Por que especificar trabalhos é importante para administrar uma gráfica?

Nessan Cleary discute a importância de especificar empregos e o papel que isso desempenha no sucesso das gráficas.

Muitos impressores não conseguem avaliar o quão importante é estimar um trabalho corretamente ao fazer uma cotação, ou quanta habilidade é necessária para especificar adequadamente todos os diferentes elementos a serem levados em consideração.

Há um bom argumento para limitar-se a oferecer apenas uma lista padrão de produtos, como pôsteres ou banners, e apenas pedir aos clientes que escolham o tamanho e a quantidade. Essa abordagem permite que você configure uma lista de preços padrão para que o cliente saiba exatamente quanto custará seu pedido e você saiba exatamente qual é a margem de lucro desses trabalhos. Isso também significa que você só precisa estocar um conjunto padrão de materiais e consumíveis, o que simplifica bastante o controle de estoque.

No entanto, o trabalho de grande formato é frequentemente caracterizado por trabalhos personalizados de curta duração, com grandes variações de um pedido para outro. Esses trabalhos terão que ser totalmente especificados para produzir uma estimativa de seus custos e uma cotação que permita alguma margem de manobra, bem como uma margem de lucro válida. Então, quais são os fatores que devem ser levados em consideração?

Talvez o elemento mais importante seja como valorizar o seu próprio trabalho e o nível de margem de lucro que deseja definir para cada trabalho. A tentação é minimizar custos para ganhar trabalho, mas o negócio não sobreviverá se você não obtiver um lucro decente além de cobrir seus custos. Um preço igualmente alto fará com que os clientes vão para outro lugar. Portanto, o preço depende, em última análise, do valor que você está oferecendo aos clientes. Isso não inclui qualidade de impressão decente ou serviço fantástico porque os clientes esperam isso naturalmente e todos os concorrentes também alegarão entregar essas coisas. Mas seja qual for o seu USP, ele determinará a margem de lucro. Todo o resto pode ser facilmente calculado em termos de custos para você.

Legenda: Além do custo operacional da máquina, há também os consumíveis, incluindo tinta e mídia. Crédito da imagem: Nessan Cleary

Vamos começar com a impressão em si. Muitas gráficas terão várias máquinas, muitas das quais podem parecer capazes de realizar trabalhos semelhantes, se você tiver várias impressoras planas ou alimentadas por rolo. Mas, na prática, os operadores terão uma ideia muito clara de quais máquinas são mais adequadas para trabalhos específicos, o que pode ocorrer porque uma alimentação por rolo é mais exigente do que a outra com um substrato específico, ou porque uma mesa produz melhores tons de pele do que a outra. . Mas todas essas máquinas diferentes terão custos diferentes associados a elas. E o modo de impressão utilizado também afetará o tempo necessário para fazer a impressão. Portanto, é importante que haja uma boa comunicação entre a equipe de atendimento ao cliente que está elaborando um orçamento e a equipe de produção que realmente executará o trabalho para garantir que a estimativa corresponda à produção.

Você também deve considerar quaisquer resíduos que uma impressora específica possa gerar, como a quantidade usada na borda principal de um rolo para enfiar na bobina de recolhimento. Isso pode parecer uma quantia insignificante, mas se você perde rotineiramente alguns metros no início e no final de cada lançamento, isso fará sentido.

Todas as impressoras jato de tinta exigirão algum grau de limpeza para evitar o entupimento dos bicos. Isso pode significar apenas limpar manualmente os cabeçotes no início ou no final de cada turno. Mas também pode significar parar durante um turno para limpar as cabeças, o que aumenta o tempo de produção, e poderá descobrir que a impressora utiliza uma certa quantidade de tinta como parte da sua rotina de limpeza, o que aumentará os custos de funcionamento da máquina. .

A outra coisa a considerar é a quantidade de energia que a impressora consumirá. Uma impressora UV com lâmpadas LED terá custos de energia relativamente baixos, mas uma impressora UV com lâmpadas de mercúrio terá de ser mantida em espera para garantir que as lâmpadas estejam prontas para curar. Da mesma forma, uma impressora com tintas à base de água, incluindo resina ou látex, exigirá muita energia para secar as impressões.

Consumíveis

O substrato utilizado será um dos principais custos de qualquer trabalho e muitos clientes poderão querer opções com diferentes suportes, dependendo do que pretendem alcançar e da sua sensibilidade ao preço. Deve ser relativamente simples calcular quantos metros quadrados você precisará de qualquer mídia para um trabalho específico, lembrando que você terá que levar em consideração a folha inteira ou a largura, incluindo quaisquer cortes. Alguns trabalhos também podem exigir materiais adicionais, como laminado ou ilhós.

Além disso, existem aqueles trabalhos que são compostos de múltiplas peças menores que podem ser agrupadas ou aninhadas. Quanto mais eficiente for o aninhamento utilizado, menos mídia será desperdiçada, portanto isso deve ser levado em consideração em qualquer cotação.

A maioria dos softwares RIP informará quanta tinta foi usada para um determinado trabalho e, a partir disso, será possível calcular uma média da tinta usada por metro quadrado para cada impressora disponível. Isso pode variar de um modo de impressão para outro, com modos de qualidade superior que utilizam mais passagens e consomem mais tinta. Quaisquer tintas especiais, como branca, neon ou metálica, também custarão mais do que as cores de processo padrão. Felizmente, alguns RIPs serão capazes de estimar a quantidade de tinta que um trabalho usará sem realmente imprimir nada.

Legenda: Você precisará incluir todos os custos fixos, como salários de funcionários, custos de escritório e aluguel. Crédito da imagem: Nessan Cleary

Naturalmente, também terá de ter em conta os seus custos fixos, que podem incluir o aluguer das suas instalações mais os custos de aquecimento e iluminação, bem como o aluguer e manutenção de veículos e, claro, os salários dos funcionários, juntamente com a gestão do escritório e os custos de RH. . Cada estimativa deverá incluir uma taxa para cobrir esses custos ocultos.
Depois, há o custo da realização. Você também pode ter que instalar o trabalho, o que pode significar terceirizar para um empreiteiro. Você pode até ter que desmontar o trabalho quando terminar e descartar os materiais.

Finalmente, algumas gráficas podem querer considerar o cálculo do custo ambiental ou da pegada ambiental de cada trabalho. Esta pode não ser uma prática comum para produzir uma estimativa ou especificar como um trabalho será impresso, mas é provável que desempenhe um papel maior no futuro, à medida que mais clientes descobrirem que têm de prestar contas da sua pegada ambiental. Se você usar qualquer tipo de esquema de compensação de carbono, isso também deverá ser incluído aqui.

Concluindo, é absolutamente vital para qualquer empresa ser capaz de controlar custos e planejar lucros prováveis. Portanto, ser capaz de especificar os trabalhos corretamente é uma parte importante, pois o ajudará a evitar surpresas desagradáveis ao somar os custos após a produção desses trabalhos.