Waarom heeft automatisering procesbeheersing nodig?

De digitale printindustrie streeft ernaar om meer geautomatiseerd te worden. Sonja Angerer benadrukt het belang van procesbeheersing en dat zonder procesbeheersing de grafische industrie moeite zal hebben om vooruitgang te boeken.

De laatste jaren is het onderwerp ‘workflow’ steeds belangrijker geworden in het drukwerk. Dit komt doordat er inmiddels veel geschikte softwareoplossingen beschikbaar zijn. Aan de andere kant zorgen stijgende kosten, een tekort aan geschoolde arbeidskrachten en een groeiend milieubewustzijn ervoor dat drukkerijen zo efficiënt mogelijk willen produceren.

Het woord ‘workflow’ bestrijkt echter een breed spectrum. Wikipedia definieert ‘workflow’ als een ‘ruimtelijke en temporele opeenvolging van functioneel, fysiek of technisch gerelateerde werkprocessen op een werkplek’. Voor de digitale printindustrie heeft de workflow bij het printen op folie, karton of papier heel verschillende betekenissen in het totale proces. Dit varieert van marketing tot verkoop en van administratieve taken zoals projectmanagement, nacalculatie en facturatie, werk- en gegevensvoorbereiding tot logistiek.

Wat ze allemaal gemeen hebben, is dat de workflows in de afzonderlijke gebieden zeer complex zijn. Dit maakt het tot een 'black box' voor medewerkers van andere afdelingen en zelfs voor het management, bijvoorbeeld een proces dat van buitenaf vrij ondoorgrondelijk is. Dit maakt het soms lastig om de deelgebieden te automatiseren en zodanig met elkaar te verbinden dat er een geïntegreerd productieproces ontstaat.

CAPTION: Margedruk, een tekort aan geschoold personeel en milieuregels dwingen de grafische industrie tot automatisering. Krediet: S. Angerer

Automatisering als proces

De overdracht van werkprocessen naar machines of software, die zelfstandig kunnen worden uitgevoerd, leidt vaak tot onzekerheid bij werknemers in bedrijven. Werknemers zijn vaak bang dat workflows en automatisering hun baan kunnen vervangen.

Om automatisering te laten werken, moet aan verschillende voorwaarden worden voldaan. Dit zijn:

• Een duidelijke definitie van de doelen en vereisten van automatisering, en hoe succes zal worden gemeten.
• Zorgvuldige analyse van bestaande processen en hun geschiktheid voor automatisering. Om dit te doen, moet het bedrijf eerst de huidige processen documenteren.
• Identificeer geschikte technologieën en methoden voor automatisering. Dit kunnen robots, sensoren, kunstmatige intelligentie en digitale platforms zijn. Soms zijn het alleen maar slimme veranderingen in de workflow.
• Implementatie van automatisering, rekening houdend met de technische, organisatorische en juridische aspecten.
• Betrek, train en motiveer medewerkers die worden beïnvloed door of naar verwachting de automatisering zullen ondersteunen.

Een automatiseringsproces moet niet worden gezien als een eenmalige inspanning, het moet continu worden gemonitord en verbeterd. Procesbeheersing wordt gebruikt om regelmatig de kwaliteit van geautomatiseerde processen te beoordelen, feedback te verkrijgen, problemen op te lossen en mogelijkheden voor verbetering te identificeren en te implementeren.

CAPTION: Wanneer processen voortdurend worden gemonitord, kan de workflow eenvoudig worden aangepast en verbeterd. Krediet: S. Angerer

Procesbeheersing: automatisering met overzicht

Procesbeheersing is het vermogen om gegevens over elke stap van de workflow te verzamelen, organiseren en visualiseren. Hierdoor kunnen problemen worden vermeden, wat uiteindelijk leidt tot prestatieverbetering.

Om een workflow te automatiseren, moet je deze eerst begrijpen. Om dit te doen zijn gegevens nodig die laten zien hoe elke stap van het proces werkt, hoeveel tijd en middelen het kost en welke resultaten het oplevert. Deze gegevens moeten echter ook voorbereid zijn om trends, patronen en afwijkingen aan het licht te brengen.

Kunstmatige Intelligentie (AI) wordt steeds vaker geïmplementeerd in software voor procesbesturing. Dit komt omdat AI het mogelijk maakt om tendensen te identificeren en moeilijkheden te voorspellen die niet gemakkelijk door een mens kunnen worden opgemerkt. Procesbeheersing stelt medewerkers op alle niveaus in staat de relevante gegevens te gebruiken om beslissingen te nemen, te handelen en de kwaliteit te waarborgen.

Procesbeheersing is niet alleen voorbehouden aan het management. Als via AI blijkt dat het printsubstraat opraakt, of als de medewerkers op een afdeling de orderpiek niet op tijd kunnen verwerken, is er zeer waarschijnlijk nog tijd om te reageren. Dit bespaart moeite en geld. Maar bovenal kan een efficiënte procescontrole door een toekomstgerichte planning frustratie bij het personeel van een drukkerij helpen voorkomen.

De controle terugnemen

Voor drukkerijen is het vaak moeilijk om zelf uitgebreide automatiseringsprocessen te implementeren. Daarom is het zinvol om partners met ervaring in de branche aan boord te halen, zoals een consultant. Veranderingen moeten immers in gang worden gezet en, belangrijker nog, worden voortgezet. Dit is vaak veel gemakkelijker gezegd dan gedaan. De meeste mensen zijn afkerig van verandering, en zelfs degenen die deze graag omarmen, hebben mogelijk hulp nodig bij het aanpassen.

De combinatie van automatisering en procesbeheersing lijkt voor sommige mensen te rigide en inflexibel. Daarom is het belangrijk dat alle betrokkenen zich gehoord en begrepen voelen. Het is belangrijk dat iedereen zijn zegje kan doen.

Met de juiste participatie hebben alle medewerkers het gevoel dat ze meer controle hebben over hun werkplek en de balans tussen werk en privéleven . Dit maakt automatisering tot een succes waar iedereen graag aan meewerkt.

Ontdek de nieuwste innovaties op het gebied van automatisering op FESPA Global Print Expo 2024 , Europa's toonaangevende print- en signage-beurs. Vindt plaats van ¹⁹ – ²² maart 2024 in de RAI Amsterdam, Nederland. Registreer je hier om te bezoeken en gebruik promocode FESJ406 voor 30 euro korting.