通过专注于工作流程自动化来降低成本

Keypoint Intelligence–InfoTrends的生产工作流程主管Ryan McAbee显示了映射策略和评估指标如何改变您的标志和图形工作流程。

自动化能为您带来什么？时间和金钱。 InfoTrends在2019年进行的一项调查发现，通过自动化12个常见的工作流程步骤（例如预检和文件更正），欧洲的普通印刷商一年可以节省的人工成本超过140万欧元。与围绕自动化的普遍担忧相反，大多数企业主不会实施裁员。实际上，有69％的打印机表示，他们将使用自动化节省的成本来扩展功能并关注新的商机。

所有打印机都可以发挥自动化功能，从而改善工作流程。

什么是印刷生产工作流程？

简而言之，它是可重复和可审核的任务和流程，用于将工作从入职迁移到完成。典型的打印工作流程的简单视图如下所示：

实施工作流自动化的一大挑战是，随着时间的推移，印刷业务自然地发展。带有相关软件的新设备无需经过评估就不会对整个工作流程产生影响就可以进入工厂。结果，效率低下和瓶颈开始出现。现实情况是，工作流需要流程，人员和技术之间的协同努力才能释放这些效率。

InfoTrends对130位打印机受访者的调查证实了缺乏自动化。绝大多数（57％）具有某种程度的自动化或大部分是自动化的，但是41％的大多数仍然是手动的，而2％的仅使用手动过程。根据工作流程审核的经验，InfoTrends通常会发现打印机已使工作流程的某些部分自动化。

打印机购买和集成软件的能力以及员工和客户对其的采用，对自动化产生了极大的影响。 2018年FESPA印刷普查由招牌和展示店的262位受访者描述了他们对软件的所有权或投资计划。大多数（85％）已使用软件进行设计和印前/ RIP，但只有18％用于质量控制，而17％用于Web到印刷。从在线订购到准确跟踪生产能力，Web到打印和打印MIS解决方案对于标准化入职和通过生产流程管理工作至关重要。尽管有工作流程上的好处，但大多数招牌和展示店都不打算购买网络打印（55％）和印刷MIS（58％）软件。

在262个计划投资软件的172个受访者中，大多数（58％）计划花费不超过2,000欧元，只有5％的花费超过51,000欧元，即平均11,229欧元。与商用打印机相比，这使标牌和显示生产商处于劣势，后者越来越多地使用大幅面打印应用程序，这些软件每年平均花费49,720欧元。

工作流程挑战

入职工作一团糟。过去，打印机会通过物理介质上的文件亲自接受客户要求。现在，客户的请求和文件通过销售，电子邮件，EDI和API，在线，移动应用程序等多种途径传播。

这么多不同的途径，但是所有入职工作都需要相同的信息：应将客户意图（数量，大小，颜色，材料，到期日等）和客户内容（艺术品和数据）的要求标准化，以便仅产品和客户都有差异，而不管您的工作流程如何。

入职路径的自动化程度和数字化程度越低，该过程就越容易丢失打印生产所需的信息。为离线销售（尤其是对于销售代表）创建和执行标准程序至关重要。在工作流审核中，InfoTrends反复发现同一公司内的销售代表与订单接收不一致。在许多情况下，代表仅同意要求提供客户名称，而忽略其他关键信息，例如工作规格和交货日期。销售未捕获到的每条缺失信息都会浪费其他人员（如客户支持代表）的时间，他们最终应将信息放入打印管理工具中。

需要一个单一的记录系统来捕获所有这些元素，一个“大脑”可以将客户的意图和内容顺利地引导到通用工作流程中。这个大脑可能是印刷MIS，企业资源计划（ERP）软件或通用仪表板。

单一的操作视图将使打印机一目了然：

• 生产中有多少工作？
• 有多少延迟？
• 有多少人错过了服务水平协议（SLA）？
• 今天的瓶颈在哪里？

我们如何开始修复它？

首先，大幅面商店应遵循其工作流程。首先确定您最需要的应用程序，然后从客户要求产品到交付产品为止一直遵循这些应用程序。在此过程中，执行工作流程历程映射 （请参见下文）以记录所使用的人员，流程和技术，这将凸显瓶颈并采取纠正措施来改善工作流程。

评估指标

评估以下内容：

• 标准操作程序（SOP）

定义，记录，跟踪并转化为快速入门培训。

• 工作流程

按照最佳实践优化流程和自动化，以处理，处理和输出客户文件

• 客户授权

客户具有自助服务和管理内容，订单和状态的能力。

• 单一记录系统

客户和业务记录的准确性和真实性的一个存储库。

• 操作视图

任何与生产相关的员工均可访问的生产仪表板或报告，以查看工作的位置和状态。

• 软件利用率

实施软件以最大程度地提高运营潜力

• 灾难恢复

从自然或人为灾难中恢复的政策，工具和程序

• 故障转移和溢出计划

在高峰需求或资源停电期间在整个组织内无缝移动生产的策略，工具和过程。

• IT基础设施

物理组件（即计算机和网络）的总体健壮性。

• 人员优化

适当的角色和人员级别以实现组织目标。

智能印刷制造的好处

将上述工作流程阶段从缓慢，容易出错和反应性转变为无缝，连接和智能过程的好处显而易见。智能系统将使用数据来驱动处理路径，而不是从头到尾手动接触点，每个工作都有自己的旅程，从而最大程度地减少员工所需的接触点数量。聪明的工作流程可以节省时间和金钱，最终可以将其再投资用于证明您的业务未来。

那你还在等什么？

Ryan McAbee ，Keypoint Intelligence–InfoTrends生产流程主管