Más del 80% de las pymes reducirá el uso del papel para 2017

Según un estudio de Xerox, más del 80% de las pymes quieren reducir el uso del papel cuando gestionan informes y digitalizar sus procesos documentales para 2017.

El informe, realizado por la consultora de estudios de mercado Coleman Parkes Research a más 1.000 empresas en Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania, muestra que los encuestados esperan cambiar su proceso en los próximos 12 meses.

Casi la mitad (46%) de los encuestados afirmó que invierten mucho tiempo en los procesos que implican grandes volúmenes de papel, y seis de cada diez creen que perjudica a sus resultados. Las pequeñas y medianas en Alemania (51 por ciento) y en Estados Unidos (50%) pierden más tiempo en estos procesos, seguidas por Reino Unido (4%) y Francia (37%)

A la hora de preparase para digitalizar los procesos de papel, la mayoría de las pymes recurre a las recomendaciones de expertos, ya que sólo uno de cada cinco encuestados conoce las soluciones que hay en el mercado eliminar el uso del papel. El estudio muestra además que el 47% recurrirá a los distribuidores de materiales de oficina, uno de cada cuatro a proveedores tecnológicos y el 37% al fabricante del producto.

“Los cambios pueden ser arrolladores para las pequeñas y medianas empresas, pero hay muchas formas de afrontarlos si se toma la dirección correcta”, explica John Corley, presidente de Channel Partner Operations de Xerox.

“En el momento en que una pyme inicia su camino hacia la digitalización es importante que entiendan que tecnologías, como las aplicaciones para impresoras y los servicios de impresión gestionados (MPS por sus siglas en inglés), pueden ayudarlas a llevar a cabo una transformación digital exitosa”.

Prioridades que impulsan las decisiones de negocio

El informe también muestra que el incremento de la productividad es la principal prioridad, junto con el crecimiento y la reducción de costes. Otros datos incluyen: En general, el 28% afirmaron estar muy avanzadas en lo que a la implementación de sus planes para digitalizar los procesos en papel se refiere, siendo Francia el país que registró el mayor porcentaje (33%). 

Las pymes estadounidenses son más lentas en la digitalización de sus procesos, con un 41% que afirma haber empezado, situándose por encima de la media (37%). El 12% de todas las pymes encuestadas están a uno o tres años de empezar la implementación.

Además de centrarse en la digitalización y la automatización, las pequeñas y medianas empresas también están explorando otras áreas para mejorar su productividad, entre las que se incluyen: Servicios de impresión gestionados - De las pymes encuestadas, el 42 por ciento tiene un contrato de MPS, mientras que el 40% planea contratar estos servicios. 

Actualmente, el 66% gasta más de 910 euros cada mes en sus tareas de impresión, un coste que resulta significativo para su negocio. Las compañías que ya tienen contratos de MPS mencionaron costes reducidos, menor consumo de papel y un mejor seguimiento de los costes de impresión como los principales beneficios de los servicios de impresión gestionadas.

Movilidad

El 23% de las pymes cree que a finales de 2017 los dispositivos móviles estarán completamente integrados con sus procesos de flujo de trabajo. Hoy, el 66% incluye la impresión móvil en sus iniciativas de movilidad, mientras que el 27% planea hacerlo el próximo año. 

Para los encuestados los principales beneficios de la movilidad incluyen aumentar la productividad de los trabajadores móviles, satisfacer las necesidades de los clientes de información remota, y mejorar y acelerar el servicio al cliente.

Seguridad

Teniendo en cuenta el gran volumen de datos que reciben, cada vez es más importante para las pymes proteger la información crítica para su negocio a través de la tecnología. Por eso el 56% actualmente incluye la instalación de impresoras o sistemas multifunción en sus estrategias de seguridad.

Las pequeñas y medianas empresas de EE.UU, y Europa Occidental gastan anualmente 36.500 millones de euros en equipos de oficina y servicios de impresión. Por eso ayudar a estas empresas a mejorar sus procesos ha sido una de las prioridades principales de Xerox. 

La compañía ha lanzado una gran variedad de soluciones para ayudar a las pymes a automatizar sus procesos, mejorar la movilidad y reducir los costes de impresión a través de los servicios de impresión gestionados. 

Su tecnología ConnectKey automatiza los procesos manuales del papel y permite que los trabajadores móviles colaboren y trabajen más fácil y eficazmente, incluso cuando están fuera de la oficina. También aprovecha sus acuerdos con Cisco y McAfee para proteger mejor sus equipos.

Metodología del estudio

1.021 pequeñas y medianas empresas con ingresos anuales que oscilan entre menos de 5,5 millones de euros y más de 278 millones de euros contestaron una encuesta online realizada en septiembre de 2016. 

El estudio "2017 Office Productivity Trends to Improve the Bottom Line” fue completada por Coleman Parkes Research en Reino Unido, y encargado por Xerox Corporation. 

El perfil de los encuestados era altos directivos de operaciones finanzas y tecnología, y dueños de pequeñas empresas. Las pymes participantes contaban con 50 y 1.000 empleados, y tenían su sede en Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania.