Jak wybrać MIS

Oprogramowanie Systemu Informacji Zarządczej stało się zasadniczym elementem prowadzenia nowoczesnej drukarni, jednak jego wdrożenie zadecyduje o powodzeniu.

System informacji zarządczej (MIS) to prawdopodobnie jeden z najbardziej złożonych programów, z jakim spotyka się większość firm poligraficznych. I tak jak mogą istnieć ogromne różnice w sposobie pracy różnych drukarni i obsługiwanych przez nich klientów, tak nie ma jednego uniwersalnego systemu zarządzania informacjami, który będzie działał od razu dla każdego. Utrudnia to dokładne określenie, co system MIS może dla Ciebie zrobić i ile może to kosztować. Być może jednak lepszym punktem wyjścia jest zadanie sobie pytania, co może uratować właściwie wdrożony system MIS?

System MIS dotyczy dwóch odrębnych rzeczy – informacji biznesowych i automatyzacji przepływu pracy – a połączenie tych rzeczy powinno prowadzić do mniejszej ilości odpadów, a tym samym większych zysków. Dotyczy to w równym stopniu małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw.

Podpis: System MIS powinien być w stanie wyświetlić przegląd stanu wszystkich bieżących zadań, jak na tym obrazie z PrintIQ.

Pierwotnym założeniem oprogramowania MIS było umożliwienie kierownictwu dokładnego zrozumienia wszystkich kosztów i problemów występujących w przedsiębiorstwie, co umożliwiłoby podejmowanie właściwych decyzji. Jedynym sposobem, aby naprawdę zrozumieć wszystkie swoje przychody i wydatki, jest użycie scentralizowanego systemu, który jest połączony ze wszystkim, od wpływających zamówień po liczbę spinaczy, przez które przechodzi dział księgowości. Oznacza to, że główną zaletą systemu MIS jest nie tyle funkcjonalność samego oprogramowania, ile umiejętność zespołu w zakresie integracji z oprogramowaniem innych dostawców.

Logicznie rzecz biorąc, prowadziło to do tego, że system MIS automatycznie uruchamia niektóre z tych innych systemów i określa, w jaki sposób różne zadania są przepychane przez różne działy produkcyjne. Oznacza to głównie przepływy pracy w produkcji i teoretycznie skonfigurowanie systemu opartego na gorących folderach mogłoby również pozwolić na automatyczne przekazywanie zadań z jednego procesu do drugiego. Ale MIS potrafi znacznie więcej. W stosownych przypadkach automatycznie wykorzystuje wszystkie informacje z karty pracy do drukowania, wykańczania lub fakturowania, bez żadnych błędów i powielania. Ponadto gromadzi dane w celu tworzenia raportów na temat funkcjonowania firmy i może inicjować działania gdzie indziej, takie jak zamawianie większej liczby substratów w razie potrzeby, a także wskazanie miejsc, w których występują problemy, na przykład czy konkretna maszyna wymaga konserwacji niż oczekiwano lub czy miejsca pracy są wstrzymywane w tym czy innym procesie.

Architektura modułowa

Większość systemów MIS oferuje podstawowy zestaw funkcji oraz szereg opcjonalnych modułów, dzięki czemu drukarnie mogą dostosować system MIS do własnych potrzeb. Chociaż większość systemów MIS będzie pracować w różnych dziedzinach druku, większość użytkowników wielkoformatowych będzie miała specyficzne wymagania, tym bardziej, jeśli drukujesz także na tekstyliach. Oznacza to przynajmniej uwzględnienie dużych rozmiarów stosowanych podłoży, zarówno w przypadku rolek, jak i nośników sztywnych. System MIS powinien także obsługiwać różne rodzaje wykańczania powszechnie spotykane w druku wielkoformatowym, w tym cięcie za pomocą cyfrowego stołu do cięcia lub routera, a także obszywanie, spawanie, oczka i tak dalej.

Podstawową cechą każdego systemu MIS jest możliwość wyceny zleceń i przesyłania wycen. Oznacza to możliwość uwzględnienia wszystkich odpowiednich kosztów, w tym surowców i robocizny personelu, a także kosztów bieżących i amortyzacji używanego sprzętu, a także określenie rozsądnej marży dla każdego zadania. W niektórych przypadkach może istnieć wybór sposobów wykonania zadania, co może mieć różne konsekwencje dla oszacowania.


Podpis: System MIS powinien być w stanie wyświetlić przegląd stanu wszystkich bieżących zadań, jak na tym obrazie z PrintIQ.

Moduł szacowania powinien być ściśle powiązany z funkcją planowania i harmonogramowania, ponieważ chcesz, aby system MIS wybrał najbardziej wydajną metodę produkcji podczas planowania zadań na tę zmianę, ale stracisz pieniądze, jeśli w szacunkach założono tańszą formę produkcji. W idealnym przypadku harmonogram powinien być dynamiczny i umożliwiać automatyczną aktualizację w celu uwzględnienia nowych zleceń w miarę ich pojawiania się, w oparciu o wymagane terminy realizacji i synergię z innymi zadaniami.

To z kolei zakłada, że MIS albo zawiera własny moduł impozycji i grupowania, albo jest ściśle powiązany z dowolnym oprogramowaniem do tego przeznaczonym. Jest to szczególnie ważne w przypadku prac wielkoformatowych, gdzie dość powszechne jest łączenie wielu zadań na tych samych tablicach, aby zaoszczędzić koszty, a wiele z tych zadań będzie miało nieregularne kształty, które należy zagnieździć razem. Jest rzeczą oczywistą, że system powinien być w stanie rozróżnić zadania dla różnych klientów. Równie ważne jest, aby zadania dla tego samego klienta można było podzielić na różne części, na przykład sprzedawca detaliczny może chcieć tego samego rodzaju ekspozycji, ale podzielić ją na różne jednostki handlowe, które mogą mieć różne wymagania dotyczące wielkości. Łączenie tych zadań pozwoli zaoszczędzić czas i koszty surowców, ale system musi mieć możliwość ich rozdzielenia na potrzeby dostawy i fakturowania.

Moduł CRM powinien umożliwiać pracownikom sprzedaży kontakt z klientami, przekształcanie ofert w zamówienia i śledzenie postępu realizacji tych zamówień. Powinno to co najmniej oznaczać poszukiwanie dzieł sztuki do dostarczenia i upewnienie się, że wszyscy w pętli zatwierdzania podpisali się na wydrukach próbnych.

Większość systemów MIS zawiera moduł handlu elektronicznego, choć istnieją pewne argumenty, że bardziej odpowiedni byłby dedykowany program do drukowania w sieci Web. To naprawdę zależy od skali każdej firmy i rodzaju klientów, których obsługujesz. Niektóre oddziały wielkoformatowe staną się częścią szerszej grupy druku komercyjnego lub będą polegać na tym, że klienci będą składać zamówienia jednorazowe i płacić kartami kredytowymi, podczas gdy inne będą po prostu chciały umożliwić stałym klientom składanie kolejnych zamówień na koncie. Jest tak wiele odmian, że Web-to-Print naprawdę potrzebuje osobnego artykułu.

System MIS powinien obejmować pewnego rodzaju zarządzanie zapasami, aby mieć pewność, że nie zabraknie Ci niczego, co jest potrzebne do nadchodzących zadań, np. określonego podłoża, a także terminowego zakupu regularnych artykułów, w tym części do konserwacji sprzętu, aby uniknąć ostatnich minutowa panika. W idealnym przypadku powinno to obejmować również zarządzanie własnym łańcuchem dostaw, tak aby można było zrozumieć koszty substratów i móc skorzystać z zakupów hurtowych lub innych ofert.

Jeśli chodzi o realizację, system MIS powinien przynajmniej być w stanie wygenerować powiadomienie o dostawie. Niektórzy rezerwują również dostawę u firmy kurierskiej lub pocztowej, a niektórzy idą jeszcze dalej i łączą się bezpośrednio z systemami różnych firm kurierskich, aby opracować najbardziej opłacalną formę dostawy w oparciu o wymagania klienta, w tym w przypadku różnych części zadania muszą być wysyłane do różnych lokalizacji.

Wreszcie, większość systemów MIS będzie posiadała moduł księgowy, ale prawdopodobnie bardziej powszechna jest integracja z dedykowanym oprogramowaniem księgowym, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że większość programów księgowych jest dość dobrze ugruntowana.
Podsumowując, chociaż większość dostawców rozwiązań MIS sprzedaje obecnie swoje oprogramowanie jako część procesu produkcyjnego, prawdziwa wartość systemu MIS polega na możliwości zidentyfikowania mocnych i słabych stron firmy. Ostatecznie system informatyczny powinien się zwrócić, pomagając w ograniczaniu ilości odpadów i efektywniejszym tworzeniu miejsc pracy.