¿Por qué la automatización necesita control de procesos?

La industria de la impresión digital se esfuerza por volverse más automatizada. Sonja Angerer destaca la importancia del control de procesos y que sin él la industria gráfica tendrá dificultades para progresar.

En los últimos años, el tema del "flujo de trabajo" ha adquirido cada vez más importancia en la impresión. Esto se debe a que actualmente existen muchas soluciones de software adecuadas . Por otro lado, el aumento de los costes, la escasez de trabajadores cualificados y la creciente conciencia medioambiental hacen que las imprentas quieran producir de la forma más eficiente posible.

Sin embargo, la palabra "flujo de trabajo" cubre un amplio espectro. Wikipedia define "flujo de trabajo" como una "secuencia espacial y temporal de procesos de trabajo relacionados funcional, física o técnicamente en un lugar de trabajo". Para la industria de la impresión digital, el flujo de trabajo al imprimir en lámina, cartón o papel tiene significados muy diferentes en el proceso general. Esto abarca desde marketing hasta ventas, pasando por tareas administrativas como gestión de proyectos, cálculos posteriores y facturación, preparación de trabajos y datos hasta logística.

Lo que todos tienen en común es que los flujos de trabajo en cada área son muy complejos. Esto lo convierte en una "caja negra" para los empleados de otros departamentos e incluso para la dirección, es decir, un proceso bastante inescrutable desde fuera. Esto a veces dificulta la automatización de las subáreas y su interconexión de tal manera que se cree un proceso de fabricación integrado.

LEYENDA: La presión de los márgenes, la escasez de trabajadores calificados y las regulaciones ambientales están obligando a la industria gráfica a automatizarse. Crédito: S. Angerer

La automatización como proceso

La transferencia de procesos de trabajo a máquinas o software, que pueden ejecutarse de forma independiente, genera a menudo incertidumbre entre los empleados de las empresas. Los empleados a menudo temen que los flujos de trabajo y la automatización puedan reemplazar sus trabajos.

Para que la automatización funcione, se deben cumplir varios requisitos previos. Estos son:

• Una definición clara de los objetivos y requisitos de la automatización y cómo se medirá el éxito.
• Análisis cuidadoso de los procesos existentes y su idoneidad para la automatización. Para ello, la empresa primero debe documentar los procesos actuales.
• Identificar tecnologías y métodos apropiados para la automatización. Pueden ser robots, sensores, inteligencia artificial y plataformas digitales. A veces puede que solo se trate de cambios inteligentes en el flujo de trabajo.
• Implementación de la automatización, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, organizativos y legales.
• Involucrar, capacitar y motivar a los empleados que se ven afectados o que se espera que apoyen la automatización.

Un proceso de automatización no debe verse como un esfuerzo único, debe ser monitoreado y mejorado continuamente. El control de procesos se utiliza para revisar periódicamente la calidad de los procesos automatizados, obtener comentarios, solucionar problemas e identificar e implementar oportunidades de mejora.

LEYENDA: Cuando los procesos se monitorean constantemente, el flujo de trabajo se puede adaptar y mejorar fácilmente. Crédito: S. Angerer

Control de procesos: automatización con una descripción general

El control de procesos es la capacidad de recopilar, organizar y visualizar datos sobre cada paso del flujo de trabajo. Como resultado, se pueden evitar problemas que, en última instancia, conducen a un aumento del rendimiento.

Para automatizar un flujo de trabajo, primero es necesario comprenderlo. Para ello, se necesitan datos que muestren cómo funciona cada paso del proceso, cuánto tiempo y recursos consume y qué resultados ofrece. Sin embargo, estos datos también deben estar preparados para revelar tendencias, patrones y desviaciones.

La Inteligencia Artificial (IA) está cada vez más implementada en software para el control de procesos. Esto se debe a que la IA permite identificar tendencias y predecir dificultades que un ser humano no puede detectar fácilmente. El control de procesos permite a los empleados de todos los niveles utilizar los datos relevantes para tomar decisiones, actuar y garantizar la calidad.

El control de procesos no está reservado sólo a la gestión. Después de todo, si a través de la IA se hace evidente que el sustrato de impresión se acabará, o si los empleados de un departamento no pueden procesar el pedido a tiempo, es muy probable que todavía haya tiempo para reaccionar. Esto ahorra esfuerzo y dinero. Pero, sobre todo, un control eficiente del proceso puede ayudar a evitar la frustración en el personal de una imprenta mediante una planificación con visión de futuro.

Recuperar el control

A menudo, a las imprentas les resulta difícil implementar por sí solas procesos de automatización exhaustivos. Por eso tiene sentido incorporar socios con experiencia en el sector, como por ejemplo consultores. Después de todo, es necesario iniciar cambios y, lo que es aún más importante, continuar. A menudo es mucho más fácil decirlo que hacerlo. La mayoría de las personas son reacias al cambio, e incluso aquellos que están felices de aceptarlo pueden necesitar ayuda para adaptarse.

La combinación de automatización y control de procesos parece demasiado rígida e inflexible para algunas personas. Por eso es importante que todos los involucrados se sientan escuchados y comprendidos. Es importante que todos puedan opinar.

Con una participación adecuada, todos los empleados sienten que tienen más control sobre su lugar de trabajo y el equilibrio entre la vida personal y laboral . Esto hace que la automatización sea un éxito del que a todos les gusta ser parte.

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