Kako odabrati MIS

Softver za upravljanje informacijskim sustavom postao je suštinska komponenta u vođenju moderne tiskare, no implementacija će odrediti njegov uspjeh.

Informacijski sustav upravljanja ili MIS vjerojatno je jedan od najsloženijih dijelova softvera s kojim će se većina tiskarskih tvrtki susresti. I baš kao što mogu postojati goleme varijacije u načinu na koji različite tiskare rade i kupcima koje opslužuju, tako ne postoji jedinstveni MIS koji će jednostavno raditi za svakoga. Zbog toga je teško točno shvatiti što MIS može učiniti za vas i koliko bi to moglo koštati. Ali možda je bolje polazište zapitati se što vam pravilno implementiran MIS može uštedjeti?

MIS se odnosi na dvije odvojene stvari - poslovne informacije i automatizaciju tijeka rada - a povezivanje tih stvari zajedno trebalo bi dovesti do manjeg otpada, a time i većeg profita. To se jednako odnosi na mala poduzeća kao i na velika poduzeća.

Opis: MIS bi trebao moći prikazati pregled statusa svih poslova u ruci, kao na ovoj slici s PrintIQ-a.

Izvorna premisa koja stoji iza softvera MIS bila je pružiti menadžmentu temeljito razumijevanje svih troškova i problema u poslovanju kako bi donijeli ispravne odluke. Jedini način da stvarno shvatite sve svoje prihode i izdatke je korištenje centraliziranog sustava koji je povezan sa svime, od narudžbi koje dolaze do broja spajalica kroz koje prolazi odjel računovodstva. To znači da glavna prodajna točka iza MIS-a nije toliko funkcionalnost samog softvera, već vještina koju tim ima u integraciji sa softverom drugih dobavljača.

To je logično dovelo do toga da MIS automatski pokreće neke od tih drugih sustava i određuje kako se različiti poslovi guraju kroz različite proizvodne odjele. To uglavnom znači proizvodne tijekove rada i u teoriji, postavljanje sustava temeljenog na vrućim mapama također bi moglo omogućiti automatski prijenos poslova iz jednog procesa u drugi. Ali MIS čini puno više od ovoga. Automatski primjenjuje sve podatke iz kartice za posao gdje je to potrebno, za ispis, doradu ili fakturiranje, bez ikakvih pogrešaka ili dupliciranja. Osim toga, prikuplja podatke za izradu izvješća o tome kako posao teče i može pokrenuti radnje na drugim mjestima, kao što je naručivanje više supstrata kada je potrebno, kao i naznaku gdje postoje problemi, kao što je treba li određeni stroj održavati od očekivanog ili ako poslovi zadržavaju se u jednom ili drugom procesu.

Modularna arhitektura

Većina MIS-a nudi osnovni skup značajki plus niz opcijskih modula tako da tiskare mogu prilagoditi MIS svojim potrebama. Iako će većina MIS-a raditi u različitim disciplinama ispisa, većina korisnika velikog formata imat će specifične zahtjeve, čak i više ako ispisujete i na tekstil. To u najmanju ruku znači uzeti u obzir velike veličine supstrata koji se koriste, kako za role tako i za krute medije. MIS bi također trebao podržavati različite vrste dorade koje se obično nalaze u ispisu velikog formata, uključujući rezanje putem digitalnog stola za rezanje ili usmjerivača, kao i porubljivanje, zavarivanje, ušivanje i tako dalje.

Temeljna značajka svakog MIS-a je mogućnost procjene poslova i slanja ponuda za radove. To znači biti u mogućnosti uzeti u obzir sve relevantne troškove, uključujući sirovine i rad osoblja, kao i tekuće troškove i amortizaciju opreme koja se koristi i odrediti razumnu maržu za svaki posao. U nekim slučajevima može postojati izbor načina za izradu posla s različitim implikacijama na procjenu.


Opis: MIS bi trebao moći prikazati pregled statusa svih poslova u ruci, kao na ovoj slici s PrintIQ-a.

Modul procjene trebao bi biti usko povezan sa značajkom planiranja i rasporeda jer želite da MIS odabere najučinkovitiju proizvodnu metodu prilikom raspoređivanja poslova za tu smjenu, ali ćete izgubiti novac ako je procjena pretpostavila jeftiniji oblik proizvodnje. U idealnom slučaju, raspored bi trebao biti dinamičan, s mogućnošću automatskog ažuriranja kako bi se uzeli u obzir novi poslovi kako oni dolaze, na temelju njihovih potrebnih datuma isporuke i sinergije s drugim poslovima.

Ovo zauzvrat pretpostavlja da MIS ili uključuje vlastiti modul nametanja i grupiranja ili je usko povezan s bilo kojim softverom koji imate za to. Ovo je posebno važno za rad velikog formata gdje je prilično uobičajeno imati više poslova grupiranih zajedno na istim pločama kako bi se uštedjeli troškovi, a mnogi od tih poslova će imati nepravilne oblike koje je potrebno ugniježditi. Nije potrebno spominjati da bi sustav trebao moći razlikovati poslove za različite klijente. Jednako je važno da se poslovi za istog klijenta mogu podijeliti u različite dijelove, na primjer, trgovac bi mogao željeti istu vrstu zaslona, ali podijeljen na različite maloprodajne jedinice koje mogu imati različite zahtjeve veličine. Kombiniranjem ovih poslova uštedjet ćete vrijeme i troškove sirovina, ali sustav ih mora moći razdvojiti za isporuku i fakturiranje.

CRM modul trebao bi prodajnom osoblju omogućiti povezivanje s kupcima, pretvaranje ponuda u narudžbe i praćenje tijeka tih narudžbi. U najmanju ruku to bi trebalo značiti traženje umjetnina za isporuku i osiguravanje da su svi u petlji za odobravanje potpisali dokaze.

Većina MIS-a uključuje modul e-trgovine, iako postoji argument da bi namjenski program Web-to-Print mogao biti prikladniji. To zapravo ovisi o razmjeru svakog pojedinog posla i vrsti kupaca za koje poslujete. Neki odjeli širokog formata bit će dio šire grupe za komercijalni tisak ili se mogu oslanjati na kupce koji rade jednokratne narudžbe i plaćaju kreditnim karticama, dok će drugi samo htjeti omogućiti stalnim kupcima ponavljanje narudžbi na račun. Postoji toliko mnogo varijacija da Web-to-Print stvarno treba poseban članak.

MIS bi trebao uključivati neku vrstu upravljanja zalihama kako bi se osiguralo da vam ne ponestane svega što je potrebno za nadolazeće poslove, kao što je određena podloga kao i za kupnju redovnih artikala na vrijeme, uključujući dijelove za održavanje opreme, kako biste izbjegli bilo kakve zadnje minute panike. U idealnom slučaju to bi se također trebalo proširiti na upravljanje vlastitim opskrbnim lancem kako biste razumjeli troškove supstrata i mogli iskoristiti kupnju na veliko ili druge ponude.

Kada je riječ o ispunjenju, barem bi MIS trebao moći generirati obavijest o isporuci. Neki će također rezervirati dostavu kod kurira ili poštanske tvrtke, a neki će otići još dalje i povezati se izravno sa sustavima različitih kurirskih tvrtki kako bi razradili najisplativiji oblik dostave na temelju zahtjeva kupca, uključujući različite dijelove posla moraju se poslati na različite lokacije.

Konačno, većina MIS-a će imati modul računa, ali je vjerojatno češća integracija s namjenskim računovodstvenim softverom, posebno s obzirom na to da je većina računovodstvenog softvera prilično dobro uspostavljena.
Zaključno, iako većina dobavljača MIS-a danas prodaje svoj softver kao dio proizvodnog tijeka rada, prava vrijednost MIS-a leži u sposobnosti identificiranja snaga i slabosti u poslovanju. U konačnici, MIS bi se trebao isplatiti tako što će pomoći u smanjenju otpada i učinkovitijem stvaranju poslova.