Come affrontare i ritardi di pagamento

Pianifica in anticipo per alleviare i problemi di flusso di cassa.

I ritardi di pagamento sono molto sentiti dalle piccole aziende di stampa. Per far fronte alle spese generali, spesso hanno bisogno di prendere in prestito o eseguire scoperti di conto con addebiti di interessi concomitanti. Significa che non possono investire in nuove opportunità di business, personale o attrezzature e, naturalmente, può avere un effetto a catena sulla rapidità con cui sono in grado di pagare i loro fornitori. Un'azienda che fallisce può presto avere un effetto daisy chain - e se un'azienda veramente grande fallisce o non può pagare, le increspature possono diffondersi in lungo e in largo.

L'FSB afferma che l'esistenza di questa cultura dei ritardi di pagamento è responsabile del fallimento di decine di migliaia di piccole imprese all'anno e molti fornitori di servizi di stampa sono andati al muro a causa del ritardo nei pagamenti

L'impatto dei ritardi di pagamento

Non è un segreto che i ritardi di pagamento siano un vero problema per tutte le PMI. Mentre il numero oscilla di anno in anno, la Federazione britannica delle piccole imprese (FSB) stima che circa 14 miliardi di sterline di fatturazione siano attualmente in ritardo. È qualcosa che il settore della stampa sente particolarmente acutamente, con i costi iniziali che paralizzano molte aziende quando un cliente paga dopo i termini concordati o, peggio ancora, non paga affatto.

L'FSB afferma che l'esistenza di questa cultura dei ritardi di pagamento è responsabile del fallimento di decine di migliaia di piccole imprese all'anno e molti PSP sono andati al muro a causa dei ritardi nei pagamenti. Con gli stampatori desiderosi di mantenere in funzione le rotative, il mancato pagamento può portare a una spirale di problemi, con le aziende che devono assumersi debiti per tenersi a galla o accettare lavori che altrimenti eviterebbero.

Tuttavia, l'aiuto potrebbe essere a portata di mano. Nel 2017, il governo ha nominato un Commissario per le piccole imprese per sostenere le piccole imprese e, per coincidere, ha lanciato un programma di reclami indipendente. Il sito web dell'Ufficio del Commissario per le piccole imprese rende esplicito che è stato istituito in gran parte per aiutare con i problemi di pagamento e per far capire la necessità di pratiche di pagamento eque sia nelle piccole che nelle grandi imprese.

Sebbene questa sia una buona notizia per l'industria della stampa e le PMI come settore, non significa che le aziende non dovrebbero avere le proprie migliori pratiche in atto per inseguire i ritardi di pagamento e, ancora meglio, fare del loro meglio per ridurre al minimo i rischi di ritardi di pagamento in primo luogo.

Cosa possono fare le piccole aziende di stampa

I PSP possono tentare attivamente di evitare i pagamenti in ritardo prima che si verifichino e di inseguirli quando lo fanno. Ad esempio, è utile disporre di sistemi efficienti per verificare l'affidabilità creditizia dei clienti prima di lavorare per loro: i controlli e le referenze del credito sono due modi per vedere se il cliente ha precedenti quando si tratta di pagamenti scadenti.

"La profilazione in background sui nuovi clienti e il monitoraggio dei clienti esistenti ci aiuta a ridurre il rischio", afferma Nicola Cummins, Direttore dello sviluppo aziendale di Propack Direct Mail. "Eseguiamo sempre controlli del credito su potenziali nuovi clienti, quindi non forniremmo credito a nessun cliente se non ne fossimo soddisfatti."

Inoltre, stabilire termini di pagamento chiari e persino accettare che i ritardi di pagamento comporteranno addebiti per interessi possono motivare un cliente a pagare in tempo. Significa anche che se inizi ad aggiungere interesse a una fattura, hanno ricevuto un giusto avvertimento. Se stai assumendo un nuovo cliente in cui dovrai acquistare della carta per svolgere il lavoro, concorda i termini per coprire il costo di questo in anticipo.

Tenere il passo

Se il processo di fatturazione di un'azienda è automatizzato, è necessario impostarlo per emettere promemoria tempestivi quando i conti scadono e per creare la traccia delle prove che potrebbero essere necessarie se devi perseguire il pagamento in tribunale. Se hai i mezzi, puoi assumere personale dedicato alla fatturazione e all'inseguimento dei pagamenti o addirittura affidarlo a terzi.

L'ambiente legislativo non è perfetto, ma è molto migliorato e ci sono codici e organismi a cui puoi fare ricorso. Il Codice di pagamento rapido 2015 ha numerosi firmatari che accettano di rispettare determinate regole di pagamento, ma non è ancora obbligatorio, qualcosa per cui alcuni leader aziendali stanno spingendo. Se hai bisogno di chiedere un risarcimento, allora lo Small Business Commissioner Complaints Scheme è utile e un'alternativa al tribunale per le controversie di modesta entità.

Armato di un buon piano e di queste risorse, puoi metterti nella migliore posizione possibile per ridurre al minimo i ritardi di pagamento

Un'altra risorsa utile per le PMI è il sito web Pay On Time. Spiega la legislazione pertinente, ha un calcolatore degli interessi di mora e utili modelli standard per qualsiasi cosa, dalle fatture ai solleciti e altri passaggi fondamentali per il recupero dei crediti.

Armato di un buon piano e di queste risorse, puoi metterti nella migliore posizione possibile per ridurre al minimo i ritardi di pagamento. Nel frattempo, se l'importo di fatturazione scaduto scende in modo significativo da quella cifra di 14 miliardi di sterline, è possibile che l'ufficio del Commissario per le piccole imprese abbia effettivamente dei denti.

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Paper trail: come inseguire una fattura non pagata

Il tocco personale

Una delle chiavi per garantire un pagamento tempestivo è avere un buon rapporto di lavoro con il cliente. Mentre molte aziende si sono abituate alla facilità di emettere una fattura elettronica supponendo che venga pagata automaticamente, ci sono momenti in cui conoscere il nome e avere l'e-mail o il numero di telefono della persona responsabile del pagamento è polvere d'oro. Ottieni i termini del nome e puoi aiutare ad assicurarti che la tua fattura arrivi in cima alla pila. "Lavoriamo con il cliente per capire perché i pagamenti sono in ritardo in primo luogo e collaboriamo per trovare una soluzione", afferma Cummins.

Ricorda loro il contratto

Alcune aziende bloccheranno il pagamento dicendo che stanno aspettando di essere pagate. Ricorda loro, gentilmente all'inizio, che ti hanno incaricato di lavorare a termini concordati e che il tuo pagamento non dovrebbe essere tenuto in ostaggio a causa del modo in cui gestiscono la propria attività.

Dolce escalation

Non dovresti mai iniziare a lanciare minacce in giro se un'azienda ti paga solo leggermente in ritardo. Rischia di mettere a repentaglio una relazione futura che potrebbe essere reciprocamente vantaggiosa. Ma puoi, ovviamente, inviare loro un'e-mail di promemoria del pagamento. È necessario creare una traccia cartacea che dimostri che hai compiuto sforzi ragionevoli per recuperare il debito, nel caso in cui ne avessi bisogno in futuro.

Escalation meno delicata

Quando i pagamenti sono molto in ritardo o un cliente ritarda costantemente il pagamento fino a quando non ti stai strappando i capelli, puoi fare riferimento al Late Payments Act. Questo atto legislativo sancisce per legge il tuo diritto agli interessi per ritardi di pagamento e anche al risarcimento dei costi sostenuti per il recupero di eventuali debiti. Potresti non volerlo usare per un cliente abituale e ricorrente che ha una buona comunicazione con te, ma è vitale per i clienti recalcitranti una tantum e per quelli che costantemente ti allontanano.

L'ultima risorsa

Se hai esaurito ogni strada, dai promemoria alle lusinghe gentili, puoi intraprendere un'azione legale. A questo punto, quella traccia cartacea che hai generato è inestimabile. Devi essere in grado di dimostrare che il non pagatore ha violato i termini di pagamento concordati e anche che hai ripetutamente tentato di ottenere il pagamento. Ovviamente, la minaccia di un'azione legale potrebbe essere sufficiente per ingrassare le ruote dei pagamenti - Cummins concorda: "Abbiamo intrapreso azioni legali con i clienti in passato per cercare di accelerare i pagamenti promuovendo procedimenti giudiziari, ma non siamo mai arrivati così lontano come quello."