XML - o primeiro passo para a automação

Compreender os diferentes formatos e padrões usados na transferência de dados é crucial na jornada em direção à automação. Andrew Bailes-Collins, da Enfocus, nos ajuda a entender o XML.

Andrew Bailes-Collins, gerente de produto sênior da Enfocus, especialista em software de impressão, viu de perto o desenvolvimento do comércio de impressão de processos manuais tradicionais para seu estado cada vez mais digitalizado e automatizado. Iniciando sua carreira como compositor - ele é a quarta geração de sua família a se tornar um impressor - Andrew mudou com o tempo, conforme a tecnologia avançou, e passou os últimos 25 anos em software e automação.

“A indústria de impressão tem estado em constante evolução técnica, desde as formas mais antigas, manuais e analógicas de trabalhar envolvendo placas de arte, câmeras e filmes, até o ponto em que agora tudo é digital”, diz Andrew.

“O primeiro formato digital mainstream foi Adobe PostScript; antes disso, os formatos de arquivo digital tendiam a ser baseados em imagens e propriedade de fabricantes como Scitex e Crosfield. A grande mudança que aconteceu com o PostScript - que deu início à revolução da editoração eletrônica - foi que os arquivos foram gerados por aplicativos de design relativamente baratos executados em computadores desktop, que pela primeira vez colocaram as ferramentas de criação nas mãos dos designers. Isso significava que eles próprios podiam criar obras de arte, em vez de tentar transmitir sua visão aos compositores e artistas e confiar neles para dar vida a ela.

Se você tiver que fazer algo manualmente três vezes ou mais, deve automatizar

“PostScript foi um grande passo em frente, mas os arquivos tendiam a ser muito grandes, geralmente demoravam muito para serem criados e, às vezes, eram um formato muito frustrante. Depois veio o PDF, embora nunca tenha sido projetado para impressão: ele foi projetado para ser um documento portátil para um escritório sem papel. Mas a indústria gráfica viu seu potencial e o abraçou, e de repente ele se tornou algo que os impressores podiam usar, porque era independente. Você poderia fazer um PDF, visualizá-lo, verificá-lo, editá-lo, impor e gerá-lo facilmente. PDF é muito mais eficiente e menor do que PostScript, então foi mais um grande passo para a indústria ”.

O futuro automatizado

Para muitas pessoas, essas melhorias em termos de facilidade e eficiência que a digitalização trouxe ainda são consideradas automação do fluxo de trabalho. Mas, diz Andrew, a automação agora é algo muito mais abrangente.

“Se você precisa fazer algo manualmente três vezes ou mais, deve automatizar isso”, diz Andrew. “Por exemplo, se você precisa salvar manualmente um anexo de e-mail em um servidor para cada trabalho que chega em sua empresa, provavelmente você está gastando horas apenas salvando e-mails todos os dias. Isso não é produtivo nem agrega valor, então a tendência da automação é fazer com que o software faça esses tipos de tarefas repetitivas e servis para você, o que significa que você pode fazer outro trabalho que agrega valor ou pelo qual pode cobrar.

Um arquivo JDF em XML

“Então, além disso, está a conectividade. Seja um banco de dados, um site ou um sistema web-to-print, por que não fazer com que eles conversem entre si, movendo as coisas entre si e conduzindo toda a automação para que você possa sentar e ver acontecer? ”

Falando sua língua

É aqui que entra o XML. Em termos técnicos, XML - que significa Extensible Markup Language - é uma linguagem de programação padrão aberta ou formato de arquivo que define um conjunto de regras para a codificação de documentos de uma forma que seja tanto legível por humanos quanto por máquina . XML também é a tecnologia que sustenta os serviços da web e é usada por aplicativos familiares, como Microsoft Office ou Apple Pages. Em termos práticos, XML é uma forma de salvar informações ou dados, manipulando esses dados e movendo os dados de uma maneira que podem ser lidos por vários sistemas em um mundo automatizado.

“Digamos que você tenha uma impressora digital e três bandejas de papel onde seu RIP pode controlar como esse mecanismo funciona - qual bandeja de papel usar, qual resolução usar, seja em cores ou em preto e branco, esses tipos de coisas ”, diz Andrew.

“Você pode ter uma configuração de fluxo de trabalho diferente e o operador precisa realizar e separar os trabalhos em preto e branco dos trabalhos em cores. Mas se houvesse um arquivo XML que acompanhasse o trabalho, isso configuraria tudo automaticamente e ninguém teria que mexer em nada.

XML é simplesmente uma maneira comum de mover informações e é a própria base da automação

“Outra aplicação seria um sistema web-to-print. Digamos que um cliente queira 1.000 cópias em certo papel, entregues em uma determinada data em um determinado endereço. Você pode ter todos os metadados registrados, mas precisa obter esses dados de um sistema para outro - portanto, você exporta um XML de seu primeiro sistema e depois o importa para o próximo sistema.

“Esse XML pode ter sido gerado por um site onde o próprio cliente insere as informações, ou pode ter vindo de um sistema de informações gerenciais, onde estão todas as informações do trabalho e onde foi feito um orçamento. Independentemente de como foi criado, a forma como as informações de trabalho podem se mover pela empresa pode ser por meio de um arquivo XML.

Imprimir especificações

Especificamente para a indústria de impressão, um padrão de formato de arquivo XML dedicado chamado JDF - 'Job Definition Format' - foi desenvolvido. (Veremos JDF com mais detalhes em um artigo futuro.) No entanto, na produção do dia-a-dia, a menos que uma impressora tenha motivos para trabalhar diretamente com arquivos XML, provavelmente nem os notará - eles são simplesmente um elemento do processo automatizado.

“As únicas exceções são, possivelmente, se você estiver lidando com uma empresa que usa algum tipo de feed - endereços de correspondência para fazer mala direta ou algo semelhante. Nesse caso, uma empresa de impressão pode obter os dados como um arquivo XML porque eles foram exportados de um sistema e precisam ser lidos pelo sistema de impressão ”, diz Andrew.

“E, obviamente, a outra ocasião em que as impressoras encontrarão conscientemente o XML é quando desejam melhorar seus processos internos. XML é essencialmente um conduíte, uma maneira de mover informações de 'a' para 'b', quando 'a' e 'b' não estão realmente se comunicando em um nível técnico.

“É uma questão de exportar informações de um, extrair as informações certas do XML e colocá-las no lugar certo. Existem ferramentas que ajudam você a fazer isso - como nossa plataforma de automação de fluxo de trabalho Enfocus Switch - mas essencialmente XML é simplesmente uma maneira comum de mover informações e é a própria base da automação. ”

Automação: desbloqueio de gargalos

“Quando as empresas de impressão pensam em automação, muitas pessoas tendem a olhar para o panorama geral e tentar fazer tudo de uma vez”, diz Andrew. “Eles vêm com uma especificação abrangente das necessidades de todo o negócio. Mas isso pode levar de um ano a um ano e meio para escrever; no momento em que é escrito, está praticamente desatualizado.

“O que recomendamos, em vez disso, é encontrar um ponto problemático ou um gargalo que esteja causando a perda de receita ou produtividade do seu negócio. Concentre-se nesse problema, automatize esse processo e resolva-o. Então, quando você tiver resolvido esse processo, encontre o próximo problema e resolva-o. E então continue até que, eventualmente, você volte ao primeiro problema novamente, porque se tornou um gargalo novamente e tudo o mais é tão eficiente. ”