Réduisez les coûts en vous concentrant sur l'automatisation du flux de travail

Ryan McAbee, directeur du workflow de production chez Keypoint Intelligence – InfoTrends, montre comment les stratégies de cartographie et les mesures d'évaluation peuvent transformer vos workflows de signes et graphiques.

Que peut vous acheter l'automatisation? Temps et argent. Une enquête réalisée en 2019 par InfoTrends a révélé que l'imprimeur européen moyen peut économiser plus de 1,4 million d'euros en un an grâce aux économies de main-d'œuvre en automatisant 12 étapes courantes du flux de travail, telles que le contrôle en amont et les corrections de fichiers. Contrairement aux craintes répandues autour de l'automatisation, la plupart des propriétaires d'entreprise ne mettront pas en œuvre des réductions d'effectifs. En fait, 69% des imprimeurs ont déclaré qu'ils utiliseraient plutôt les économies réalisées grâce à l'automatisation pour étendre leurs capacités et se concentrer sur de nouvelles opportunités commerciales.

Toutes les imprimantes peuvent améliorer leurs flux de travail en mettant à profit la puissance de l'automatisation.

Qu'est-ce que le flux de production d'impression?

En termes simples, ce sont les tâches et processus répétables et vérifiables utilisés pour faire passer le travail de l'intégration du travail à l'achèvement. Une vue simple d'un flux de travail d'impression typique ressemble à ceci:

L'un des défis de la mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail est le fait que les entreprises d'impression se développent de manière organique au fil du temps. Le nouvel équipement, avec le logiciel associé, entre dans l'atelier sans être évalué en ce qui concerne l'impact sur le flux de travail global. Des inefficacités et des goulots d'étranglement commencent à apparaître en conséquence. La réalité est que le flux de travail exige un effort coordonné entre les processus, les personnes et la technologie pour libérer ces gains d'efficacité.

Une enquête InfoTrends auprès de 130 imprimeurs répondants a confirmé le manque d'automatisation. Une majorité (57%) disposait d'une certaine automatisation ou était principalement automatisée, mais 41% restaient principalement manuels et 2% n'utilisaient que des processus manuels. Sur la base des expériences avec les audits de flux de travail, InfoTrends constate généralement que les imprimantes ont automatisé certaines parties du flux de travail.

L'automatisation est fortement impactée par la capacité de l'imprimante à acheter et à intégrer des logiciels, ainsi que par son adoption par le personnel et les clients. Le recensement imprimé de la FESPA de 2018 auprès de 262 répondants des enseignes et des présentoirs a décrit leurs plans de propriété ou d'investissement pour les logiciels. La plupart (85%) utilisaient déjà des logiciels pour la conception et le prépresse / RIP, mais seulement 18% pour le contrôle qualité et 17% pour le Web-to-Print. De la commande en ligne au suivi précis de la capacité de production, les solutions MIS Web-to-Print et d'impression sont essentielles pour normaliser l'intégration des travaux et gérer le travail tout au long des processus de production. Malgré les avantages du flux de travail, la majorité des enseignes et des présentoirs ne prévoient pas d'acheter des logiciels Web-to-Print (55%) et d'impression MIS (58%).

Sur les 172 répondants sur 262 qui prévoyaient d'investir dans les logiciels, la majorité (58%) prévoyaient de dépenser jusqu'à 2 000 €, avec seulement 5% de dépenses supérieures à 51 000 €, soit une moyenne de 11 229 €. Cela désavantage les producteurs d'enseignes et de présentoirs par rapport aux imprimeurs commerciaux, qui ajoutent de plus en plus d'applications d'impression à grande échelle, qui dépensent en moyenne 49 720 € en logiciels par an.

Défis du workflow

L'intégration des emplois est un gâchis. Dans le passé, une imprimante acceptait les spécifications du client en personne, via des fichiers sur un support physique. Désormais, les demandes et les fichiers des clients empruntent de nombreux chemins - via les ventes, les e-mails, les EDI et les API, les applications en ligne et mobiles, etc.

Tant de chemins différents, mais les mêmes informations sont nécessaires pour tous les travaux d'intégration: les exigences relatives à l'intention du client (quantité, taille, couleurs, matériaux, date d'échéance, etc.) et au contenu du client (illustration et données) doivent être standardisées afin que le seul les variations concernent le produit et le client, quel que soit l'itinéraire vers votre flux de travail.

Moins le chemin d'intégration des travaux est automatisé et numérique, plus le processus est susceptible de manquer d'informations nécessaires à la production d'impression. La création et l'application de procédures standard pour les ventes hors ligne, en particulier pour les représentants commerciaux, sont essentielles. Lors des audits de flux de travail, InfoTrends a constaté à plusieurs reprises que les commerciaux d'une même entreprise n'étaient pas cohérents avec les prises de commandes. Dans de nombreux cas, les représentants conviennent uniquement que le nom du client est requis, en négligeant d'autres informations critiques telles que les spécifications du poste et la date de livraison. Chaque information manquante non capturée par les ventes fait perdre du temps aux autres membres du personnel, comme les représentants du service client, qui devraient finalement mettre les informations dans un outil de gestion d'impression.

Un système d'enregistrement unique est nécessaire pour capturer tous ces éléments, un «cerveau» qui canalise l'intention et le contenu du client en douceur dans un flux de travail universel. Ce cerveau peut être un SIG d'impression, un logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou un tableau de bord universel.

Une vue unique des opérations permettra aux imprimeurs de voir en un coup d'œil:

• Combien d'emplois y a-t-il en production?
• Combien sont retardés?
• Combien ont manqué le contrat de niveau de service (SLA)?
• Où est le goulot d'étranglement d'aujourd'hui?

Comment pouvons-nous commencer à y remédier?

Pour commencer, les magasins grand format doivent suivre leurs flux de travail. Commencez par identifier vos principales applications et suivez celles du moment où un client demande le produit jusqu'au moment où il est livré. En cours de route, effectuez une cartographie du parcours de travail (voir ci-dessous) pour documenter les personnes, les processus et la technologie utilisés, ce qui mettra en évidence les goulots d'étranglement et mènera à des actions correctives pour améliorer le flux de travail.

Mesures d'évaluation

Évaluez les éléments suivants:

• Procédures opérationnelles normalisées (SOP)

Défini, documenté, suivi et traduit en formation de démarrage rapide.

• Flux de travail

Processus et automatisation optimisés selon les meilleures pratiques pour intégrer, traiter et sortir les fichiers clients

• Autonomisation des clients

Possibilité pour les clients de libre-service et de gérer le contenu, les commandes et le statut.

• Système d'enregistrement unique

Le référentiel unique d'exactitude et de vérité pour les dossiers clients et commerciaux.

• Vue des opérations

Tableaux de bord ou rapports de production accessibles à tout employé lié à la production pour afficher l'emplacement et le statut d'un travail.

• Utilisation du logiciel

Implémentation d'un logiciel pour maximiser le bénéfice potentiel de l'opération

• Reprise après sinistre

Politiques, outils et procédures pour se remettre d'une catastrophe naturelle ou d'origine humaine

• Plan de basculement et de dépassement de capacité

Politiques, outils et procédures pour déplacer la production de manière transparente dans toute l'organisation pendant les pics de demande ou les pannes de ressources.

• infrastructure informatique

Robustesse générale des composants physiques, c'est-à-dire des ordinateurs et des réseaux.

• Optimisation du personnel

Pertinence des rôles et des niveaux de dotation pour atteindre les objectifs organisationnels.

Avantages de la fabrication d'impression intelligente

Les avantages de la transformation des étapes de flux de travail ci-dessus de processus lents, sujets aux erreurs et réactifs en processus transparents, connectés et intelligents sont évidents. Au lieu de points de contact manuels du début à la fin, chaque travail ayant son propre parcours, un système intelligent utiliserait les données pour guider le chemin de traitement, minimisant ainsi le nombre de points de contact requis par le personnel. Un flux de travail intelligent permet d'économiser du temps et de l'argent qui peuvent finalement être réinvestis pour pérenniser votre entreprise.

Alors qu'est-ce que tu attends?

Ryan McAbee , directeur du workflow de production chez Keypoint Intelligence – InfoTrends