Hoe u een MIS kiest

Managementinformatiesysteemsoftware is een essentieel onderdeel geworden van het runnen van een moderne drukkerij, maar de implementatie zal het succes ervan bepalen.

Een Management Informatie Systeem, of MIS, is waarschijnlijk een van de meest complexe stukjes software waarmee de meeste printbedrijven te maken krijgen. En net zoals er enorme verschillen kunnen bestaan in de manier waarop verschillende drukkerijen werken en de klanten die zij bedienen, bestaat er ook geen one-size-fits-all MIS dat zomaar voor iedereen werkt. Dit maakt het lastig om erachter te komen wat een MIS precies voor u kan betekenen en wat het gaat kosten. Maar misschien is een beter startpunt de vraag wat een goed geïmplementeerd MIS u kan besparen?

Een MIS gaat over twee afzonderlijke zaken – bedrijfsinformatie en workflowautomatisering – en het met elkaar verbinden van deze zaken zou moeten leiden tot minder verspilling en dus meer winst. Dit geldt net zo goed voor kleine bedrijven als voor grote ondernemingen.

Onderschrift: Het MIS zou een overzicht moeten kunnen tonen van de status van alle beschikbare opdrachten, zoals in deze afbeelding van PrintIQ.

Het oorspronkelijke uitgangspunt achter MIS-software was om het management een grondig inzicht te geven in alle kosten en problemen in een bedrijf, zodat het de juiste beslissingen kon nemen. De enige manier om al uw inkomsten en uitgaven echt te begrijpen, is door een gecentraliseerd systeem te gebruiken dat met alles is verbonden, van de bestellingen die binnenkomen tot het aantal paperclips dat de boekhoudafdeling verwerkt. Dit betekent dat het belangrijkste verkoopargument achter een MIS niet zozeer de functionaliteit van de software zelf is, maar de vaardigheid die het team heeft bij het integreren met de software van andere leveranciers.

Dat heeft er logischerwijs toe geleid dat het MIS sommige van die andere systemen automatisch laat draaien en bepaalt hoe de verschillende opdrachten door de verschillende productieafdelingen worden gepusht. Dit betekent meestal productieworkflows en in theorie zou het opzetten van een systeem op basis van hot folders het ook mogelijk kunnen maken dat opdrachten automatisch van het ene proces naar het volgende worden doorgegeven. Maar een MIS doet veel meer dan dat. Het past indien nodig automatisch alle informatie uit de opdrachtbon toe voor het afdrukken, afwerken of factureren, zonder fouten of doublures. Daarnaast verzamelt het gegevens om rapporten te produceren over hoe het bedrijf draait, en kan het acties elders in gang zetten, zoals het bestellen van meer substraten wanneer dat nodig is en het aangeven waar er problemen zijn, zoals of een bepaalde machine onderhoud nodig heeft dan verwacht of of er werkzaamheden nodig zijn worden opgehouden in een of ander proces.

Modulaire architectuur

De meeste MIS bieden een basispakket aan functies plus een aantal optionele modules, zodat drukkerijen het MIS kunnen afstemmen op hun eigen behoeften. Hoewel de meeste MIS in verschillende printdisciplines zullen werken, zullen de meeste grootformaatgebruikers specifieke vereisten hebben, vooral als u ook op textiel print. Dit betekent op zijn minst dat er rekening gehouden moet worden met de grote substraatformaten die in gebruik zijn, zowel voor rollen als voor harde media. Het MIS moet ook de verschillende soorten afwerkingen ondersteunen die vaak voorkomen bij grootformaat printen, inclusief snijden via een digitale snijtafel of router, maar ook zomen, lassen, oogjes maken, enzovoort.

Een fundamenteel kenmerk van elk MIS is de mogelijkheid om opdrachten te schatten en offertes voor werk te verzenden. Dit betekent dat u rekening moet kunnen houden met alle relevante kosten, inclusief de grondstoffen en de arbeid van het personeel, evenals de bedrijfskosten en afschrijvingen van de gebruikte apparatuur, en dat u voor elke taak een redelijke marge moet bepalen. In sommige gevallen kan er een keuze zijn uit verschillende manieren om een taak te produceren, met verschillende implicaties voor de schatting.


Onderschrift: Het MIS zou een overzicht moeten kunnen tonen van de status van alle beschikbare opdrachten, zoals in deze afbeelding van PrintIQ.

De schattingsmodule moet nauw verbonden zijn met de plannings- en planningsfunctie, omdat u wilt dat het MIS de meest efficiënte productiemethode kiest bij het plannen van taken voor die dienst, maar u verliest geld als de schatting uitgaat van een goedkopere productievorm. Idealiter zou de planning dynamisch moeten zijn en automatisch kunnen worden bijgewerkt om rekening te houden met nieuwe opdrachten zodra deze binnenkomen, op basis van de vereiste leverdata en synergieën met andere opdrachten.

Hierbij wordt ervan uitgegaan dat het MIS een eigen impositie- en combinatiemodule bevat, of nauw verbonden is met de software die u hiervoor heeft. Dit is vooral belangrijk voor werk op groot formaat, waarbij het vrij gebruikelijk is om meerdere opdrachten op hetzelfde bord te hebben om kosten te besparen. Veel van deze opdrachten hebben onregelmatige vormen die in elkaar moeten worden genest. Het spreekt voor zich dat het systeem onderscheid moet kunnen maken tussen opdrachten voor verschillende opdrachtgevers. Het is net zo belangrijk dat opdrachten voor dezelfde klant in verschillende delen kunnen worden opgesplitst. Een detailhandelaar wil bijvoorbeeld hetzelfde type display, maar verdeeld over verschillende winkelunits die mogelijk verschillende eisen stellen aan de afmetingen. Het combineren van deze opdrachten bespaart tijd en grondstofkosten, maar het systeem moet ze kunnen scheiden voor levering en facturering.

De CRM-module moet het verkooppersoneel in staat stellen contact te onderhouden met klanten, offertes om te zetten in bestellingen en de voortgang van die bestellingen te volgen. Dat zou op zijn minst moeten betekenen dat je de kunstwerken moet opsturen voor levering en ervoor moet zorgen dat iedereen in de goedkeuringscyclus de proefdrukken heeft ondertekend.

De meeste MIS bevatten een e-commercemodule, hoewel er sommigen beweren dat een speciaal Web-to-Print-programma geschikter zou kunnen zijn. Het hangt echt af van de omvang van elk afzonderlijk bedrijf en het soort klanten waarvoor u zich bedient. Sommige grootformaatdivisies zullen deel uitmaken van een bredere commerciële printgroep, of kunnen afhankelijk zijn van klanten die eenmalige bestellingen plaatsen en met creditcards betalen, terwijl andere de vaste klanten alleen maar in staat willen stellen nabestellingen op rekening te plaatsen. Er zijn zoveel varianten dat Web-to-Print eigenlijk een apart artikel nodig heeft.

Het MIS zou een soort voorraadbeheer moeten omvatten om ervoor te zorgen dat u niet zonder alles komt te zitten dat nodig is voor komende klussen, zoals een bepaald substraat, maar ook voor het op tijd kopen van reguliere artikelen, inclusief onderhoudsonderdelen voor apparatuur, om eventuele laatste uitgaven te voorkomen. minuut paniek. Idealiter zou dit zich ook moeten uitstrekken tot het beheren van uw eigen toeleveringsketen, zodat u de kosten van substraten begrijpt en kunt profiteren van bulkaankopen of andere aanbiedingen.

Als het om de uitvoering gaat, zou de MIS op zijn minst een leveringsbericht moeten kunnen genereren. Sommigen boeken de bezorging ook bij een koerier of postbedrijf, en sommigen gaan nog een stap verder en maken rechtstreeks verbinding met de systemen van verschillende koeriersbedrijven om de meest kosteneffectieve bezorgvorm uit te werken op basis van de eisen van de klant, ook wanneer verschillende onderdelen van een taak moeten naar verschillende locaties worden verzonden.

Ten slotte zullen de meeste MIS-systemen een boekhoudmodule hebben, maar het is waarschijnlijk gebruikelijker om te integreren met speciale boekhoudsoftware, vooral gezien het feit dat de meeste boekhoudsoftware behoorlijk goed ingeburgerd is.
Concluderend: hoewel de meeste MIS-leveranciers hun software tegenwoordig op de markt brengen als onderdeel van een productieworkflow, ligt de werkelijke waarde van een MIS in het vermogen om de sterke en zwakke punten in een bedrijf te identificeren. Uiteindelijk moet een MIS zichzelf terugbetalen door verspilling tegen te gaan en efficiënter banen te creëren.