Sådan håndteres forsinket betaling

Planlæg forud for at afhjælpe pengestrømsproblemer.

Forsinket betaling mærkes stærkt af små trykte virksomheder. For at imødekomme generalomkostninger er de ofte nødt til at låne eller køre overtræk med samtidig renteomkostninger. Det betyder, at de ikke kan investere i nye forretningsmuligheder, bemanding eller udstyr, og det kan selvfølgelig påvirke, hvor hurtigt de er i stand til at betale deres leverandører. Et firma, der går konkurs, kan snart have en daisy chain-effekt - og hvis en virkelig stor virksomhed fejler eller ikke kan betale, kan krusninger sprede sig vidt og bredt.

FSB siger, at eksistensen af denne sene betalingskultur er ansvarlig for, at titusinder af små virksomheder fejler om året, og mange udbydere af trykte tjenester er gået til væggen på grund af forsinket betaling

Virkningen af forsinkede betalinger

Det er ingen hemmelighed, at forsinkede betalinger er et reelt problem for alle SMV'er. Mens antallet svinger fra år til år, estimerer Det Forenede Kongerige for mindre virksomheder (FSB), at omkring 14 mia. £ i fakturering i øjeblikket er forsinket. Det er noget, som udskriftssektoren føler sig særdeles skarpt med forudgående omkostninger, der lammer mange virksomheder, når en klient betaler efter de aftalte vilkår eller, endnu værre, slet ikke betaler.

FSB siger, at eksistensen af denne forsinkede betalingskultur er ansvarlig for, at titusinder af små virksomheder fejler om året, og mange PSP'er er gået på væggen på grund af forsinkede betalinger. Med printere, der er ivrige efter at holde presserne i gang, kan manglende betaling føre til en spiral af problemer, hvor virksomheder bliver nødt til at påtage sig gæld for at holde sig flydende eller acceptere job, som de ellers ville undgå.

Hjælp kan dog være lige ved hånden. I 2017 udnævnte regeringen en kommissær for små virksomheder til at være forkæmper for små virksomheder og, sammenfaldende, lancerede en uafhængig klageordning. Webstedet for Small Business Commissioner-webstedet gør det eksplicit, at det hovedsagelig blev oprettet for at hjælpe med betalingsproblemer og for at køre hjem behovet for fair betalingspraksis i både små og store virksomheder.

Selv om dette er en god nyhed for den trykte industri og SMV'er som sektor, betyder det ikke, at virksomhederne ikke skal have deres egen bedste praksis til at jagte forsinket betaling og endnu bedre at gøre deres bedste for at minimere risikoen ved forsinket betaling i første omgang.

Hvad småprintfirmaer kan gøre

PSP'er kan aktivt forsøge at afværge forsinkede betalinger, før de sker - og at jage dem, når de gør det. For eksempel er det nyttigt at have effektive systemer til at kontrollere kundernes kreditværdighed, inden de arbejder for dem - kreditkontrol og referencer er to måder at se, om kunden har tidligere, når det kommer til dårlig betaling.

”Baggrundsprofilering af nye kunder og overvågning af eksisterende kunder hjælper os med at reducere risikoen,” siger Nicola Cummins, forretningsudviklingsdirektør for Propack Direct Mail. "Vi foretager altid kreditkontrol af potentielle nye kunder, så vi giver ikke kredit til nogen kunde, hvis vi ikke er tilfredse med dem."

Oven i købet kan oprettelse af klare betalingsbetingelser og endda enighed om, at forsinket betaling medfører rentegebyrer, kan motivere en kunde til at betale til tiden. Det betyder også, at hvis du begynder at tilføje renter til en regning, har de fået en rimelig advarsel. Hvis du påtager dig en ny klient, hvor du bliver nødt til at købe papir for at udføre jobbet, skal du aftale vilkår for dem til at dække udgifterne til dette på forhånd.

Holder på toppen

Hvis en virksomheds faktureringsproces er automatiseret, skal den oprettes for at udstede hurtige påmindelser, når konti forfalder og skabe spor af bevis, der kan være nødvendigt, hvis du skal forfølge betaling via domstol. Hvis du har midlerne, kan du ansætte personale dedikeret til fakturering og jagte betalinger eller endda outsource det til en tredjepart.

Lovgivningsmiljøet er ikke perfekt, men det er meget forbedret, og der er koder og organer, du kan ringe til. 2015 Prompt Payment Code har adskillige underskrivere, der er enige om at overholde visse betalingsregler, men det er endnu ikke obligatorisk - noget, som nogle virksomhedsledere presser på for. Hvis du har brug for at klage, er klageordningen for Small Business Commissioner nyttig og et alternativ til domstolen for små krav.

Bevæbnet med en god plan og disse ressourcer kan du placere dig selv i den bedst mulige position for at minimere forsinkede betalinger

En anden nyttig ressource for SMV'er er webstedet Pay On Time. Det forklarer relevant lovgivning, har en lommeregner for forsinket betaling og nyttige standardskabeloner til alt fra fakturaer til påmindelser og andre vigtige trin i inddrivelse af gæld.

Bevæbnet med en god plan og disse ressourcer kan du placere dig selv i den bedst mulige position for at minimere forsinkede betalinger. I mellemtiden, hvis det forfaldne faktureringsbeløb falder betydeligt fra tallet på £ 14 mia., Kan det være, at Small Business Commissioner-kontoret faktisk har nogle tænder.

---

Papirspor: hvordan man jagter en ubetalt faktura

Det personlige præg

En af nøglerne til at sikre hurtig betaling er at have et godt samarbejde med din klient. Mens mange virksomheder er vant til, at det er let at affyre en elektronisk faktura, forudsat at den bliver betalt automatisk, er der tidspunkter, hvor man kender navnet og har e-mail eller telefonnummer til den person, der er ansvarlig for at betale dig, er guldstøv. Kom på fornavnsvilkår, så kan du hjælpe med at sikre, at din faktura stiger til toppen af bunken. ”Vi samarbejder med kunden for at forstå, hvorfor betalingerne er i første omgang, og vi arbejder sammen om at finde en løsning,” siger Cummins.

Mind dem om kontrakten

Nogle virksomheder standser betaling og siger, at de venter på at blive betalt. Mind dem først forsigtigt om, at de har kontraktet dig til at udføre arbejde på aftalte vilkår, og at din betaling ikke skal holdes som gidsel på grund af, hvordan de driver deres egen virksomhed.

Blid optrapning

Du bør aldrig begynde at kaste trusler rundt, hvis en virksomhed kun er lidt forsinket med at betale dig. Det risikerer at bringe et fremtidigt forhold i fare, der kan være gensidigt fordelagtigt. Men du kan selvfølgelig sende dem en e-mail med betalingspåmindelser. Du skal oprette et papirspor, der viser, at du har gjort en rimelig indsats for at inddrive din gæld, hvis du har brug for det i fremtiden.

Mindre forsigtig optrapning

Når betalinger bliver meget sent, eller hvis en kunde vedvarende forsinker at betale, indtil du river dit hår ud, kan du pege på Late Payments Act. Denne lovgivning forankrer i loven din ret til renter for forsinkede betalinger og også kompensation for de omkostninger, du har for at inddrive gæld. Du ønsker måske ikke at bruge dette til en gentagen grundpillekunde, der har god kommunikation med dig, men som er vigtig for engangsomstødende kunder og dem, der vedvarende fobber dig.

Den sidste udvej

Hvis du har opbrugt alle veje fra påmindelser til blid kajolering, kan du tage retslige skridt. På dette tidspunkt er det papirspor, du har genereret, uvurderlig. Du skal være i stand til at vise, at den ikke-betalende har overtrådt aftalte betalingsbetingelser, og også at du gentagne gange har forsøgt at få betaling. Selvfølgelig kan truslen om sagsanlæg bare være nok til at få betalingshjulene smurt - Cummins er enig: ”Vi har tidligere taget juridiske skridt med kunder for at forsøge at fremskynde betalingen ved at udstede retssager, men kom faktisk aldrig så langt som det."