Proofing and Approval Cycles - Una guida pratica

Paul Sherfield offre consigli pratici su come gestire al meglio i cicli di correzione e approvazione.

"Non sembrava così sul mio schermo!"
"Non sapevo di dover controllare di nuovo tutto"
"Il mio capo non capisce queste cose"
"Hai usato il file sbagliato!"
"Cosa sto controllando?"

Se alcuni o tutti questi commenti dei clienti sono familiari, continua a leggere.

Hai un processo di approvazione delle prove documentato?

Questi tempi strani ci daranno tutto il tempo per considerare tutti i nostri metodi di lavoro, sistemi e pratiche. Sono stati adatti al tuo mix di prodotti e alle esigenze dei tuoi clienti? Saranno ancora le "migliori pratiche" quando l'attuale crisi sarà finita e torneremo tutti alla normalità che potremmo trovare difficile da riconoscere?

Un'area che i team di produzione e vendita dovrebbero prendere in considerazione è la verifica e il ciclo di approvazione associato. Sarebbe anche utile parlare con i tuoi clienti e ottenere le loro opinioni sul tuo sistema in quest'area.

A quale scopo si intende una prova e quali aree dovrebbero essere controllate dal cliente? Se questo non viene comunicato chiaramente dalla stampante, quindi, può essere frainteso dal cliente che non è a conoscenza di ciò che ci si aspetta da lui. I vostri sistemi di prova e cicli di approvazione sono adatti al vostro mercato e ai vostri prodotti e sono compresi dai vostri clienti?

   Il ciclo di verifica e approvazione dovrebbe essere adatto al mercato, ai clienti e al prodotto. Molte aree del mercato dei prodotti e della stampa, come il web to print online, utilizzeranno il soft proofing, spesso solo per i contenuti. Altri mercati come gli imballaggi, le etichette e la stampa commerciale di fascia alta potrebbero richiedere molte iterazioni di prove colore e di verifica e approvazione del contenuto.   

Pertanto, le tue soluzioni e i tuoi sistemi richiedono molta riflessione e considerazione per garantire che corrispondano ai tuoi clienti e alle esigenze del mercato.

Quest'area può causare confusione, errori e persino rielaborazioni e ristampe, ei risultati finanziari potrebbero essere controversi. Non è il modo per creare buone relazioni con i clienti!

Quindi, sei sicuro che il tuo processo di prova e approvazione non contribuisca ai problemi di cui sopra?

Diamo un'occhiata a cosa vengono utilizzate le prove, in questo caso coprendo sia le prove su schermo, sia quelle fisiche; le prove a getto d'inchiostro e in stampa utilizzando la macchina da stampa di produzione.

1. Approvazione del colore. Le prove, sia dure che morbide in quest'area sono spesso chiamate "prove contrattuali" in quanto sono considerate come una matrice di colore che il prodotto stampato deve corrispondere. Alcune aree da considerare prima:
   • Le tue prove di contratto a colori rigidi sono verificate per il flusso di lavoro del colore corretto? C'è un "adesivo" di convalida ISO 12647-7 stampato o attaccato a ciascuna prova che fornisce queste informazioni al cliente?
   • Fornite al cliente istruzioni su come visualizzare questa prova utilizzando le corrette condizioni di illuminazione basate su D50 o la loro alternativa come TL84 per negozio?
   • Come si garantisce che le prove colore a contatto siano visualizzate dal cliente su monitor con un'ampia gamma di colori, profilati e precisi con le corrette impostazioni di gestione del colore?
   • Inviate una pagina di copertina con queste prove video che forniscono dettagli su come visualizzare e approvare questi file, spesso PDF?
   • I tuoi clienti dispongono del software corretto per visualizzare e commentare le prove PDF?
   • Quanto sopra sarà compreso se queste prove vengono viste o visualizzate da altri all'interno dell'organizzazione del cliente?
2. Approvazione del contenuto, prove sia soft che hard:
   • I tuoi clienti sanno che queste prove sono solo per il contenuto, non per un'approvazione del colore accurata?
   • Questo sarà compreso se queste prove vengono viste o visualizzate da altri all'interno dell'organizzazione del cliente?
   • I tuoi clienti dispongono del software corretto per visualizzare e commentare le prove PDF?
3. Prove riviste
   • Sono per colore, contenuto o entrambi?
   • Devono essere controllate solo le aree corrette o tutti gli elementi? Ciò dipenderà dall'entità della correzione e da chi le ha eseguite e i requisiti dovrebbero essere chiariti.
   • Una copertina allegata documenta questo processo di approvazione e lo stadio raggiunto?

Il processo di approvazione
Supponiamo ora che le aree tecniche delle prove, sia hard che soft, siano state affrontate e corrette e che:

1. Tutte le prove colore fisiche del contratto hanno un'etichetta di convalida che mostra la conformità a ISO 12647-7 e il flusso di lavoro con gestione del colore, i profili utilizzati e vengono forniti consigli sulle condizioni di visualizzazione.
2. Il sistema di approvazione delle prove in atto.
3. Le prove colore sono chiaramente contrassegnate per lo scopo, per il colore, compresi gli avvertimenti sul colore del monitor, o solo per il contenuto.
4. Le prove revisionate contengono istruzioni su ciò che il cliente è tenuto a controllare.

Allora, cosa resta?

Gestire la posizione di te e del tuo cliente all'interno del processo di approvazione:

• È il primo, il secondo, il terzo ecc. Round di prove? Come viene registrato e gestito, su un giustificativo, nella borsa del lavoro?
• Chi sta eseguendo le correzioni, tu o il tuo cliente sta fornendo nuovi file corretti?
• In caso affermativo, che tipo di rimprovero richiedono, il processo di approvazione ricomincia?
• Le versioni precedenti dei file dei clienti devono essere gestite per garantire che non vi sia confusione, quindi è necessario il controllo della versione.
• L'approvazione finale del cliente deve essere chiara e documentata
• Se questa approvazione finale è subordinata al fatto che tu effettui ulteriori correzioni, dovresti considerare un'ulteriore presentazione della prova, nonostante le istruzioni del tuo cliente
• Come vengono calcolati e registrati i costi delle correzioni degli autori?
• I clienti vengono informati di questi costi prima di intervenire?
• I clienti devono approvare i costi di correzione per iscritto?

Ricorda quel vecchio detto: "C'è sempre tempo per una ristampa!".

Alcune azioni da considerare:

Applicare l'adesivo D50 alle prove colore del contratto fisico per indicare condizioni di visualizzazione errate, queste possono essere riutilizzate. Gli adesivi, se visualizzati con un'illuminazione errata, mostrano strisce di colore come mostrato nell'immagine sottostante. Se visualizzate sotto le luci D50 corrette, le strisce dovrebbero essere appena visibili.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Utilizzare adesivi di approvazione / PDF interattivi / documenti Word per approvazione / commenti / correzioni e ulteriori azioni / correzioni, ecc



Questo modulo interattivo è scaricabile per personalizzare e modificare in base alle proprie esigenze. Potrebbe essere incluso come copertina per prove PDF o come modulo cartaceo per prove fisiche. Tuttavia, un sistema di approvazione delle prove online sarebbe molto più trasparente e tracciabile, anche per le prove fisiche.

Molti visualizzatori PDF gratuiti non visualizzano correttamente un PDF di arti grafiche complesso per colore o contenuto! Acrobat Professional è il "gold standard". Quindi, consiglia sempre i clienti sui problemi di visualizzazione con altri software PDF.