XML – le premier pas vers l'automatisation

Comprendre les différents formats et normes utilisés dans le transfert de données est crucial dans le cheminement vers l'automatisation. Andrew Bailes-Collins d'Enfocus nous aide à nous familiariser avec XML.

Andrew Bailes-Collins, chef de produit senior chez Enfocus, spécialiste des logiciels d'impression, a assisté de près au développement du secteur de l'impression, des processus manuels traditionnels à son état de plus en plus numérisé et automatisé. Commençant sa carrière en tant que typographe - il est la quatrième génération de sa famille à devenir imprimeur - Andrew a évolué avec le temps à mesure que la technologie progressait et a passé les 25 dernières années dans les logiciels et l'automatisation.

« L'industrie de l'imprimerie est en constante évolution technique, depuis les anciennes méthodes de travail manuelles et analogiques impliquant des planches à dessin, des appareils photo et des films, jusqu'au point où désormais tout est numérique », déclare Andrew.

« Le premier format numérique grand public était Adobe PostScript ; avant cela, les formats de fichiers numériques avaient tendance à être basés sur des images et appartenant à des fabricants comme Scitex et Crosfield. Le grand changement qui s'est produit avec PostScript - qui a lancé la révolution de la publication assistée par ordinateur - était que les fichiers étaient générés par des applications de conception relativement peu coûteuses exécutées sur des ordinateurs de bureau, qui, pour la première fois, mettaient les outils de création entre les mains des concepteurs. Cela signifiait qu'ils pouvaient créer eux-mêmes des œuvres d'art plutôt que d'essayer de transmettre leur vision aux compositeurs et aux artistes et de compter sur eux pour lui donner vie.

Si vous devez faire quelque chose manuellement trois fois ou plus, vous devez l'automatiser

« PostScript était un grand pas en avant, mais les fichiers avaient tendance à être très volumineux, leur création prenait souvent beaucoup de temps et était parfois un format très frustrant. Puis le PDF a suivi, bien qu'il n'ait jamais été conçu pour l'impression : il a été conçu pour être un document portable pour un bureau sans papier. Mais l'industrie de l'imprimerie a vu son potentiel et l'a adopté, et tout à coup, c'est devenu quelque chose que les imprimeurs pouvaient utiliser car tout était autonome. Vous pouvez créer un PDF, le visualiser, le vérifier, le modifier, l'imposer et le sortir facilement. Le PDF est beaucoup plus efficace et plus petit que PostScript, c'était donc un autre énorme pas en avant pour l'industrie.

Le futur automatisé

Pour de nombreuses personnes, ces améliorations en termes de facilité et d'efficacité que la numérisation a apportées sont encore considérées comme une automatisation des flux de travail. Mais, dit Andrew, l'automatisation est maintenant quelque chose de beaucoup plus étendu.

"Si vous devez faire quelque chose manuellement trois fois ou plus, vous devez l'automatiser", explique Andrew. « Par exemple, si vous devez enregistrer manuellement une pièce jointe à un e-mail sur un serveur pour chaque tâche qui entre dans votre entreprise, vous passez probablement des heures à enregistrer des e-mails chaque jour. Ce n'est ni productif ni valeur ajoutée, donc la tendance à l'automatisation est de faire en sorte que le logiciel effectue ce genre de tâches répétitives subalternes pour vous, ce qui signifie que vous pouvez faire d'autres travaux qui ajoutent de la valeur ou que vous pouvez facturer.

Un fichier JDF en XML

« En plus de cela, il y a la connectivité. Qu'il s'agisse d'une base de données, d'un site Web ou d'un système d'impression Web, pourquoi ne pas les faire se parler, déplacer les choses entre elles et piloter toute cette automatisation afin que vous puissiez vous asseoir et regarder cela se produire ? »

Parler votre langue

C'est là qu'intervient XML. En termes techniques, XML - qui signifie Extensible Markup Language - est un langage de programmation standard ouvert ou un format de fichier qui définit un ensemble de règles pour coder les documents d'une manière à la fois lisible par l'homme et par machine. . XML est également la technologie qui sous-tend les services Web et est utilisée par des applications familières telles que Microsoft Office ou Apple Pages. En termes pratiques, XML est un moyen de sauvegarder des informations ou des données, de manipuler ces données et de déplacer les données de manière à ce qu'elles puissent être lues par plusieurs systèmes dans un monde automatisé.

« Disons que vous avez une imprimante numérique et que vous avez trois bacs à papier où votre RIP peut contrôler le fonctionnement de ce moteur – quel bac à papier utiliser, quelle résolution utiliser, que ce soit en couleur ou en noir et blanc, ce genre de choses », dit Andrew.

« Vous pouvez avoir une configuration de flux de travail différente et l'opérateur doit réaliser et séparer les travaux en noir et blanc des travaux en couleur. Mais s'il y avait un fichier XML fourni avec le travail, cela le configurerait automatiquement et personne n'aurait à toucher à quoi que ce soit.

XML est simplement un moyen courant de déplacer des informations, et c'est la base même de l'automatisation

« Une autre application serait un système Web-to-print. Supposons qu'un client souhaite 1 000 exemplaires sur un certain papier, livrés à une certaine date à une certaine adresse. Vous pouvez enregistrer toutes ces métadonnées, mais vous devez transférer ces données d'un système vers un autre système. Vous exportez donc un fichier XML à partir de votre premier système, puis vous l'importez dans le système suivant.

« Ce XML pourrait avoir été généré par un site Web où le client a lui-même saisi les informations, ou il pourrait provenir d'un système d'information de gestion, où se trouvent toutes les informations sur le travail et où une estimation a été effectuée. Quelle que soit la manière dont il a été créé, la façon dont les informations sur les emplois peuvent circuler dans l'entreprise peut se faire via un fichier XML.

Spécificités de l'impression

Pour l'industrie de l'imprimerie en particulier, une norme de format de fichier XML dédiée appelée JDF – 'Job Definition Format' – a été développée. (Nous examinerons JDF plus en détail dans un prochain article.) Cependant, dans la production quotidienne, à moins qu'un imprimeur n'ait des raisons de travailler directement avec des fichiers XML, il ne les remarquera probablement même pas - ils sont simplement un élément du processus automatisé.

« Les seules exceptions à cela sont peut-être si vous faites affaire avec une entreprise qui utilise une sorte de flux – des adresses postales pour faire du publipostage ou quelque chose de similaire. Dans ce cas, une imprimerie peut obtenir les données sous forme de fichier XML car elles ont été exportées à partir d'un système et doivent être lues par le système d'impression », explique Andrew.

« Et, évidemment, l'autre fois où les imprimeurs rencontreront consciemment XML, c'est lorsqu'ils souhaitent améliorer leurs processus internes. XML est essentiellement un conduit, un moyen de déplacer des informations de 'a' vers 'b', quand 'a' et 'b' ne se parlent pas vraiment sur le plan technique.

« Il s'agit d'exporter les informations d'un, d'extraire les bonnes informations du XML et de les placer au bon endroit. Il existe des outils qui vous aident à le faire, comme notre plate-forme d'automatisation du flux de travail Enfocus Switch, mais XML n'est essentiellement qu'un moyen courant de déplacer des informations, et c'est la base même de l'automatisation.

Automatisation : débloquer les goulots d'étranglement

« Lorsque les entreprises d'impression pensent à l'automatisation, de nombreuses personnes ont tendance à avoir une vue d'ensemble et à essayer de tout faire en même temps », explique Andrew. « Ils proposent une spécification globale des besoins de l'ensemble de l'entreprise. Mais cela pourrait prendre un an à un an et demi à écrire ; au moment où il est écrit, il est pratiquement dépassé.

« Ce que nous recommandons, à la place, c'est de trouver un point sensible ou un goulot d'étranglement qui cause à votre entreprise une perte de revenus ou une perte de productivité. Concentrez-vous sur ce problème, automatisez ce processus et résolvez-le. Ensuite, lorsque vous avez résolu ce processus, trouvez le problème suivant et résolvez-le. Et puis continuez jusqu'à ce que vous reveniez au premier problème parce que c'est redevenu un goulot d'étranglement et tout le reste est si efficace.