Por que a automação precisa de controle de processo?

A indústria de impressão digital está se esforçando para se tornar mais automatizada. Sonja Angerer enfatiza a importância do controle de processos e que sem ele a indústria gráfica terá dificuldades para progredir.

Nos últimos anos, o tema “fluxo de trabalho” tornou-se cada vez mais importante na impressão. Isto se deve ao fato de que agora existem muitas soluções de software adequadas disponíveis. Por outro lado, o aumento dos custos, a escassez de trabalhadores qualificados e a crescente consciência ambiental significam que as gráficas querem produzir da forma mais eficiente possível.

No entanto, a palavra “fluxo de trabalho” abrange um amplo espectro. A Wikipedia define "fluxo de trabalho" como uma "sequência espacial e temporal de processos de trabalho funcional, físico ou técnico em um local de trabalho". Para a indústria de impressão digital, o fluxo de trabalho ao imprimir em folha, cartão ou papel tem significados muito diferentes no processo geral. Isso abrange desde marketing a vendas, passando por tarefas administrativas, como gerenciamento de projetos, pós-cálculo e faturamento, trabalho e preparação de dados até logística.

O que todos eles têm em comum é que os fluxos de trabalho nas áreas individuais são muito complexos. Isto faz com que seja uma “caixa preta” para os funcionários de outros departamentos e até mesmo para a gestão, por exemplo, um processo que é bastante inescrutável do lado de fora. Isto por vezes torna difícil automatizar as subáreas e interligá-las de forma a criar um processo de produção integrado.

LEGENDA: A pressão nas margens, a escassez de trabalhadores qualificados e as regulamentações ambientais estão forçando a indústria gráfica a automatizar. Crédito: S. Angerer

Automação como processo

A transferência de processos de trabalho para máquinas ou software, que podem ser executados de forma independente, muitas vezes gera incerteza entre os funcionários das empresas. Os funcionários muitas vezes temem que os fluxos de trabalho e a automação possam substituir seus empregos.

Para que a automação funcione, vários pré-requisitos devem ser atendidos. Estes são:

• Uma definição clara dos objetivos e requisitos da automação e de como o sucesso será medido.
• Análise cuidadosa dos processos existentes e sua adequação à automação. Para fazer isso, a empresa deve primeiro documentar os processos atuais.
• Identifique tecnologias e métodos apropriados para automação. Podem ser robôs, sensores, inteligência artificial e plataformas digitais. Às vezes, podem ser apenas mudanças inteligentes no fluxo de trabalho.
• Implementação de automatização, tendo em conta os aspectos técnicos, organizacionais e legais.
• Envolva, treine e motive os funcionários que são afetados ou que devem apoiar a automação.

Um processo de automação não deve ser visto como um esforço único, deve ser continuamente monitorado e melhorado. O controle de processos é usado para revisar regularmente a qualidade dos processos automatizados, obter feedback, solucionar problemas e identificar e implementar oportunidades de melhoria.

LEGENDA: Quando os processos são monitorados constantemente, o fluxo de trabalho pode ser facilmente adaptado e melhorado. Crédito: S. Angerer

Controle de Processo: Automação com Visão Geral

O controle de processo é a capacidade de coletar, organizar e visualizar dados sobre cada etapa do fluxo de trabalho. Como resultado, os problemas podem ser evitados, o que acaba levando ao aumento do desempenho.

Para automatizar um fluxo de trabalho, primeiro é necessário entendê-lo. Para isso, são necessários dados que mostrem como funciona cada etapa do processo, quanto tempo e recursos consome e quais resultados entrega. No entanto, estes dados também devem estar preparados para revelar tendências, padrões e desvios.

A Inteligência Artificial (IA) é cada vez mais implementada em softwares para controle de processos. Isto porque a IA permite identificar tendências e prever dificuldades que não podem ser facilmente detectadas por um ser humano. O controle de processos permite que funcionários de todos os níveis utilizem os dados relevantes para tomar decisões, agir e garantir a qualidade.

O controle do processo não está reservado apenas à gestão. Afinal de contas, se se tornar evidente através da IA que o substrato de impressão irá acabar, ou se os funcionários de um departamento não conseguirem processar o pico de encomenda a tempo, muito provavelmente ainda haverá tempo para reagir. Isso economiza esforço e dinheiro. Acima de tudo, porém, um controlo eficiente do processo pode ajudar a evitar frustrações na força de trabalho de uma gráfica através de um planeamento prospectivo.

Retomando o controle

Muitas vezes é difícil para as gráficas implementarem processos de automação extensivos por conta própria. É por isso que faz sentido trazer parceiros com experiência no setor, como consultores. Afinal, as mudanças devem ser iniciadas e, mais importante ainda, continuadas. Muitas vezes é muito mais fácil falar do que fazer. A maioria das pessoas é avessa à mudança, e mesmo aqueles que ficam felizes em aceitá-la podem precisar de ajuda para se adaptar.

A combinação de automação e controle de processos parece muito rígida e inflexível para algumas pessoas. É por isso que é importante que todos os envolvidos se sintam ouvidos e compreendidos. É importante que todos possam ter uma palavra a dizer.

Com a participação adequada, todos os funcionários sentem que têm mais controlo sobre o seu local de trabalho e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional . Isso torna a automação um sucesso do qual todos gostam de fazer parte.

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