Pourquoi la spécification des tâches est-elle importante pour gérer une imprimerie ?

Nessan Cleary discute de l'importance de la spécificité des tâches et du rôle qu'elle joue dans le succès des imprimeries.

De nombreux imprimeurs ne réalisent pas à quel point il est important d'estimer correctement un travail lors de l'établissement d'un devis, ni à quel point il faut de l'habileté pour spécifier correctement tous les différents éléments à prendre en compte.

Il y a de bons arguments pour se limiter à proposer une liste de produits standard, comme des affiches ou des bannières, et demander simplement aux clients de choisir la taille et la quantité. Cette approche vous permet d'établir une liste de prix standard afin que le client sache exactement combien coûtera sa commande et que vous sachiez exactement quelle est la marge bénéficiaire sur ces travaux. Cela signifie également que vous ne devez stocker qu'un ensemble standard de matériaux et de consommables, ce qui simplifie grandement le contrôle des stocks.

Cependant, le travail grand format se caractérise souvent par des travaux sur mesure de courte durée avec d’énormes variations d’une commande à l’autre. Ces travaux devront être entièrement précisés afin de produire une estimation de vos coûts et un devis qui laisse une certaine marge de manœuvre ainsi qu'une marge bénéficiaire intéressante. Alors, quels sont les facteurs à prendre en compte ?

L’élément le plus important est peut-être la manière de valoriser votre propre travail et le niveau de marge bénéficiaire que vous souhaitez fixer pour chaque travail. La tentation est de minimiser les coûts pour obtenir du travail, mais l'entreprise ne survivra pas si vous ne réalisez pas un bénéfice décent en plus de couvrir vos coûts. Un prix tout aussi trop élevé incitera les clients à aller ailleurs. Le prix dépend donc en fin de compte de la valeur que vous offrez aux clients. Cela n'inclut pas une qualité d'impression décente ou un service fantastique, car les clients s'y attendent naturellement et tous les concurrents prétendront également fournir ces choses. Mais quelle que soit votre USP, elle déterminera la marge bénéficiaire. Tout le reste peut être facilement calculé en termes de coûts pour vous.

Légende : Outre le coût de fonctionnement de la machine, il y a également les consommables, notamment l'encre et le support. Crédit image : Nessan Cleary

Commençons par l'impression elle-même. De nombreuses imprimeries disposent de plusieurs machines, dont beaucoup peuvent sembler capables d'effectuer des tâches similaires, si vous disposez de plusieurs imprimantes à plat ou à rouleaux. Mais dans la pratique, les opérateurs auront une idée très claire des machines les mieux adaptées à des tâches particulières, ce qui peut être dû au fait qu'un rouleau est plus exigeant que l'autre avec un substrat particulier, ou qu'un plateau produit de meilleurs tons chair que l'autre. . Mais toutes ces différentes machines auront des coûts différents. Et le mode d’impression utilisé affectera également le temps nécessaire à l’impression. Il est donc important qu'il y ait une bonne communication entre le personnel du service client qui établit un devis et le personnel de production qui exécutera réellement le travail pour s'assurer que le devis correspond à la production.

Vous devez également prendre en compte les déchets qu'une imprimante particulière pourrait générer, tels que la quantité utilisée sur le bord d'attaque d'un rouleau à enfiler sur la bobine réceptrice. Cela peut sembler négligeable, mais si vous perdez régulièrement quelques mètres au début et à la fin de chaque rouleau, cela s'additionnera.

Toutes les imprimantes à jet d'encre nécessiteront un certain degré de nettoyage pour éviter le colmatage des buses. Cela pourrait simplement signifier essuyer manuellement les têtes au début ou à la fin de chaque quart de travail. Mais cela peut également impliquer de s'arrêter pendant une journée de travail pour nettoyer les têtes, ce qui augmente le temps de production, et vous constaterez peut-être que l'imprimante utilise une certaine quantité d'encre dans le cadre de sa routine de nettoyage, ce qui augmentera les coûts de fonctionnement de la machine. .

L’autre élément à prendre en compte est la quantité d’énergie consommée par l’imprimante. Une imprimante UV avec des lampes LED aura des coûts énergétiques relativement faibles, mais une imprimante UV avec des lampes au mercure devra rester en veille pour garantir que les lampes sont prêtes à polymériser. De même, une imprimante utilisant des encres à base d’eau, notamment à base de résine ou de latex, nécessitera beaucoup d’énergie pour sécher les impressions.

Consommables

Le substrat utilisé représente l'un des coûts majeurs de tout travail et de nombreux clients peuvent souhaiter des options avec différents supports, en fonction de ce qu'ils tentent de réaliser et de leur sensibilité au prix. Il devrait être relativement simple de calculer le nombre de mètres carrés dont vous aurez besoin pour un support donné pour un travail particulier, en gardant à l'esprit que vous devrez prendre en compte la totalité de la feuille ou de sa largeur, y compris les éventuelles coupures. Certains travaux peuvent également nécessiter des matériaux supplémentaires, comme un stratifié ou des œillets.

Il existe également des tâches composées de plusieurs pièces plus petites qui peuvent être regroupées ou imbriquées. Plus l’imbrication utilisée est efficace, moins le média sera gaspillé, c’est pourquoi cela doit être pris en compte dans tout devis.

La plupart des logiciels RIP vous indiqueront la quantité d'encre utilisée pour un travail donné, et à partir de là, il devrait être possible de calculer une moyenne de l'encre utilisée par mètre carré pour chaque imprimante dont vous disposez. Cela peut varier d'un mode d'impression à l'autre, les modes de qualité supérieure utilisant davantage de passes consommant plus d'encre. Toutes les encres spéciales, comme le blanc, ainsi que les néons ou les métaux, coûteront également plus cher que les couleurs quadri standard. Heureusement, certains RIP seront capables d'estimer la quantité d'encre qu'un travail utilisera sans rien imprimer.

Légende : Vous devrez inclure tous les coûts fixes, tels que les salaires du personnel, les frais de bureau et le loyer. Crédit image : Nessan Cleary

Bien entendu, vous devrez également prendre en compte vos frais fixes, qui peuvent inclure le loyer de vos locaux plus les frais de chauffage et d'éclairage, ainsi que la location et l'entretien des véhicules, et bien sûr les salaires du personnel ainsi que les frais de bureau et de ressources humaines. . Chaque devis devra inclure des frais pour couvrir ces coûts cachés.
Ensuite, il y a le coût de réalisation. Vous devrez peut-être également installer le travail, ce qui peut impliquer de le confier à un entrepreneur. Vous devrez peut-être même démonter le travail une fois terminé et éliminer les matériaux.

Enfin, certaines imprimeries pourraient envisager de calculer le coût environnemental ou l’empreinte environnementale de chaque travail. Ce n'est peut-être pas une pratique courante pour produire une estimation ou spécifier comment un travail sera imprimé, mais cela jouera probablement un rôle plus important à l'avenir, car de plus en plus de clients se rendront compte qu'ils doivent tenir compte de leur empreinte environnementale. Si vous utilisez un quelconque système de compensation carbone, celui-ci devra également être inclus ici.

En conclusion, il est absolument vital pour toute entreprise d'être capable à la fois de contrôler ses coûts et de planifier ses bénéfices probables. Être capable de spécifier correctement les tâches est donc un élément important, car cela vous aidera à éviter toute mauvaise surprise lorsque vous additionnerez les coûts après avoir réalisé ces tâches.