Come scegliere un MIS

Il software del sistema informativo di gestione è diventato un componente essenziale nella gestione di una moderna tipografia, ma l'implementazione ne determinerà il successo.

Un Management Information System, o MIS, è probabilmente uno dei software più complessi che la maggior parte delle aziende di stampa incontrerà. E proprio come possono esserci enormi variazioni nel modo in cui lavorano le diverse tipografie e i clienti che servono, allo stesso modo non esiste un MIS unico e valido per tutti. Ciò rende difficile capire esattamente cosa può fare per te un MIS e quanto potrebbe costare. Ma forse un punto di partenza migliore è chiedersi: cosa può salvarvi un MIS correttamente implementato?

Un MIS riguarda due cose separate: informazioni aziendali e automazione del flusso di lavoro, e il collegamento di queste cose insieme dovrebbe portare a meno sprechi e quindi a maggiori profitti. Ciò vale tanto per le piccole imprese quanto per le grandi imprese.

Didascalia: Il MIS dovrebbe essere in grado di mostrare una panoramica dello stato di tutti i lavori in corso, come in questa immagine di PrintIQ.

La premessa originale alla base del software MIS era quella di fornire al management una conoscenza approfondita di tutti i costi e i problemi di un'azienda per poter prendere le giuste decisioni. L'unico modo per comprendere veramente tutte le tue entrate e uscite è utilizzare un sistema centralizzato collegato a tutto, dagli ordini in arrivo al numero di graffette che il reparto contabilità sta esaminando. Ciò significa che il principale punto di forza di un MIS non è tanto la funzionalità del software stesso, ma l'abilità che il team ha nell'integrarsi con il software di altri fornitori.

Ciò ha portato logicamente a far sì che il MIS esegua automaticamente alcuni di questi altri sistemi e determini il modo in cui i diversi lavori vengono spostati attraverso i vari reparti di produzione. Ciò significa principalmente flussi di lavoro di produzione e, in teoria, la creazione di un sistema basato su hot folder potrebbe anche consentire il passaggio automatico dei lavori da un processo a quello successivo. Ma un MIS fa molto di più. Applica automaticamente tutte le informazioni del job ticket, ove appropriato, per la stampa, la finitura o la fatturazione, senza errori o duplicazioni. Inoltre, raccoglie dati per produrre report su come sta andando l'azienda e può attivare azioni altrove, come ordinare più substrati quando necessario e indicare dove ci sono problemi, ad esempio se una particolare macchina necessita di manutenzione del previsto o se i lavori vengono bloccati in un processo o nell'altro.

Architettura modulare

La maggior parte dei MIS offre un set di funzionalità di base oltre a una serie di moduli opzionali in modo che i centri stampa possano personalizzare il MIS in base alle proprie esigenze. Sebbene la maggior parte dei MIS funzioni con diverse discipline di stampa, la maggior parte degli utenti di grande formato avrà requisiti specifici, a maggior ragione se si stampa anche su tessuti. Per lo meno, ciò significa tenere conto delle grandi dimensioni del supporto in uso, sia per i rotoli che per i supporti rigidi. Il MIS dovrebbe inoltre supportare i diversi tipi di finitura comunemente presenti nella stampa di grande formato, compreso il taglio tramite un tavolo da taglio digitale o un router, nonché l'orlatura, la saldatura, l'occhiellatura e così via.

Una caratteristica fondamentale di qualsiasi MIS è la capacità di stimare i lavori e di inviare preventivi di lavoro. Ciò significa essere in grado di tenere conto di tutti i costi rilevanti, comprese le materie prime e la manodopera del personale, nonché i costi di gestione e l'ammortamento delle attrezzature utilizzate e determinare un margine ragionevole per ciascun lavoro. In alcuni casi potrebbe essere possibile scegliere tra modi per produrre un lavoro con implicazioni diverse per la stima.


Didascalia: Il MIS dovrebbe essere in grado di mostrare una panoramica dello stato di tutti i lavori in corso, come in questa immagine di PrintIQ.

Il modulo di stima dovrebbe essere strettamente legato alla funzionalità di pianificazione e programmazione perché vuoi che il MIS scelga il metodo di produzione più efficiente quando pianifichi i lavori per quel turno, ma perderai denaro se la stima presuppone una forma di produzione più economica. Idealmente la pianificazione dovrebbe essere dinamica, in grado di aggiornarsi automaticamente per tenere conto dei nuovi lavori man mano che arrivano, in base alle date di consegna richieste e alle sinergie con altri lavori.

Ciò a sua volta presuppone che il MIS includa il proprio modulo di imposizione e raggruppamento o sia strettamente collegato a qualsiasi software di cui si disponga per questo. Ciò è particolarmente importante per i lavori di grande formato in cui è abbastanza comune avere più lavori raggruppati sugli stessi pannelli per risparmiare sui costi e molti di questi lavori avranno forme irregolari che devono essere annidati insieme. Inutile dire che il sistema dovrebbe essere in grado di distinguere tra lavori per diversi clienti. È altrettanto importante che i lavori per lo stesso cliente possano essere suddivisi in parti diverse; ad esempio, un rivenditore potrebbe desiderare lo stesso tipo di espositore ma suddiviso in diverse unità di vendita al dettaglio che potrebbero avere requisiti di dimensioni diverse. Mescolare insieme questi lavori farà risparmiare tempo e costi delle materie prime, ma il sistema deve essere in grado di separarli per la consegna e la fatturazione.

Il modulo CRM dovrebbe consentire al personale di vendita di mantenere i contatti con i clienti, trasformare i preventivi in ordini e monitorare lo stato di avanzamento di tali ordini. Come minimo ciò dovrebbe significare inseguire la consegna delle opere d'arte e garantire che tutti coloro che partecipano al ciclo di approvazione abbiano approvato le prove.

La maggior parte dei MIS include un modulo di e-commerce, anche se si sostiene che un programma Web-to-Print dedicato potrebbe essere più adatto. Dipende davvero dalle dimensioni di ogni singola attività e dal tipo di clienti a cui ti rivolgi. Alcune divisioni di grande formato faranno parte di un gruppo di stampa commerciale più ampio, o potrebbero fare affidamento su clienti che effettuano ordini una tantum e pagano con carte di credito, mentre altre potrebbero semplicemente voler consentire ai clienti abituali di effettuare ordini ripetuti su fattura. Esistono così tante varianti che il Web-to-Print necessita davvero di un articolo a parte.

Il MIS dovrebbe includere una sorta di gestione dell'inventario per garantire di non rimanere senza tutto ciò che è necessario per i lavori futuri, come un substrato particolare, nonché per l'acquisto di articoli regolari in tempo, comprese le parti di manutenzione dell'attrezzatura, per evitare eventuali ritardi minuto di panico. Idealmente questo dovrebbe estendersi anche alla gestione della propria catena di fornitura in modo da comprendere i costi dei substrati e poter trarre vantaggio dall'acquisto in blocco o da altre offerte.

Per quanto riguarda l'adempimento, il MIS dovrebbe almeno essere in grado di generare un avviso di consegna. Alcuni prenoteranno anche la consegna tramite un corriere o una società di spedizione, altri andranno ancora oltre e si collegheranno direttamente con i sistemi di diversi corrieri per elaborare la forma di consegna più conveniente in base alle esigenze del cliente, anche quando parti diverse di un lavoro devono essere inviati in luoghi diversi.

Infine, la maggior parte dei MIS avrà un modulo contabile, ma probabilmente è più comune l'integrazione con un software contabile dedicato, soprattutto considerando che la maggior parte dei software contabili è abbastanza consolidata.
In conclusione, anche se oggi la maggior parte dei fornitori di sistemi MIS commercializza il proprio software come parte di un flusso di lavoro di produzione, il vero valore di un sistema MIS risiede nella capacità di identificare i punti di forza e di debolezza di un'azienda. In definitiva, un MIS dovrebbe ripagarsi da solo contribuendo a ridurre gli sprechi e a produrre posti di lavoro in modo più efficiente.