Como escolher um MIS

O software do Sistema de Informação de Gestão tornou-se um componente essencial na gestão de uma gráfica moderna, mas a implementação determinará o seu sucesso.

Um Sistema de Informações de Gerenciamento, ou MIS, é provavelmente um dos softwares mais complexos que a maioria das empresas de impressão encontrará. E assim como pode haver enormes variações na forma como as diferentes gráficas funcionam e nos clientes que atendem, também não existe um MIS que sirva para todos e que funcione imediatamente para todos. Isto torna difícil descobrir exatamente o que um MIS pode fazer por você e quanto pode custar. Mas talvez um melhor ponto de partida seja perguntar o que um MIS devidamente implementado pode poupar?

Um MIS trata de duas coisas distintas – informações de negócios e automação de fluxo de trabalho – e conectar essas coisas deve levar a menos desperdício e, portanto, a mais lucro. Isto aplica-se tanto às pequenas empresas como às grandes empresas.

Legenda: O MIS deve ser capaz de mostrar uma visão geral do status de todos os trabalhos em andamento, como nesta imagem do PrintIQ.

A premissa original por trás do software MIS era dar à gestão uma compreensão completa de todos os custos e problemas de um negócio, a fim de tomar as decisões corretas. A única maneira de realmente entender todas as suas receitas e despesas é usar um sistema centralizado conectado a tudo, desde os pedidos recebidos até o número de clipes de papel que o departamento de contas está processando. Isso significa que o principal ponto de venda por trás de um MIS não é tanto a funcionalidade do software em si, mas a habilidade que a equipe possui na integração com software de outros fornecedores.

Isso levou logicamente a que o MIS executasse automaticamente alguns desses outros sistemas e determinasse como os diferentes trabalhos são transmitidos pelos vários departamentos de produção. Isso significa principalmente fluxos de trabalho de produção e, em teoria, a configuração de um sistema baseado em hot folders também poderia permitir que os trabalhos fossem passados automaticamente de um processo para outro. Mas um MIS faz muito mais do que isso. Aplica automaticamente todas as informações do ticket de trabalho quando apropriado, para impressão, acabamento ou faturamento, sem erros ou duplicações. Além disso, coleta dados para produzir relatórios sobre como o negócio está funcionando e pode desencadear ações em outros lugares, como solicitar mais substratos quando necessário, bem como indicar onde há problemas, como se uma determinada máquina precisa de manutenção do que o esperado ou se há trabalhos estão sendo retidos em um processo ou outro.

Arquitetura modular

A maioria dos MIS oferece um conjunto básico de recursos, além de vários módulos opcionais, para que as gráficas possam adaptar o MIS às suas próprias necessidades. Embora a maioria dos MIS funcione em diferentes disciplinas de impressão, a maioria dos utilizadores de grandes formatos terá requisitos específicos, ainda mais se também estiver a imprimir em têxteis. No mínimo, isso significa levar em consideração os grandes tamanhos de substrato em uso, tanto para rolos quanto para mídias rígidas. O MIS também deve suportar os diferentes tipos de acabamento comumente encontrados na impressão de grande formato, incluindo o corte através de uma mesa de corte digital ou roteador, bem como bainhas, soldagem, ilhós e assim por diante.

Uma característica fundamental de qualquer MIS é a capacidade de estimar trabalhos e enviar cotações de trabalhos. Isto significa ser capaz de ter em conta todos os custos relevantes, incluindo as matérias-primas e a mão-de-obra, bem como os custos de funcionamento e a depreciação do equipamento utilizado e determinar uma margem razoável para cada trabalho. Em alguns casos, poderá haver uma escolha de formas de produzir um trabalho com diferentes implicações para a estimativa.


Legenda: O MIS deve ser capaz de mostrar uma visão geral do status de todos os trabalhos em andamento, como nesta imagem do PrintIQ.

O módulo de estimativa deve estar intimamente ligado ao recurso de planejamento e programação porque você deseja que o MIS escolha o método de produção mais eficiente ao programar trabalhos para esse turno, mas perderá dinheiro se a estimativa assumir uma forma de produção mais barata. Idealmente, o agendamento deve ser dinâmico, capaz de ser atualizado automaticamente para levar em conta novos trabalhos à medida que eles chegam, com base nas datas de entrega exigidas e nas sinergias com outros trabalhos.

Isso, por sua vez, pressupõe que o MIS inclua seu próprio módulo de imposição e agrupamento ou esteja intimamente ligado a qualquer software que você tenha para isso. Isto é especialmente importante para trabalhos de grande formato, onde é bastante comum ter vários trabalhos agrupados nas mesmas placas para economizar custos e muitos desses trabalhos terão formatos irregulares que precisam ser agrupados. Escusado será dizer que o sistema deve ser capaz de distinguir entre trabalhos para diferentes clientes. É igualmente importante que os trabalhos para o mesmo cliente possam ser divididos em diferentes partes, por exemplo, um retalhista pode querer o mesmo tipo de expositor, mas dividido em diferentes unidades de retalho que podem ter requisitos de tamanho diferentes. A mistura desses trabalhos economizará tempo e custos de matéria-prima, mas o sistema deverá ser capaz de separá-los para entrega e faturamento.

O módulo CRM deve permitir que a equipe de vendas entre em contato com os clientes, transforme cotações em pedidos e acompanhe o andamento desses pedidos. No mínimo, isso deve significar buscar obras de arte para entrega e garantir que todos no ciclo de aprovação tenham assinado as provas.

A maioria dos MIS inclui um módulo de comércio eletrônico, embora haja alguns argumentos de que um programa Web-to-Print dedicado possa ser mais adequado. Realmente depende da escala de cada negócio individual e do tipo de cliente que você atende. Algumas divisões de grande formato farão parte de um grupo mais amplo de impressão comercial ou poderão contar com clientes que fazem pedidos únicos e pagam com cartão de crédito, enquanto outros podem querer apenas permitir que clientes regulares façam pedidos repetidos por conta. Existem tantas variações que o Web-to-Print realmente precisa de um artigo separado.

O MIS deve incluir algum tipo de gerenciamento de estoque para garantir que você não fique sem nada que seja necessário para os próximos trabalhos, como um substrato específico, bem como para comprar itens regulares no prazo, incluindo peças de manutenção de equipamentos, para evitar qualquer último pânicos minuciosos. Idealmente, isso também deveria se estender ao gerenciamento de sua própria cadeia de suprimentos, para que você entenda os custos dos substratos e possa aproveitar as compras em grandes quantidades ou outras ofertas.

Quando se trata de cumprimento, pelo menos o MIS deve ser capaz de gerar um aviso de entrega. Alguns também agendarão a entrega com um transportador ou empresa de correio, e alguns irão ainda mais longe e se conectarão diretamente com sistemas de diferentes empresas de transporte para descobrir a forma de entrega mais econômica com base nas necessidades do cliente, inclusive quando peças diferentes de um trabalho devem ser enviados para locais diferentes.

Finalmente, a maioria dos MIS terá um módulo de contas, mas é provavelmente mais comum a integração com software de contabilidade dedicado, especialmente considerando que a maioria dos softwares de contabilidade está bastante bem estabelecida.
Concluindo, embora a maioria dos fornecedores de MIS hoje em dia comercializem o seu software como parte de um fluxo de trabalho de produção, o verdadeiro valor de um MIS reside na capacidade de identificar os pontos fortes e fracos de um negócio. Em última análise, um MIS deveria pagar-se a si próprio, ajudando a eliminar o desperdício e a produzir empregos de forma mais eficiente.