ワークフローの自動化に焦点を当ててコストを削減

Keypoint Intelligence–InfoTrendsの制作ワークフローディレクター、Ryan McAbeeが、マッピング戦略と評価指標がサインワークフローとグラフィックワークフローをどのように変革できるかを示します。

自動化で何が買えますか？時間とお金。 InfoTrendsによる2019年の調査では、平均的なヨーロッパのプリンターは、プリフライトやファイルの修正などの12の一般的なワークフローステップを自動化することで、年間で140万ユーロ以上の労力を節約できることがわかりました。自動化を取り巻く一般的な恐れに反して、ほとんどの事業主はスタッフの削減を実施しません。実際、69％のプリンターは、代わりに自動化による節約を使用して機能を拡張し、新しいビジネスチャンスに焦点を当てると述べています。

すべてのプリンターは、自動化の力を働かせることでワークフローを改善できます。

印刷物制作ワークフローとは何ですか？

簡単に言うと、ジョブのオンボーディングから完了まで作業を移動するために使用される、反復可能で監査可能なタスクとプロセスです。一般的な印刷ワークフローの簡単なビューは、次のようになります。

ワークフローの自動化を実装する際の1つの課題は、印刷ビジネスが時間とともに有機的に成長するという事実です。関連するソフトウェアを備えた新しい機器は、全体的なワークフローへの影響に関して評価されることなく、店に入る。その結果、非効率とボトルネックが現れ始めます。現実には、ワークフローでは、これらの効率を引き出すために、プロセス、人、テクノロジーの間の協調的な取り組みが必要です。

130社のプリンター回答者に対するInfoTrendsの調査では、自動化の欠如が確認されました。大多数（57％）は自動化されているか、ほとんど自動化されていましたが、41％はほとんど手動であり、2％は手動プロセスのみを使用していました。 InfoTrendsは通常、ワークフロー監査の経験に基づいて、プリンターがワークフローの特定の部分を自動化していることを発見しました。

自動化は、ソフトウェアを購入して統合するプリンタの機能と、スタッフや顧客による採用によって大きな影響を受けます。 2018年のFESPAプリントセンサスは、看板店および展示店から262人の回答者を集め、ソフトウェアの所有権または投資計画について説明しました。ほとんど（85％）はすでに設計とプリプレス/ RIPにソフトウェアを使用していますが、品質管理には18％だけ、Web-to-Printには17％しか使用していません。オンライン注文から生産能力の正確な追跡まで、web-to-printおよび印刷MISソリューションは、ジョブオンボーディングを標準化し、生産プロセスを通じて作業を管理するために重要です。ワークフローの利点にもかかわらず、看板店や展示店の大半は、Web-to-Print（55％）およびPrint MIS（58％）ソフトウェアの購入を計画していません。

ソフトウェアへの投資を計画していた262人中172人の回答者のうち、過半数（58％）が最大2,000ユーロを費やすことを計画しており、5％しか51,000ユーロを超えていません。平均は11,229ユーロです。これにより、ワイドフォーメーションプリントアプリケーションを追加する商業用プリンターと比較して、サインおよびディスプレイのプロデューサーは不利な立場に置かれ、年間平均49,720ユーロをソフトウェアに費やしています。

ワークフローの課題

ジョブのオンボーディングは混乱です。以前は、プリンタは物理的なメディア上のファイルを介して顧客の仕様を直接受け入れていました。現在、顧客の要求とファイルは、販売、電子メール、EDIおよびAPI、オンライン、モバイルアプリなど、多くの経路をたどっています。

非常に多くの異なるパスですが、同じ情報がすべてのジョブのオンボーディングに必要です。クライアントの意図（数量、サイズ、色、材料、納期など）とクライアントのコンテンツ（アートワークとデータ）の要件を標準化して、ワークフローへのルートに関係なく、バリエーションは製品とクライアントにあります。

ジョブオンボーディングパスの自動化とデジタル化が進むほど、印刷工程に必要な情報が欠落するプロセスが発生しやすくなります。オフラインでの販売、特に営業担当者向けの標準手順を作成して実施することが重要です。 InfoTrendsは、ワークフロー監査で、同じ会社内の営業担当者が注文の取り込みと一貫していないことを繰り返し発見しました。多くの場合、担当者は顧客の名前が必要であることにのみ同意し、ジョブの仕様や納期などの他の重要な情報を見落とします。欠落している情報のそれぞれが販売によって収集されなかったため、最終的にその情報を印刷管理ツールに入れなければならないカスタマーサポート担当者などの他のスタッフの時間を浪費しています。

これらすべての要素をキャプチャするには、単一の記録システムが必要です。1つの「頭脳」は、クライアントの意図とコンテンツを普遍的なワークフローにスムーズに導きます。この頭脳は、印刷MIS、エンタープライズリソースプランニング（ERP）ソフトウェア、またはユニバーサルダッシュボードです。

操作の単一のビューにより、プリンタを一目で確認できます。

• 生産中の仕事はいくつですか？
• いくつ遅れていますか？
• サービスレベルアグリーメント（SLA）を逃したのは何人ですか？
• 今日のボトルネックはどこですか？

どうやってそれを修正し始めますか？

はじめに、ワイドフォーマットショップはワークフローを歩く必要があります。最初に上位のアプリケーションを特定し、顧客が製品を要求してから配送されるまでの手順に従います。途中で、 ワークフロージャーニーマッピング （下記を参照）を実行して、ボトルネックを強調し、ワークフローを改善するための修正アクションにつながる、使用される人、プロセス、およびテクノロジーを文書化します。

評価指標

以下を評価します。

• 標準操作手順（SOP）

定義、文書化、追跡、クイックスタートトレーニングへの翻訳。

• ワークフロー

お客様のファイルをオンボード、処理、出力するためのベストプラクティスに従って最適化されたプロセスと自動化

• 顧客エンパワーメント

顧客がコンテンツ、注文、ステータスをセルフサービスして管理する機能。

• 単一の記録システム

顧客とビジネスの記録の正確さと真実の1つのリポジトリ。

• 運用の様子

ジョブの場所とステータスを表示するために、プロダクション関連の従業員がアクセスできるプロダクションダッシュボードまたはレポート。

• ソフトウェアの利用

運用への潜在的な利益を最大化するソフトウェアの実装

• 災害からの回復

自然災害または人間の影響を受けた災害から回復するためのポリシー、ツール、および手順

• フェイルオーバーとオーバーフローの計画

需要のピーク時やリソースの停電時に組織全体でシームレスに生産を移動するためのポリシー、ツール、および手順。

• ITインフラストラクチャ

物理コンポーネント、つまりコンピュータとネットワークの一般的な堅牢性。

• スタッフの最適化

組織の目標を達成するための役割と人員配置のレベルの適切性。

スマートプリント製造のメリット

上記のワークフロー段階を、エラーが発生しやすく、反応が遅いプロセスから、シームレスで接続されたスマートなプロセスに変換するメリットは明らかです。スマートシステムは、最初から最後まで手動でタッチポイントを設定する代わりに、各ジョブに独自の道のりを持ち、データを使用して処理パスを駆動し、スタッフが必要とするタッチポイントの量を最小限に抑えます。スマートなワークフローは時間とお金を節約し、最終的にビジネスの将来を証明するために再投資できます。

何を求めている？

Keypoint Intelligence–InfoTrendsの制作ワークフローディレクター、 Ryan McAbee