Hogyan válasszunk MIS-t

A Menedzsment Információs Rendszer szoftver a modern nyomda működtetésének alapvető elemévé vált, de a megvalósítás határozza meg a sikerét.

A Menedzsment Információs Rendszer (MIS) valószínűleg az egyik legösszetettebb szoftver, amellyel a legtöbb nyomtatási vállalkozás találkozik. És ahogy óriási eltérések lehetnek a különböző nyomdák működésében és az általuk kiszolgált ügyfelekben, úgy nincs olyan, mindenre alkalmas MIS sem, amely mindenki számára elérhető lenne. Ez megnehezíti annak kitalálását, hogy az MIS pontosan mit tehet az Ön számára, és mennyibe kerülhet. De talán jobb kiindulópont, ha megkérdezzük, mit menthet meg egy megfelelően végrehajtott MIS?

Az MIS két különálló dologról szól – az üzleti információkról és a munkafolyamatok automatizálásáról –, és ezeknek a dolgoknak az összekapcsolása kevesebb pazarlást és ezáltal több profitot eredményez. Ez ugyanúgy vonatkozik a kisvállalkozásokra, mint a nagyvállalatokra.

Képaláírás: A MIS-nek képesnek kell lennie az összes folyamatban lévő feladat állapotának áttekintésére, mint a PrintIQ ezen a képén.

Az MIS szoftver eredeti alapfeltevése az volt, hogy a menedzsmentnek alapos ismereteket adjon a vállalkozás összes költségéről és problémájáról a megfelelő döntések meghozatala érdekében. Az egyetlen módja annak, hogy valóban megértse az összes bevételét és kiadását, ha olyan központosított rendszert használ, amely mindenhez kapcsolódik, a beérkező rendelésektől kezdve a számviteli osztályon áthaladó iratkapcsok számáig. Ez azt jelenti, hogy az MIS mögötti fő értékesítési pont nem annyira magának a szoftvernek a funkcionalitása, hanem az a készség, amellyel a csapat rendelkezik más gyártók szoftvereivel való integrációban.

Ez logikusan oda vezetett, hogy az MIS automatikusan futtatja a többi rendszert, és meghatározza, hogy a különböző feladatok hogyan jutnak el a különböző termelési osztályokon. Ez többnyire termelési munkafolyamatokat jelent, és elméletileg a forró mappákon alapuló rendszer felállítása lehetővé tenné a feladatok automatikus átadását egyik folyamatról a másikra. De egy MIS ennél sokkal többet tesz. Ha szükséges, automatikusan alkalmazza a munkajegyben szereplő összes információt a nyomtatáshoz, a befejezéshez vagy a számlázáshoz, hiba és másolás nélkül. Ezenkívül adatokat gyűjt, hogy jelentéseket készítsen a vállalkozás működéséről, és máshol is indíthat műveleteket, például szükség esetén további hordozók megrendelését, valamint jelzi, hol vannak problémák, például ha egy adott gép karbantartásra szorul a vártnál, vagy ha munkák vannak. egyik vagy másik folyamatban visszatartják.

Moduláris architektúra

A legtöbb MIS alapvető funkciókészletet, valamint számos opcionális modult kínál, így a nyomdák saját igényeik szerint alakíthatják az MIS-t. Bár a legtöbb MIS különböző nyomtatási tudományterületeken működik, a legtöbb nagy formátumú felhasználónak sajátos követelményei lesznek, még inkább, ha textilre is nyomtat. Ez legalább azt jelenti, hogy figyelembe kell venni a használt nagy hordozóméreteket, mind a tekercsek, mind a merev hordozók esetében. Az MIS-nek támogatnia kell a nagy formátumú nyomtatásban általánosan előforduló különböző típusú kikészítéseket is, beleértve a digitális vágóasztalon vagy útválasztón keresztül történő vágást, valamint a szegést, hegesztést, fűzőlyukasztást és így tovább.

Minden MIS alapvető tulajdonsága, hogy képes megbecsülni a munkákat és árajánlatokat küldeni a munkákra. Ez azt jelenti, hogy figyelembe kell venni az összes releváns költséget, beleértve a nyersanyagokat és a személyzet munkaerő-költségét, valamint a használt berendezések működési költségeit és amortizációját, és ésszerű árrést kell meghatározni minden egyes munkához. Egyes esetekben választható olyan munkavégzési mód, amely a becslésre nézve eltérő következményekkel jár.


Képaláírás: A MIS-nek képesnek kell lennie az összes folyamatban lévő feladat állapotának áttekintésére, mint a PrintIQ ezen a képén.

A becslési modult szorosan össze kell kötni a tervezési és ütemezési funkcióval, mert azt szeretné, hogy az MIS a leghatékonyabb gyártási módszert válassza ki az adott műszakra vonatkozó munkák ütemezésekor, de pénzt veszít, ha a becslés olcsóbb termelési formát feltételez. Ideális esetben az ütemezésnek dinamikusnak kell lennie, és képesnek kell lennie arra, hogy automatikusan frissüljön, hogy figyelembe vegye a beérkező új munkákat, a szükséges szállítási dátumok és más munkákkal való szinergiák alapján.

Ez viszont azt feltételezi, hogy az MIS vagy saját előírási és csoportosítási modult tartalmaz, vagy szorosan kapcsolódik az ehhez szükséges szoftverhez. Ez különösen fontos a nagy formátumú munkáknál, ahol meglehetősen gyakori, hogy több feladatot csoportosítanak össze ugyanazon a táblán a költségek megtakarítása érdekében, és sok ilyen feladat szabálytalan alakú lesz, amelyeket egymásba kell ágyazni. Magától értetődik, hogy a rendszernek képesnek kell lennie különbséget tenni a különböző ügyfelek munkái között. Ugyanilyen fontos, hogy ugyanannak az ügyfélnek a munkáit fel lehessen osztani különböző részekre, például előfordulhat, hogy egy kiskereskedő ugyanolyan típusú kijelzőt szeretne, de különböző kiskereskedelmi egységekre osztva, amelyek eltérő méretigényekkel rendelkeznek. Ezeknek a munkáknak az összekeverése időt és nyersanyagköltséget takarít meg, de a rendszernek képesnek kell lennie elkülöníteni őket a szállításhoz és a számlázáshoz.

A CRM-modulnak lehetővé kell tennie az értékesítési munkatársak számára, hogy kapcsolatot tartsanak az ügyfelekkel, az árajánlatokat megrendelésekké alakítsák, és nyomon kövessék a rendelések előrehaladását. Ennek legalább azt kell jelentenie, hogy fel kell keresni a műalkotásokat a kézbesítéshez, és biztosítani kell, hogy a jóváhagyási körben mindenki aláírja a próbanyomatokat.

A legtöbb MIS tartalmaz egy e-kereskedelmi modult, bár van néhány érv, amely szerint egy dedikált Web-to-Print program megfelelőbb lehet. Valójában az egyes vállalkozások méretétől és az Ön által kiszolgált ügyfelek típusától függ. Egyes széles formátumú divíziók egy szélesebb kereskedelmi nyomdaipari csoport részei lesznek, vagy az ügyfelek egyszeri megrendeléseire és hitelkártyás fizetésére támaszkodhatnak, míg mások csak azt szeretnék lehetővé tenni, hogy a rendszeres ügyfelek ismételt számlás rendeléseket adjanak le. Olyan sok változat létezik, hogy a Web-to-Print-nek valóban szüksége van egy külön cikkre.

Az MIS-nek tartalmaznia kell valamiféle készletkezelést annak biztosítására, hogy ne fogyjon ki semmiből, ami az elkövetkező munkákhoz szükséges, például egy adott szubsztrátumhoz, valamint a szokásos cikkek időben történő vásárlásához, beleértve a berendezés karbantartási alkatrészeit is, hogy elkerülje az utolsó munkákat. perc pánik. Ideális esetben ennek ki kell terjednie a saját ellátási láncának kezelésére is, hogy megértse a szubsztrátumok költségeit, és kihasználhassa a tömeges vásárlást vagy egyéb ajánlatokat.

Ha a teljesítésről van szó, az MIS-nek legalább kézbesítési értesítést kell tudnia generálni. Vannak, akik a kézbesítést futárral vagy postai céggel is lefoglalják, mások pedig tovább mennek, és közvetlenül csatlakoznak a különböző futárcégek rendszeréhez, hogy kidolgozzák a legköltséghatékonyabb kézbesítési módot az ügyfél igényei alapján, beleértve a különböző alkatrészeket is. egy munkát különböző helyekre kell küldeni.

Végül, a legtöbb MIS-nek lesz fiókmodulja, de valószínűleg gyakoribb a dedikált számviteli szoftverrel való integráció, különösen tekintettel arra, hogy a legtöbb könyvelési szoftver meglehetősen jól megalapozott.
Összefoglalva, annak ellenére, hogy manapság a legtöbb MIS szállító a termelési munkafolyamat részeként forgalmazza szoftverét, az MIS valódi értéke abban rejlik, hogy képes azonosítani a vállalkozás erősségeit és gyengeségeit. Végső soron a MIS-nek meg kell fizetnie magát azáltal, hogy segít csökkenteni a pazarlást és hatékonyabban teremteni a munkahelyeket.