如何选择管理信息系统

管理信息系统软件已成为现代印刷厂运营的重要组成部分，但实施将决定其成功。

管理信息系统（MIS）可能是大多数印刷企业会遇到的最复杂的软件之一。正如不同印刷店的工作方式和所服务的客户可能存在巨大差异一样，也不存在一种适合所有人的通用 MIS。这使得您很难准确地了解管理信息系统可以为您做什么以及它可能会花费多少钱。但也许更好的起点是问正确实施的 MIS 可以为您节省什么？

MIS 涉及两个独立的事物——业务信息和工作流程自动化——将这些事物连接在一起应该会减少浪费，从而增加利润。这对于小公司和大企业同样适用。

说明：MIS 应该能够显示所有手头作业的状态概览，如来自 PrintIQ 的图片所示。

MIS 软件背后的最初前提是让管理层全面了解企业的所有成本和问题，以便做出正确的决策。真正了解您所有收入和支出的唯一方法是使用一个集中式系统，该系统连接到从收到的订单到会计部门正在处理的回形针数量的所有内容。这意味着 MIS 背后的主要卖点并不是软件本身的功能，而是团队与其他供应商的软件集成的技能。

从逻辑上讲，这导致管理信息系统自动运行一些其他系统，并确定如何将不同的工作推送到各个生产部门。这主要意味着生产工作流程，理论上，建立基于热文件夹的系统还可以允许作业自动从一个流程传递到下一个流程。但管理信息系统的作用远不止于此。它会在适当的情况下自动应用作业单中的所有信息进行打印、装订或开具发票，而不会出现任何错误或重复。此外，它还收集数据以生成有关业务运行情况的报告，并且可以在其他地方触发操作，例如在需要时订购更多基材以及指示哪里存在问题，例如一台特定机器是否需要比预期的维护或工作是否需要被一个或另一个进程所阻碍。

模块化架构

大多数 MIS 提供一组核心功能以及许多可选模块，以便印刷厂可以根据自己的需求定制 MIS。尽管大多数 MIS 将跨不同的打印领域工作，但大多数大幅面用户都会有特定的要求，如果您还打印纺织品，则更是如此。至少，这意味着要考虑到使用的大基材尺寸，无论是卷筒还是刚性介质。 MIS 还应支持大幅面印刷中常见的不同类型的加工，包括通过数字切割台或铣床进行切割，以及卷边、焊接、孔眼等。

任何管理信息系统的一个基本特征是能够估算工作并发送工作报价。这意味着能够考虑所有相关成本，包括原材料和员工劳动力以及所使用设备的运行成本和折旧，并确定每项工作的合理利润。在某些情况下，可能会选择多种方法来产生对估算有不同影响的工作。


说明：MIS 应该能够显示所有手头作业的状态概览，如来自 PrintIQ 的图片所示。

估算模块应与计划和调度功能密切相关，因为您希望 MIS 在为该轮班安排作业时选择最有效的生产方法，但如果估算采用更便宜的生产形式，您就会损失金钱。理想情况下，调度应该是动态的，能够根据所需的交付日期以及与其他工作的协同作用，自动更新以考虑新工作的到来。

这又假设 MIS 要么包含自己的拼版和拼版模块，要么与您拥有的任何软件紧密相关。这对于大幅面工作尤其重要，因为在同一个板上将多个工作组合在一起以节省成本是相当常见的，并且其中许多工作将具有需要嵌套在一起的不规则形状。不用说，系统应该能够区分不同客户的工作。同样重要的是，同一客户的工作可以分为不同的部分，例如，零售商可能需要相同类型的展示，但分为可能有不同尺寸要求的不同零售单位。将这些工作混合在一起将节省时间和原材料成本，但系统必须能够将它们分开以进行交付和开票。

CRM 模块应允许销售人员与客户联络、将报价转化为订单并跟踪这些订单的进度。至少，这应该意味着追踪艺术品以供交付，并确保审批循环中的每个人都在校样上签字。

大多数管理信息系统确实包含电子商务模块，尽管有人认为专用的网络打印程序可能更合适。这实际上取决于每个企业的规模以及您所服务的客户类型。一些大幅面部门将成为更广泛的商业印刷集团的一部分，或者可能依赖客户一次性订单并通过信用卡付款，而其他部门可能只想让老客户能够重复订购。网络印刷有如此多的变体，因此确实需要一篇单独的文章。

MIS 应包括某种库存管理，以确保您不会用完即将进行的工作所需的任何物品，例如特定的基材以及按时购买常规物品（包括设备维护零件），以避免任何最后的损失。分钟的恐慌。理想情况下，这还应该扩展到管理您自己的供应链，以便您了解基材的成本并可以利用批量采购或其他优惠。

当谈到履行时，至少管理信息系统应该能够生成交货通知。有的还会通过快递公司或邮寄公司预订送货，有的会更进一步，直接与不同快递公司的系统连接，根据客户的要求（包括不同部件的情况）制定出最具成本效益的送货方式。工作的一部分必须被发送到不同的地点。

最后，大多数管理信息系统都会有一个账户模块，但与专用会计软件集成可能更常见，特别是考虑到大多数会计软件都已经相当完善。
总之，尽管当今大多数 MIS 供应商将其软件作为生产工作流程的一部分进行营销，但 MIS 的真正价值在于能够识别企业的优势和劣势。最终，管理信息系统应该通过帮助减少浪费和更有效地创造就业机会来收回成本。