Reducer omkostningerne ved at fokusere på workflow-automatisering

Ryan McAbee, direktør for produktionsarbejdsgange hos Keypoint Intelligence – InfoTrends, viser, hvordan kortlægningsstrategier og vurderingsmetriks kan transformere dine tegn og grafikarbejdsgange.

Hvad kan automatisering købe dig? Tid og penge. En undersøgelse fra 2019 af InfoTrends fandt, at den gennemsnitlige europæiske printer kan spare over € 1,4 mio. På et år på arbejdsbesparelser ved at automatisere 12 almindelige arbejdsgangstrin, såsom forudlysning og korrektion af filer. I modsætning til den populære frygt for automatisering, ville de fleste forretningsejere ikke gennemføre reduktion af personale. Faktisk sagde 69% af printerne, at de i stedet ville bruge besparelser fra automatisering til at udvide kapaciteterne og fokusere på nye forretningsmuligheder.

Alle printere kan forbedre deres arbejdsgange ved at sætte automatiseringskraften til at fungere.

Hvad er arbejdsgang til printproduktion?

Kort sagt er det de gentagne og reviderbare opgaver og processer, der bruges til at flytte arbejde fra jobboarding til færdiggørelse. En simpel oversigt over en typisk print-workflow ser sådan ud:

En udfordring til implementering af workflow-automatisering er det faktum, at printvirksomheder vokser organisk over tid. Nyt udstyr med tilhørende software kommer ind i butikken uden at blive vurderet med hensyn til indvirkningen på den samlede arbejdsgang. Ineffektivitet og flaskehalse begynder at dukke op som et resultat. Virkeligheden er, at arbejdsgang kræver en koordineret indsats mellem processer, mennesker og teknologi for at frigøre disse effektiviteter.

En InfoTrends-undersøgelse blandt 130 printerpersoner bekræftede manglen på automatisering. Et flertal (57%) havde enten en vis automatisering eller var for det meste automatiseret, men 41% forblev for det meste manuelt, og 2% brugte kun manuelle processer. Baseret på erfaringer med arbejdsgangsrevisioner finder InfoTrends typisk, at printere har automatiseret visse dele af arbejdsgangen.

Automation påvirkes meget af printerens evne til at købe og integrere software sammen med dens vedtagelse af personale og kunder. FESPA Print Census 2018 af 262 respondenter fra skilt- og displaybutikker beskrev deres ejerskab eller investeringsplaner for software. De fleste (85%) har allerede brugt software til design og prepress / RIP, men kun 18% til kvalitetskontrol og 17% til web-to-print. Fra online-bestilling til nøjagtigt sporing af produktionskapacitet, web-til-print og udskrivning af MIS-løsninger er afgørende for standardisering af jobboarding og styring af arbejde gennem produktionsprocesserne. På trods af fordelene ved arbejdsgangen er de fleste af skilte- og displaybutikker ikke planlægger at købe web-til-udskrivning (55%) og udskriv MIS (58%) software.

Af de 172 respondenter ud af 262, der planlagde at investere i software, planlagde flertallet (58%) at bruge op til € 2.000, med kun 5% udgifter over € 51.000 - et gennemsnit på € 11.229. Dette sætter producenter af tegn og display dårligere sammenlignet med kommercielle printere, der i stigende grad tilføjer bredformationsprint applikationer, der i gennemsnit bruger 49.720 € på software om året.

Arbejdsgangsudfordringer

Job-onboarding er et rod. Tidligere accepterede en printer kundespecifikationer personligt via filer på fysiske medier. Nu rejser kundeanmodninger og filer ad mange stier - gennem salg, e-mail, EDI'er og API'er, online, mobile apps og så videre.

Så mange forskellige stier, men den samme information er nødvendig til al job ombord på bordet: krav til klientintention (mængde, størrelse, farver, materialer, forfaldsdato og så videre) og klientindhold (illustrationer og data) bør standardiseres, så det eneste variationer er i produkt og klient, uanset ruten til din arbejdsgang.

Jo mindre automatiseret og mindre digital job-onboarding-stien er, desto mere udsat er for processen at have manglende information, der er nødvendig til printproduktion. Oprettelse og håndhævelse af standardprocedurer for offline salg, især for salgsrepræsentanter, er kritisk. I workflow-revisioner har InfoTrends gentagne gange konstateret, at salgsrepræsentanter inden for det samme firma ikke er i overensstemmelse med ordreindtagelse. I mange tilfælde er repræsentanterne kun enige om, at kundens navn er påkrævet med oversigt over andre kritiske oplysninger, såsom jobspecifikationer og leveringsdato. Hvert stykke manglende information, der ikke er fanget af salg, spilder tid for andet personale, som kundesupportrepræsentanter, som i sidste ende skulle placere informationen i et printstyringsværktøj.

Der kræves et enkelt registreringssystem for at fange alle disse elementer, en 'hjerne', der kanaliserer klientintention og indhold glat til en universel arbejdsgang. Denne hjerne kan være en print MIS, enterprise resource planning (ERP) software eller et Universal Dashboard.

En enkelt oversigt over handlinger giver printere mulighed for at se et overblik:

• Hvor mange job er der i produktion?
• Hvor mange er forsinket?
• Hvor mange har savnet serviceniveauaftalen (SLA)?
• Hvor er dagens flaskehals?

Hvordan begynder vi at ordne det?

For at komme i gang skal butikker i bredformat gå deres arbejdsgange. Start med at identificere dine top applikationer, og følg dem fra det punkt, en kunde anmoder om produktet til det punkt, det er leveret. Udfør undervejs kortlægning af arbejdsgange (se nedenfor) for at dokumentere de anvendte personer, processer og teknologi, som vil fremhæve flaskehalse og føre til korrigerende handlinger for at forbedre arbejdsgangen.

Evalueringsmetrics

Evaluer følgende:

• Standard driftsprocedurer (SOP'er)

Defineret, dokumenteret, fulgt og oversat til hurtigstart-træning.

• Arbejdsprocesser

Optimerede processer og automatisering efter bedste praksis til ombord, proces og output af kundefiler

• Kundestyrkelse

Evne for kunderne til selvbetjening og styring af indhold, ordrer og status.

• Enkelt registreringssystem

Det ene arkiv med nøjagtighed og sandhed for kunde- og forretningsregistre.

• Visning af operationer

Produktionsdashboards eller rapporter, der er tilgængelige for enhver produktionsrelateret medarbejder for at se placeringen og status for et job.

• Brug af software

Implementering af software for at maksimere den potentielle fordel for operationen

• Genopretning af katastrofer

Politik, værktøjer og procedurer til at komme sig efter en naturkatastrofe eller menneskelig påvirket katastrofe

• Failover og overløb plan

Politik, værktøjer og procedurer for at bevæge produktion problemfrit på tværs af organisationen under spidsbelastninger eller ressourceafbrydelser.

• IT-infrastruktur

Generel robusthed af fysiske komponenter, dvs. computere og netværk.

• Personaleoptimering

Egnetheden af roller og personale til at opfylde organisatoriske mål.

Fordelene ved fremstilling af smart print

Fordelene ved at transformere ovennævnte arbejdsgangstrin fra langsomme, fejlbenyttede og reaktive til sømløse, tilsluttede og smarte processer er tydelige. I stedet for manuelle berøringspunkter fra start til slut, hvor hvert job har sin egen rejse, ville et smart system bruge data til at køre behandlingsstien, hvilket minimerer den mængde berøringspunkter, som personalet kræver. En smart arbejdsgang sparer tid og penge, der i sidste ende kan geninvesteres til fremtidig bevis for din virksomhed.

Så hvad venter du på?

Ryan McAbee , direktør for produktionsarbejdsproces hos Keypoint Intelligence – InfoTrends