Jak vybrat MIS

Software Manažerského informačního systému se stal nezbytnou součástí provozu moderní tiskárny, ale jeho implementace bude určovat jeho úspěch.

Manažerský informační systém, neboli MIS, je pravděpodobně jedním z nejsložitějších částí softwaru, se kterým se většina tiskových společností setká. A stejně jako mohou existovat obrovské rozdíly ve způsobu fungování různých tiskáren a zákazníků, kterým obsluhují, neexistuje žádný univerzální MIS, který bude fungovat hned po vybalení pro každého. To ztěžuje přesné určení toho, co pro vás MIS může udělat a kolik to může stát. Ale možná lepším výchozím bodem je zeptat se, co vám může zachránit správně implementovaný MIS?

MIS je o dvou samostatných věcech – obchodních informacích a automatizaci workflow – a propojení těchto věcí dohromady by mělo vést k menšímu plýtvání, a tedy k většímu zisku. To platí stejně pro malé podniky jako pro velké podniky.

Titulek: MIS by měl být schopen zobrazit přehled stavu všech úloh v ruce, jako na tomto obrázku z PrintIQ.

Původním předpokladem softwaru MIS bylo poskytnout managementu důkladné pochopení všech nákladů a problémů v podniku, aby mohli činit správná rozhodnutí. Jediný způsob, jak skutečně porozumět všem svým příjmům a výdajům, je použít centralizovaný systém, který je propojen se vším, od přicházejících objednávek až po množství kancelářských sponek, kterými prochází účetní oddělení. To znamená, že hlavním prodejním argumentem za MIS není ani tak funkčnost softwaru samotného, ale dovednost, kterou tým má při integraci se softwarem jiných dodavatelů.

To logicky vedlo k tomu, že MIS automaticky spouštěl některé z těchto dalších systémů a určoval, jak jsou různé úlohy prosazovány různými výrobními odděleními. To většinou znamená produkční pracovní postupy a teoreticky by nastavení systému založeného na horkých složkách mohlo také umožnit automatické předávání úloh z jednoho procesu do dalšího. Ale MIS umí mnohem víc než tohle. Automaticky použije všechny informace ze zakázky tam, kde je to vhodné, pro tisk, dokončení nebo fakturaci, bez jakýchkoli chyb nebo duplikací. Kromě toho shromažďuje data, aby vytvořila zprávy o tom, jak podnik běží, a může spouštět akce jinde, jako je objednání více substrátů v případě potřeby, stejně jako indikace, kde jsou problémy, například pokud jeden konkrétní stroj potřebuje údržbu, než se očekávalo, nebo pokud úlohy jsou zadržováni v jednom nebo druhém procesu.

Modulární architektura

Většina MIS nabízí základní sadu funkcí plus řadu volitelných modulů, takže tiskaři mohou přizpůsobit MIS svým vlastním potřebám. Přestože většina MIS bude fungovat v různých tiskových disciplínách, většina uživatelů velkoformátových formátů bude mít specifické požadavky, a to ještě více, pokud tisknete také na textil. Přinejmenším to znamená vzít v úvahu velké velikosti používaných substrátů, a to jak pro role, tak pro pevná média. MIS by měl také podporovat různé typy dokončovacích úprav, které se běžně vyskytují ve velkoformátovém tisku, včetně řezání pomocí digitálního řezacího stolu nebo frézky, stejně jako lemování, svařování, vytváření oček a tak dále.

Základním rysem každého MIS je schopnost odhadnout zakázky a zasílat nabídky na práce. To znamená být schopen vzít v úvahu všechny příslušné náklady, včetně surovin a pracovní síly zaměstnanců, jakož i provozních nákladů a amortizace používaného vybavení a stanovit přiměřenou marži pro každou zakázku. V některých případech může existovat výběr způsobů, jak vytvořit zakázku s různými důsledky pro odhad.


Titulek: MIS by měl být schopen zobrazit přehled stavu všech úloh v ruce, jako na tomto obrázku z PrintIQ.

Modul odhadu by měl být úzce propojen s funkcí plánování a rozvrhování, protože chcete, aby MIS vybral nejefektivnější výrobní metodu při plánování zakázek na tuto směnu, ale přijdete o peníze, pokud odhad předpokládá levnější formu výroby. V ideálním případě by plánování mělo být dynamické, schopné automaticky se aktualizovat, aby zohledňovalo nové zakázky, jak přicházejí, na základě jejich požadovaných termínů dodání a synergií s jinými zakázkami.

To zase předpokládá, že MIS buď obsahuje svůj vlastní modul ukládání a seskupování, nebo je úzce svázán s jakýmkoli softwarem, který k tomu máte. To je důležité zejména pro práci s velkým formátem, kde je poměrně běžné mít více zakázek seskupených dohromady na stejných deskách, aby se ušetřily náklady a mnoho z těchto zakázek bude mít nepravidelné tvary, které je třeba vnořit do sebe. Je samozřejmé, že systém by měl být schopen rozlišovat mezi zakázkami pro různé klienty. Stejně důležité je, že zakázky pro stejného klienta lze rozdělit na různé části, například maloobchodník může chtít stejný typ displeje, ale rozdělený do různých maloobchodních jednotek, které mohou mít různé požadavky na velikost. Sloučení těchto zakázek dohromady ušetří čas a náklady na suroviny, ale systém je musí být schopen oddělit pro dodávku a fakturaci.

Modul CRM by měl prodejnímu personálu umožnit komunikovat se zákazníky, převádět nabídky na objednávky a sledovat průběh těchto objednávek. Přinejmenším by to mělo znamenat dohánění uměleckých děl k dodání a zajištění toho, aby všichni ve smyčce schvalování podepsali korektury.

Většina MIS obsahuje modul pro e-commerce, i když existuje určitý argument, že by mohl být vhodnější specializovaný program Web-to-Print. Opravdu záleží na rozsahu každého jednotlivého podniku a typu zákazníků, které uspokojujete. Některé velkoformátové divize budou součástí širší skupiny komerčních tisků nebo se mohou spoléhat na to, že zákazníci budou provádět jednorázové objednávky a platit kreditními kartami, zatímco jiné mohou chtít pouze umožnit běžným zákazníkům provádět opakované objednávky na účet. Existuje tolik variant, že Web-to-Print opravdu potřebuje samostatný článek.

MIS by měl zahrnovat určitý druh správy zásob, aby se zajistilo, že vám nedojde nic, co je potřeba pro nadcházející zakázky, jako je konkrétní substrát a také pro nákup běžných položek včas, včetně dílů pro údržbu zařízení, abyste se vyhnuli poslednímu minutová panika. V ideálním případě by se to mělo rozšířit také na správu vašeho vlastního dodavatelského řetězce, abyste pochopili náklady na substráty a mohli využít hromadný nákup nebo jiné nabídky.

Pokud jde o plnění, minimálně MIS by měl být schopen vygenerovat oznámení o doručení. Někteří si také zarezervují doručení u kurýrní nebo poštovní společnosti a někteří půjdou ještě dále a propojí se přímo se systémy různých kurýrních společností, aby vymysleli cenově nejefektivnější formu doručení na základě požadavků zákazníka, včetně případů, kdy různé části úlohy musí být odeslány na různá místa.

A konečně, většina MIS bude mít modul účtů, ale pravděpodobně je běžnější integrovat se s vyhrazeným účetním softwarem, zejména vzhledem k tomu, že většina účetního softwaru je poměrně dobře zavedená.
Závěrem lze říci, že i když většina dodavatelů MIS v dnešní době uvádí na trh svůj software jako součást produkčního pracovního postupu, skutečná hodnota MIS spočívá ve schopnosti identifikovat silné a slabé stránky podniku. V konečném důsledku by se MIS měl vyplatit tím, že pomůže omezit plýtvání a efektivněji vytvářet pracovní místa.