Comment choisir un SIM

Le logiciel de système d’information de gestion est devenu un élément essentiel de la gestion d’une imprimerie moderne, mais sa mise en œuvre déterminera son succès.

Un système d'information de gestion, ou MIS, est probablement l'un des logiciels les plus complexes que rencontreront la plupart des entreprises d'impression. Et tout comme il peut y avoir d’énormes variations dans la manière dont les différentes imprimeries fonctionnent et dans les clients qu’elles servent, il n’existe pas de SIG unique qui fonctionnerait immédiatement pour tout le monde. Il est donc difficile de déterminer exactement ce qu’un SIG peut faire pour vous et ce qu’il pourrait coûter. Mais peut-être un meilleur point de départ serait-il de se demander ce qu’un SIG correctement mis en œuvre peut vous faire économiser ?

Un SIG concerne deux éléments distincts : les informations commerciales et l'automatisation des flux de travail. La connexion de ces éléments devrait entraîner moins de gaspillage et donc plus de profits. Cela vaut aussi bien pour les petites entreprises que pour les grandes entreprises.

Légende : Le MIS devrait être capable d'afficher un aperçu de l'état de tous les travaux en cours, comme dans cette image de PrintIQ.

Le principe initial du logiciel MIS était de donner à la direction une compréhension approfondie de tous les coûts et problèmes d'une entreprise afin de prendre les bonnes décisions. La seule façon de vraiment comprendre tous vos revenus et dépenses est d'utiliser un système centralisé connecté à tout, depuis les commandes entrantes jusqu'au nombre de trombones que le service comptable traite. Cela signifie que le principal argument de vente d'un MIS n'est pas tant la fonctionnalité du logiciel lui-même, mais la capacité de l'équipe à s'intégrer aux logiciels d'autres fournisseurs.

Cela a logiquement conduit à ce que le MIS exécute automatiquement certains de ces autres systèmes et détermine comment les différents travaux sont transmis aux différents départements de production. Cela concerne principalement les flux de production et, en théorie, la mise en place d'un système basé sur des dossiers actifs pourrait également permettre de transmettre automatiquement les tâches d'un processus à l'autre. Mais un SIM fait bien plus que cela. Il applique automatiquement toutes les informations du bon de travail, le cas échéant, pour l'impression, la finition ou la facturation, sans aucune erreur ni duplication. En outre, il collecte des données pour produire des rapports sur le fonctionnement de l'entreprise et peut déclencher des actions ailleurs, comme commander davantage de substrats en cas de besoin, ainsi qu'indiquer où se trouvent des problèmes, par exemple si une machine particulière nécessite une maintenance plus que prévue ou si des travaux sont nécessaires. sont retardés dans un processus ou un autre.

Architecture modulaire

La plupart des MIS offrent un ensemble de fonctionnalités de base ainsi qu'un certain nombre de modules optionnels afin que les imprimeries puissent adapter le MIS à leurs propres besoins. Bien que la plupart des SIM fonctionnent dans différentes disciplines d'impression, la plupart des utilisateurs de grand format auront des exigences spécifiques, encore plus si vous imprimez également sur des textiles. Cela implique à minima de prendre en compte les grandes tailles de substrats utilisés, tant pour les rouleaux que pour les supports rigides. Le MIS devrait également prendre en charge les différents types de finition que l'on retrouve couramment dans l'impression grand format, notamment la découpe via une table de découpe numérique ou un routeur, ainsi que l'ourlet, le soudage, l'oeilletage, etc.

Une caractéristique fondamentale de tout SIG est la capacité à estimer les travaux et à envoyer des devis de travail. Cela signifie pouvoir prendre en compte tous les coûts pertinents, y compris les matières premières et la main d'œuvre du personnel ainsi que les frais de fonctionnement et l'amortissement des équipements utilisés et déterminer une marge raisonnable pour chaque travail. Dans certains cas, il peut y avoir plusieurs façons de produire un travail avec différentes implications pour l'estimation.


Légende : Le MIS devrait être capable d'afficher un aperçu de l'état de tous les travaux en cours, comme dans cette image de PrintIQ.

Le module d'estimation doit être étroitement lié à la fonction de planification et d'ordonnancement, car vous souhaitez que le MIS sélectionne la méthode de production la plus efficace lors de la planification des travaux pour cette équipe, mais vous perdrez de l'argent si l'estimation suppose une forme de production moins chère. Idéalement, la planification devrait être dynamique, capable de se mettre à jour automatiquement pour prendre en compte les nouveaux travaux à mesure qu'ils arrivent, en fonction de leurs dates de livraison requises et des synergies avec d'autres travaux.

Cela suppose à son tour que le MIS inclut son propre module d'imposition et de regroupement ou qu'il soit étroitement lié au logiciel dont vous disposez à cet effet. Ceci est particulièrement important pour les travaux grand format où il est assez courant de regrouper plusieurs tâches sur les mêmes cartes pour réduire les coûts et où beaucoup de ces tâches auront des formes irrégulières qui doivent être imbriquées. Il va sans dire que le système doit être capable de distinguer les emplois des différents clients. Il est tout aussi important que les tâches d'un même client puissent être divisées en différentes parties. Par exemple, un détaillant peut vouloir le même type de présentoir mais réparti sur différentes unités de vente au détail qui peuvent avoir des exigences de taille différentes. Mélanger ces tâches permettra d'économiser du temps et des coûts de matières premières, mais le système doit être capable de les séparer pour la livraison et la facturation.

Le module CRM doit permettre au personnel commercial d'assurer la liaison avec les clients, de transformer les devis en commandes et de suivre l'avancement de ces commandes. Au minimum, cela devrait signifier rechercher les œuvres d'art à livrer et s'assurer que toutes les personnes impliquées dans la boucle d'approbation ont signé les épreuves.

La plupart des SIM incluent un module de commerce électronique, même si certains pensent qu'un programme Web-to-Print dédié pourrait être plus approprié. Cela dépend vraiment de la taille de chaque entreprise et du type de clients que vous vous adressez. Certaines divisions grand format feront partie d'un groupe d'impression commerciale plus large ou pourront s'appuyer sur des clients effectuant des commandes uniques et payant par carte de crédit, tandis que d'autres voudront peut-être simplement permettre aux clients réguliers de passer des commandes répétées sur compte. Il existe tellement de variantes que Web-to-Print nécessite vraiment un article séparé.

Le SIG doit inclure une sorte de gestion des stocks pour garantir que vous ne manquez pas de tout ce qui est nécessaire pour les travaux à venir, comme un substrat particulier, ainsi que pour acheter des articles réguliers à temps, y compris des pièces de maintenance pour l'équipement, afin d'éviter toute dernière minutes de panique. Idéalement, cela devrait également s'étendre à la gestion de votre propre chaîne d'approvisionnement afin que vous compreniez les coûts des substrats et puissiez profiter des achats en gros ou d'autres offres.

En matière d'exécution, le MIS devrait au moins être en mesure de générer un avis de livraison. Certains réserveront également la livraison auprès d'une entreprise de messagerie ou de courrier, et d'autres iront encore plus loin et se connecteront directement aux systèmes de différentes entreprises de messagerie pour déterminer le mode de livraison le plus rentable en fonction des exigences du client, y compris lorsque différentes pièces d'un travail doivent être envoyés à différents endroits.

Enfin, la plupart des SIG disposent d'un module de comptabilité, mais il est probablement plus courant de l'intégrer à un logiciel de comptabilité dédié, d'autant plus que la plupart des logiciels de comptabilité sont assez bien établis.
En conclusion, même si la plupart des fournisseurs de SIG commercialisent aujourd'hui leurs logiciels dans le cadre d'un flux de production, la véritable valeur d'un SIG réside dans la capacité à identifier les forces et les faiblesses d'une entreprise. En fin de compte, un SIM devrait être rentabilisé en contribuant à réduire le gaspillage et à créer des emplois plus efficacement.