Eligiendo un MIS

El software del sistema de información de gestión se ha convertido en un componente esencial en el funcionamiento de una imprenta moderna, pero la implementación determinará su éxito.

Un sistema de información de gestión, o MIS, es probablemente una de las piezas de software más complejas que encontrarán la mayoría de las empresas de impresión. Y así como puede haber enormes variaciones en la forma en que funcionan las diferentes imprentas y los clientes a los que atienden, no existe un MIS único que funcione de inmediato para todos. Esto hace que sea difícil saber exactamente qué puede hacer un MIS por usted y cuánto podría costarle. Pero quizás un mejor punto de partida es preguntarse qué puede ahorrarle un MIS correctamente implementado.

Un MIS se trata de dos cosas separadas: información comercial y automatización del flujo de trabajo, y conectar estas cosas debería generar menos desperdicio y, por lo tanto, más ganancias. Esto se aplica tanto a las pequeñas empresas como a las grandes empresas.

Leyenda: El MIS debería poder mostrar una descripción general del estado de todos los trabajos disponibles, como en esta imagen de PrintIQ.

La premisa original detrás del software MIS era brindar a la gerencia una comprensión completa de todos los costos y problemas en un negocio para poder tomar las decisiones correctas. La única forma de comprender realmente todos sus ingresos y gastos es utilizar un sistema centralizado que esté conectado a todo, desde los pedidos que ingresan hasta la cantidad de clips de papel que está procesando el departamento de cuentas. Esto significa que el principal punto de venta detrás de un MIS no es tanto la funcionalidad del software en sí, sino la habilidad que tiene el equipo para integrarse con el software de otros proveedores.

Eso ha llevado lógicamente a que el MIS ejecute automáticamente algunos de esos otros sistemas y determine cómo se impulsan los diferentes trabajos a través de los distintos departamentos de producción. Esto significa principalmente flujos de trabajo de producción y, en teoría, configurar un sistema basado en carpetas activas también podría permitir que los trabajos pasen automáticamente de un proceso a otro. Pero un MIS hace mucho más que esto. Aplica automáticamente toda la información del ticket de trabajo en su caso, para la impresión, acabado o facturación, sin errores ni duplicidades. Además, recopila datos para generar informes sobre el funcionamiento de la empresa y puede desencadenar acciones en otros lugares, como pedir más sustratos cuando sea necesario e indicar dónde hay problemas, como si una máquina en particular necesita mantenimiento de lo esperado o si los trabajos están siendo detenidos en un proceso u otro.

arquitectura modular

La mayoría de los MIS ofrecen un conjunto básico de características más una serie de módulos opcionales para que las imprentas puedan adaptar el MIS a sus propias necesidades. Aunque la mayoría de los MIS funcionarán en diferentes disciplinas de impresión, la mayoría de los usuarios de gran formato tendrán requisitos específicos, más aún si también está imprimiendo en textiles. Como mínimo, esto significa tener en cuenta los grandes tamaños de sustrato en uso, tanto para rollos como para soportes rígidos. El MIS también debe admitir los diferentes tipos de acabado que se encuentran comúnmente en la impresión de gran formato, incluido el corte a través de una mesa de corte digital o un enrutador, así como dobladillos, soldaduras, ojales, etc.

Una característica fundamental de cualquier MIS es la capacidad de estimar trabajos y enviar cotizaciones de trabajo. Esto significa poder tener en cuenta todos los costos relevantes, incluidas las materias primas y la mano de obra del personal, así como los costos de funcionamiento y la depreciación del equipo que se utiliza, y determinar un margen razonable para cada trabajo. En algunos casos, puede haber una selección de formas de producir un trabajo con diferentes implicaciones para la estimación.


Leyenda: El MIS debería poder mostrar una descripción general del estado de todos los trabajos disponibles, como en esta imagen de PrintIQ.

El módulo de estimación debe estar estrechamente relacionado con la función de planificación y programación porque desea que el MIS elija el método de producción más eficiente al programar trabajos para ese turno, pero perderá dinero si la estimación asume una forma de producción más económica. Idealmente, la programación debería ser dinámica, capaz de actualizarse automáticamente para tener en cuenta los nuevos trabajos a medida que ingresan, en función de las fechas de entrega requeridas y las sinergias con otros trabajos.

Esto, a su vez, supone que el MIS incluye su propio módulo de imposición y agrupamiento o está estrechamente relacionado con cualquier software que tenga para esto. Esto es especialmente importante para el trabajo de gran formato donde es bastante común tener varios trabajos agrupados en las mismas placas para ahorrar costos y muchos de esos trabajos tendrán formas irregulares que deben anidarse. No hace falta decir que el sistema debería poder distinguir entre trabajos para diferentes clientes. Es igualmente importante que los trabajos para el mismo cliente se puedan dividir en sus diferentes partes, por ejemplo, un minorista puede querer el mismo tipo de exhibición pero dividirse en diferentes unidades minoristas que pueden tener diferentes requisitos de tamaño. Combinar estos trabajos ahorrará tiempo y costos de materia prima, pero el sistema debe poder separarlos para la entrega y la facturación.

El módulo de CRM debe permitir que el personal de ventas se comunique con los clientes, convierta las cotizaciones en pedidos y realice un seguimiento del progreso de esos pedidos. Como mínimo, eso debería significar buscar obras de arte para entregar y asegurarse de que todos en el ciclo de aprobaciones hayan firmado las pruebas.

La mayoría de los MIS incluyen un módulo de comercio electrónico, aunque se argumenta que un programa Web-to-Print dedicado podría ser más adecuado. Realmente depende de la escala de cada negocio individual y del tipo de clientes a los que atiende. Algunas divisiones de gran formato formarán parte de un grupo de impresión comercial más amplio, o pueden depender de que los clientes realicen pedidos únicos y paguen con tarjetas de crédito, mientras que otras pueden simplemente querer permitir que los clientes habituales realicen pedidos repetidos a cuenta. Hay tantas variaciones que Web-to-Print realmente necesita un artículo aparte.

El MIS debe incluir algún tipo de gestión de inventario para garantizar que no se quede sin nada que se necesite para los próximos trabajos, como un sustrato en particular, así como para comprar artículos regulares a tiempo, incluidas las piezas de mantenimiento del equipo, para evitar el último minutos de pánico. Idealmente, esto también debería extenderse a la gestión de su propia cadena de suministro para que comprenda los costos de los sustratos y pueda aprovechar las compras al por mayor u otras ofertas.

Cuando se trata de cumplimiento, al menos el MIS debería poder generar un aviso de entrega. Algunos también reservarán la entrega con una empresa de mensajería o correo, y algunos irán más allá y se conectarán directamente con los sistemas de diferentes empresas de mensajería para encontrar la forma de entrega más rentable en función de los requisitos del cliente, incluso cuando diferentes partes de un trabajo tienen que ser enviados a diferentes ubicaciones.

Finalmente, la mayoría de los MIS tendrán un módulo de cuentas, pero probablemente sea más común integrarlo con un software de contabilidad dedicado, especialmente dado que la mayoría del software de contabilidad está bastante bien establecido.
En conclusión, aunque la mayoría de los proveedores de MIS hoy en día comercializan su software como parte de un flujo de trabajo de producción, el verdadero valor de un MIS radica en la capacidad de identificar las fortalezas y debilidades de un negocio. En última instancia, un MIS debe pagarse por sí mismo al ayudar a eliminar el desperdicio y producir empleos de manera más eficiente.