابعات مثل Jeti Bronco (انظر الصورة أعلاه).

قد يكون من الأفضل لمكاتب الطباعة الكبيرة استخدام برامج متخصصة لكل خطوة، سواءً للفحص المسبق، أو إدارة الألوان، أو إدارة طوابير الانتظار، أو التكليف. يزداد شيوع استخدام شركات الطباعة لحلول متنوعة من مزودي خدمات مختلفين، مما يمنحها المرونة اللازمة لتصميم سير العمل المطلوب. يمكن ربط جميع الخطوات المختلفة عبر نظام معلومات إدارية، والذي يُستخدم أيضًا لتحديد أي اختناقات ومقارنة إنتاج اليوم بمؤشرات الأداء الرئيسية. وبالطبع، يمكنك أيضًا استخدام المجلدات الساخنة لنقل المهام تلقائيًا عبر المراحل المختلفة.

هناك بديل شائع آخر وهو استخدام أداة إدارة سير العمل، مثل Enfocus Switch، والتي تسمح لك بإعداد تدفقات أو مسارات متطورة عبر الإنتاج استنادًا إلى المتطلبات من تذكرة الوظيفة.

أخيرًا، تجدر الإشارة إلى ضرورة صيانة البرامج، كما هو الحال مع أي جهاز، وتحديثها باستمرار. وينطبق هذا بشكل خاص على أي برنامج خارجي، مثل خادم الطباعة عبر الإنترنت، بالإضافة إلى أنظمة التشغيل، وذلك لمنع أي هجمات ضارة. بالطبع، هناك دائمًا خطر أن يؤثر تحديث أحد البرامج على كيفية تكامله مع الأجهزة الأخرى، ولكن يمكنك إدارة هذا الخطر من خلال الاحتفاظ بنسخ احتياطية لجميع أنظمتك وجدولة التحديثات في أوقات الراحة.

في نهاية المطاف، فإن أتمتة سير عملك تتعلق بتحسين الإنتاجية وهامش الربح من خلال دفع الحد الأقصى لعدد الوظائف عبر الشركة مع الحد الأدنى من التدخل البشري.