Hoe om 'n MIS te kies

Bestuursinligtingstelselsagteware het 'n wesenlike komponent geword in die bestuur van 'n moderne drukkery, maar die implementering sal die sukses daarvan bepaal.

'n Bestuursinligtingstelsel, of MIS, is waarskynlik een van die mees komplekse stukke sagteware wat die meeste drukondernemings sal teëkom. En net soos wat daar enorme variasies kan wees in die manier waarop verskillende drukwinkels werk en die kliënte wat hulle bedien, so is daar geen een-grootte-pas-almal MIS wat sommer uit die boks vir almal sal werk nie. Dit maak dit moeilik om uit te vind presies wat 'n MIS vir jou kan doen, en wat dit kan kos. Maar miskien is 'n beter beginpunt om te vra wat 'n behoorlik geïmplementeerde MIS jou kan red?

’n MIS gaan oor twee afsonderlike dinge – besigheidsinligting en werkvloei-outomatisering – en om hierdie dinge saam te verbind behoort tot minder vermorsing en dus meer wins te lei. Dit geld net soveel vir klein maatskappye as vir groot ondernemings.

Byskrif: Die MIS behoort 'n oorsig te kan toon van die status van al die take in die hand, soos in hierdie prent van PrintIQ.

Die oorspronklike uitgangspunt agter MIS-sagteware was om die bestuur 'n deeglike begrip te gee van al die koste en probleme in 'n besigheid om die regte besluite te neem. Die enigste manier om werklik al jou inkomste en uitgawes te verstaan, is om 'n gesentraliseerde stelsel te gebruik wat gekoppel is aan alles van die bestellings wat inkom tot die aantal skuifspelde wat die rekeningafdeling deurkom. Dit beteken dat die belangrikste verkoopspunt agter 'n MIS nie soseer die funksionaliteit van die sagteware self is nie, maar die vaardigheid wat die span het om met ander verskaffers se sagteware te integreer.

Dit het logies daartoe gelei dat die MIS outomaties sommige van daardie ander stelsels laat loop en bepaal hoe die verskillende take deur die verskillende produksie-afdelings gedruk word. Dit beteken meestal produksie-werkvloei en in teorie kan die opstel van 'n stelsel gebaseer op warm dopgehou ook toelaat dat take outomaties van een proses na die volgende oorgedra word. Maar 'n MIS doen baie meer as dit. Dit pas al die inligting van die werkkaartjie outomaties toe waar toepaslik, vir druk, afwerking of fakturering, sonder enige foute of duplisering. Daarbenewens samel dit data in om verslae te lewer oor hoe die besigheid bedryf word, en dit kan aksies elders veroorsaak, soos om meer substrate te bestel wanneer dit nodig is, asook om aan te dui waar daar probleme is, soos of een spesifieke masjien instandhouding benodig as wat verwag is of werk word in die een of ander proses opgehou.

Modulêre argitektuur

Die meeste MIS bied 'n kernstel van kenmerke plus 'n aantal opsionele modules sodat drukwinkels die MIS kan aanpas by hul eie behoeftes. Alhoewel die meeste MIS oor verskillende drukdissiplines sal werk, sal die meeste grootformaatgebruikers spesifieke vereistes hê, selfs meer so as jy ook op tekstiele druk. Dit beteken ten minste dat die groot substraatgroottes wat gebruik word, beide vir rolle en rigiede media in ag geneem word. Die MIS moet ook die verskillende tipes afwerking ondersteun wat algemeen in grootformaat drukwerk voorkom, insluitend sny via 'n digitale snytafel of roeteerder, sowel as soom, sweiswerk, oogsny ensovoorts.

'n Fundamentele kenmerk van enige MIS is die vermoë om werk te skat en om kwotasies vir werk uit te stuur. Dit beteken om al die tersaaklike koste in ag te neem, insluitend die grondstowwe en die personeelarbeid, sowel as die lopende koste en waardevermindering van die toerusting wat gebruik word en om 'n redelike marge vir elke werk te bepaal. In sommige gevalle kan daar 'n keuse van maniere wees om 'n werk te produseer met verskillende implikasies vir die skatting.


Byskrif: Die MIS behoort 'n oorsig te kan toon van die status van al die take in die hand, soos in hierdie prent van PrintIQ.

Die skattingsmodule moet nou gekoppel wees aan die beplanning- en skeduleringskenmerk, want jy wil hê dat die MIS die mees doeltreffende produksiemetode moet kies wanneer jy werke vir daardie skof skeduleer, maar jy sal geld verloor as die skatting 'n goedkoper vorm van produksie aanvaar het. Ideaal gesproke moet die skedulering dinamies wees, in staat wees om outomaties by te werk om rekening te hou met nuwe poste soos hulle inkom, gebaseer op hul vereiste afleweringsdatums en sinergieë met ander poste.

Dit veronderstel op sy beurt dat die MIS óf sy eie oplegging en bendemodule insluit óf nou gekoppel is aan watter sagteware jy ook al hiervoor het. Dit is veral belangrik vir grootformaatwerk waar dit redelik algemeen is om veelvuldige take saam op dieselfde planke te hê om koste te bespaar en baie van daardie take sal onreëlmatige vorms hê wat saam geneste moet word. Dit spreek vanself dat die stelsel moet kan onderskei tussen werke vir verskillende kliënte. Dit is ewe belangrik dat werke vir dieselfde kliënt in hul verskillende dele verdeel kan word, byvoorbeeld, 'n kleinhandelaar wil dalk dieselfde tipe uitstalling hê, maar verdeel oor verskillende kleinhandeleenhede wat verskillende groottevereistes kan hê. Deur hierdie take saam te meng sal tyd en grondstofkoste bespaar, maar die stelsel moet dit kan skei vir aflewering en fakturering.

Die CRM-module moet die verkoopspersoneel in staat stel om met kliënte te skakel, om kwotasies in bestellings te omskep en om die vordering van daardie bestellings na te spoor. Dit moet ten minste beteken om kunswerke vir aflewering op te jaag en te verseker dat almal in die goedkeuringslus afgeteken het op die bewyse.

Die meeste MIS sluit wel 'n e-handelsmodule in, alhoewel daar 'n argument is dat 'n toegewyde Web-tot-Druk-program meer geskik kan wees. Dit hang regtig af van die omvang van elke individuele besigheid en die tipe kliënte waarvoor u voorsiening maak. Sommige wye formaat afdelings sal deel wees van 'n wyer kommersiële drukgroep, of kan staatmaak op klante wat eenmalige bestellings maak en met kredietkaarte betaal, terwyl ander dalk net gereelde klante in staat sal stel om herhaalde bestellings op rekening te maak. Daar is soveel variasies dat Web-tot-Druk regtig 'n aparte artikel nodig het.

Die MIS moet 'n soort voorraadbestuur insluit om te verseker dat jy nie uit enigiets wat nodig is vir opkomende take, soos 'n spesifieke substraat sowel as om gereelde items betyds aan te koop, insluitend toerustingonderdele, opraak om enige laaste minuut paniekerig. Ideaal gesproke moet dit ook strek tot die bestuur van jou eie voorsieningsketting sodat jy die koste van substrate verstaan en voordeel kan trek uit grootmaataankope of ander aanbiedinge.

Wanneer dit by vervulling kom, behoort die MIS ten minste 'n afleweringskennisgewing te kan genereer. Sommige sal ook die aflewering by 'n koerier of posmaatskappy inboek, en sommige sal nog verder gaan en direk met verskillende koeriermaatskappye se stelsels skakel om die mees koste-effektiewe vorm van aflewering op grond van die kliënt se vereistes uit te werk, insluitend wanneer verskillende dele van 'n werk moet na verskillende plekke gestuur word.

Laastens sal die meeste MIS 'n rekeningmodule hê, maar dit is waarskynlik meer algemeen om met toegewyde rekeningkundige sagteware te integreer, veral aangesien die meeste rekeningkundige sagteware redelik goed gevestig is.
Ten slotte, al bemark die meeste MIS-verskaffers deesdae hul sagteware as deel van 'n produksie-werkvloei, lê die ware waarde van 'n MIS in die vermoë om die sterk- en swakpunte in 'n besigheid te identifiseer. Uiteindelik behoort 'n MIS vir homself te betaal deur te help om afval uit te sny en werksgeleenthede meer doeltreffend te produseer.