Waarom is het specificeren van opdrachten belangrijk voor het runnen van een drukkerij?

Nessan Cleary bespreekt het belang van het specificeren van banen en de rol die dit speelt in het succes van drukkerijen.

Veel drukkers realiseren zich niet hoe belangrijk het is om een opdracht goed in te schatten bij het maken van offertes, of hoeveel vaardigheid er zit in het correct specificeren van alle verschillende elementen waarmee rekening moet worden gehouden.

Er is een goed argument om jezelf te beperken tot het aanbieden van een standaard productlijst, zoals posters of banners, en klanten alleen maar te vragen het formaat en aantal te kiezen. Door deze aanpak kun je een standaard prijslijst opstellen, zodat de klant precies weet hoeveel zijn bestelling gaat kosten en jij precies weet wat de winstmarge op die klussen is. Dit betekent ook dat u slechts een standaardset materialen en verbruiksartikelen op voorraad hoeft te houden, wat het voorraadbeheer aanzienlijk vereenvoudigt.

Grootformaatwerk wordt echter vaak gekenmerkt door kleine oplagen, op maat gemaakte opdrachten met enorme variaties van de ene bestelling tot de andere. Deze klussen zullen volledig gespecificeerd moeten worden om een inschatting van uw kosten te kunnen maken en een offerte die zowel enige speelruimte als een waardevolle winstmarge biedt. Dus, wat zijn de factoren waarmee rekening moet worden gehouden?

Misschien wel het belangrijkste element is hoe u uw eigen werk waardeert en hoeveel winstmarge u voor elke baan wilt instellen. De verleiding is groot om de kosten te minimaliseren om werk binnen te halen, maar het bedrijf zal niet overleven als je geen behoorlijke winst maakt en bovendien je kosten dekt. Een even hoge prijs zorgt er alleen maar voor dat klanten ergens anders heen gaan. De prijs hangt dus uiteindelijk af van de waarde die u de klanten biedt. Daar hoort geen fatsoenlijke printkwaliteit of een fantastische service bij, want klanten verwachten dit vanzelfsprekend en alle concurrenten zullen ook beweren dat ze deze dingen leveren. Maar wat uw USP ook is, het zal de winstmarge bepalen. Al het andere kan eenvoudig worden berekend in termen van kosten voor u.

Onderschrift: Naast de bedrijfskosten van de machine zijn er ook de verbruiksartikelen, waaronder inkt en media. Afbeelding tegoed: Nessan Cleary

Laten we beginnen met het afdrukken zelf. Veel drukkerijen hebben meerdere machines, waarvan er vele in staat lijken om vergelijkbare taken uit te voeren, als u over meerdere flatbeds of rolinvoerprinters beschikt. Maar in de praktijk zullen de operators een heel duidelijk idee hebben van welke machines het meest geschikt zijn voor bepaalde taken, wat kan zijn omdat de ene rolinvoer kieskeuriger is dan de andere met een bepaald substraat, of omdat de ene flatbed betere huidtinten produceert dan de andere. . Maar aan al die verschillende machines zijn verschillende kosten verbonden. En de gebruikte afdrukmodus heeft ook invloed op de tijd die nodig is om de afdruk te maken. Het is dus belangrijk dat er een goede communicatie is tussen de medewerkers van de klantenservice die een offerte opstellen, en de productiemedewerkers die daadwerkelijk de klus gaan klaren, om er zeker van te zijn dat de offerte aansluit bij de productie.

Houd ook rekening met de hoeveelheid afval die een bepaalde printer kan produceren, zoals de hoeveelheid die wordt gebruikt op de voorrand van een rol om op de opwikkelspoel te rijgen. Dit klinkt misschien als een verwaarloosbaar bedrag, maar als je routinematig een paar meter verliest aan het begin en einde van elke rol, dan zal dat oplopen.

Alle inkjetprinters hebben een zekere mate van reiniging nodig om te voorkomen dat de spuitmondjes verstopt raken. Dat zou kunnen betekenen dat u aan het begin of einde van elke dienst de hoofden handmatig moet afvegen. Maar het kan ook betekenen dat u tijdens een dienst moet stoppen om de koppen schoon te maken, wat de productietijd vergroot, en het kan zijn dat de printer een bepaalde hoeveelheid inkt gebruikt als onderdeel van de reinigingsroutine, wat de bedrijfskosten van de machine zal verhogen. .

Het andere waar u rekening mee moet houden, is de hoeveelheid energie die de printer verbruikt. Een UV-printer met LED-lampen zal relatief lage energiekosten hebben, maar een UV-printer met kwiklampen zal stand-by moeten blijven om ervoor te zorgen dat de lampen klaar zijn om uit te harden. Ook een printer met inkt op waterbasis, inclusief hars of latex, zal veel energie nodig hebben om de afdrukken te drogen.

Verbruiksartikelen

Het gebruikte substraat zal een van de grootste kostenposten van elke klus zijn en veel klanten willen mogelijk opties met verschillende media, afhankelijk van wat ze proberen te bereiken en hoe prijsgevoelig ze zijn. Het zou relatief eenvoudig moeten zijn om te berekenen hoeveel vierkante meter u van een bepaald materiaal nodig heeft voor een bepaalde taak, waarbij u er rekening mee moet houden dat u rekening moet houden met het hele vel of de hele breedte, inclusief eventuele afsnijdingen. Voor sommige klussen zijn mogelijk ook extra materialen nodig, zoals laminaat of oogjes.

Dan zijn er ook nog de banen die uit meerdere kleinere onderdelen bestaan die samengevoegd of genest kunnen worden. Hoe efficiënter de gebruikte nesting, des te minder media er wordt verspild, dus hiermee moet in elke prijsopgave rekening worden gehouden.

De meeste RIP-software vertelt u hoeveel inkt er voor een bepaalde taak is gebruikt, en op basis hiervan zou het mogelijk moeten zijn om een gemiddelde te berekenen van het inktverbruik per vierkante meter voor elke printer die u tot uw beschikking heeft. Dit kan variëren van de ene afdrukmodus tot de andere, waarbij hogere kwaliteitsmodi gebruikmaken van meer passages en meer inkt verbruiken. Eventuele speciale inkten, zoals wit, maar ook neonkleuren of metallics, zullen ook duurder zijn dan de standaardproceskleuren. Gelukkig kunnen sommige RIP's inschatten hoeveel inkt een taak zal gebruiken zonder daadwerkelijk iets af te drukken.

Onderschrift: U moet alle vaste kosten meetellen, zoals personeelslonen, kantoorkosten en huur. Afbeelding tegoed: Nessan Cleary

Uiteraard moet u ook rekening houden met uw vaste kosten, bijvoorbeeld de huur van uw pand plus de kosten voor verwarming en verlichting, maar ook de leasing en het onderhoud van voertuigen, en uiteraard de lonen van het personeel, maar ook de kosten voor kantoorbeheer en HR. . Elke schatting zal een vergoeding moeten bevatten om deze verborgen kosten te dekken.
Dan zijn er de kosten van uitvoering. Mogelijk moet u de taak ook installeren, wat kan betekenen dat u deze uitbesteedt aan een aannemer. Het kan zijn dat u de klus zelfs moet afbreken als deze klaar is, en de materialen moet weggooien.

Ten slotte willen sommige drukkerijen overwegen om de milieukosten of voetafdruk van elke opdracht te berekenen. Dit is misschien niet gebruikelijk bij het maken van een schatting of het specificeren van hoe een taak zal worden afgedrukt, maar het zal in de toekomst waarschijnlijk een grotere rol gaan spelen naarmate meer klanten merken dat ze rekening moeten houden met hun ecologische voetafdruk. Als u enige vorm van koolstofcompensatieprogramma gebruikt, moet dat hier ook worden opgenomen.

Kortom, het is absoluut essentieel voor elk bedrijf om zowel de kosten onder controle te kunnen houden als de waarschijnlijke winsten te kunnen plannen. Het goed kunnen specificeren van opdrachten is hier dus een belangrijk onderdeel van, omdat u hierdoor onaangename verrassingen kunt voorkomen als u de kosten bij elkaar optelt nadat u die opdrachten hebt geproduceerd.