Jakie są kluczowe wskaźniki wydajności w branży poligraficznej?

Nessan Cleary dzieli się różnymi kluczowymi wskaźnikami wydajności, które są podstawą udanego prowadzenia działalności poligraficznej. Te KPI można śledzić codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Śledząc te KPIS, Twoja firma może generować większe zyski.

Każda firma, także ta świadcząca usługi druku wielkoformatowego, istnieje po to, aby przynosić zyski. Teoretycznie kondycję przedsiębiorstwa można sprawdzić poprzez jego bilans. Jednak sukces w biznesie poligraficznym to nie tylko liczby. Dlatego sensowne jest zidentyfikowanie szeregu kluczowych wskaźników wydajności lub KPI, które można śledzić w czasie, aby zapewnić dobrą kondycję firmy, niezależnie od tego, czy dzieje się to codziennie, co tydzień, czy co miesiąc. Co ważniejsze, możesz wykorzystać te KPI, aby wyeliminować problemy i zwiększyć zyski.

Jednak nie ma czegoś takiego jak standardowa firma poligraficzna, ponieważ każda z nich oferuje inny zestaw usług i inną propozycję wartości dla klientów. Kluczem do tego podejścia jest więc dobór odpowiedniego KPI, który będzie odpowiadał celom Twojego biznesu. Prawdopodobnie będzie to połączenie informacji finansowych, produkcyjnych i logistycznych. Przyzwoity system informatyczny powinien pomóc w większości tych kwestii, ale może się okazać, że potrzebne będą inne źródła, aby głębiej zagłębić się w niektóre obszary, takie jak problemy ze sprzętem produkcyjnym, rachunkami lub realizacją zamówień. To powiedziawszy, nie wybieraj zbyt wielu wskaźników KPI, bo utoniesz w danych.

Obroty

Dwa główne czynniki napędzające każdą firmę to zwiększanie przychodów i obniżanie kosztów. Zatem pierwszym KPI, na który należy zwrócić uwagę, jest sprzedaż, a dobrym punktem wyjścia jest średni koszt pozyskania nowych klientów. Każda firma będzie miała klientów, którzy są bardziej wymagający niż inni. Warto więc śledzić, ile kosztuje każdy klient, zarówno pod względem finalizacji każdej sprzedaży, jak i stopnia zarządzania klientami wymaganego w przypadku wszystkich zamówień, w tym czasu poświęconego na naprawianie problemów z plikami, a następnie porównać to z przychodami z tych klienci. Może to wskazywać, że niektórzy klienci po prostu sprawiają więcej kłopotów, niż są tego warci, ale równie dobrze może wskazywać tych, z których warto skorzystać, a także rosnące trendy w poszczególnych zastosowaniach.

Podpis: Oprócz drukarek, takich jak ta P5 350HSR, firma Durst oferuje również usługę analityczną, która współpracuje z jej drukarkami i przepływami pracy, aby pomóc klientom zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywane są ich maszyny. ©Nessan Cleary

Warto sprawdzić, skąd pochodzi ta sprzedaż, np. z systemu web-to-print, z kampanii marketingowej lub z postów w mediach społecznościowych. Może to pomóc w określeniu najlepszego sposobu wydania pieniędzy na marketing lub zaprzestaniu marnowania zasobów na nieskuteczne kampanie.

Uskarżanie się

Dobrym pomysłem jest również śledzenie liczby skarg i kosztów ich rozpatrzenia. Pomocne może być sprawdzenie, czy istnieje wspólny temat, na przykład kolorowe wydruki na jednej drukarce lub być może problem personelu, który można rozwiązać dzięki dłuższemu szkoleniu.

Ukończone zadania

Dobrze jest także śledzić, ile zleceń zostało ukończonych i dostarczonych na czas.

Istnieje wiele różnych wskaźników, które można zmierzyć w całym dziale produkcyjnym, więc sztuką jest zidentyfikować tylko te kluczowe, które dadzą dokładny obraz tego, jak dobrze funkcjonuje dział produkcyjny. Większość urządzeń drukujących może generować mnóstwo informacji, od zużycia atramentu po kody błędów, do których dostęp powinien być możliwy za pośrednictwem protokołu RIP lub integracji z systemem MIS. Producenci coraz częściej próbują pobierać opłaty za udostępnianie tych informacji, zwykle w ramach ciągłej usługi analizy danych, ale będzie to miało ograniczoną wartość, chyba że obejmie wszystkie używane urządzenia drukujące, co umożliwi ich porównanie.

Wykorzystanie sprzętu

Jednym z najważniejszych wskaźników jest wykorzystanie każdej ceny sprzętu, ponieważ żadne z tych urządzeń nie będzie zarabiać, gdy będzie leżało bezczynnie. Może to pomóc w zidentyfikowaniu wąskich gardeł, jeśli na przykład stół do cięcia czeka na zakończenie zadań drukowania lub jeśli konfiguracja niektórych urządzeń zajmuje trochę czasu, np. trzeba zmienić narzędzia na stole do cięcia lub zakleić taśmą określone rodzaje mediów na drukarce płaskiej. Powinno to również wyeliminować wszelkie problemy ze sprzętem, jeśli poszczególne urządzenia mają ponadprzeciętne problemy z konserwacją lub jeśli niektóre urządzenia mają specyficzne wymagania związane z przygotowaniem do druku, które ograniczają elastyczność w reorganizacji przepływów pracy w krótkim czasie.

Rzeczywiste marże a szacunki

Kolejnym przydatnym KPI, na który warto zwrócić uwagę, jest porównanie rzeczywistych marż na poszczególnych stanowiskach z szacunkami. Nierzadko w szacunkach zakłada się, że zlecenie zostanie wykonane w określony sposób, a zespół produkcyjny przyjmuje inne podejście, co może zmienić koszty, a tym samym marże tego zadania. Być może po drodze pojawiły się problemy i koszty dodatkowe, ale tak czy inaczej chcesz, aby szacunkowe i rzeczywiste koszty były jak najbardziej zbliżone, aby uniknąć jakichkolwiek kłótni z klientami.

Finanse

Jest rzeczą oczywistą, że należy zwracać uwagę na kondycję finansową spółki
przedsiębiorstwa, uwzględniając całkowity zysk i stopień wzrostu w skali roku. Przydatne może być podzielenie tego na każdą aplikację lub grupę produktów, aby sprawdzić, które części firmy są bardziej dochodowe. Warto także śledzić średni czas płacenia faktur przez klientów i koszty dochodzenia tych płatności.

Podpis: Większość systemów MIS, takich jak PrintIQ, może pomóc klientom w skonfigurowaniu listy wskaźników KPI do monitorowania.

Obecnie niewiele firm może sobie pozwolić na ignorowanie ogólnego zrównoważonego rozwoju. Istnieją dwa główne aspekty zrównoważonego rozwoju. Pierwszym z nich jest po prostu ograniczenie ilości odpadów, co bezpośrednio obniża koszty. Oznacza to śledzenie sposobu wykorzystania zasobów, takich jak ogrzewanie i energia elektryczna. Przejście na bardziej wydajny system do zagnieżdżania lub łączenia może pomóc w ograniczeniu odpadów substratu.

Przyjmowanie najlepszych praktyk
Drugim elementem jest przyjęcie najlepszych praktyk, takich jak przejście na materiały łatwiejsze do recyklingu, korzystanie z oprogramowania oszczędzającego atrament i usprawnienie produkcji, aby uniknąć konieczności ponownego drukowania w przypadku błędów. Śledzenie takich danych ułatwia wykazanie klientom rzeczywistego postępu, a wielu z nich może potrzebować takich rejestrów, aby określić swój własny wpływ na środowisko.

W tym przypadku informacje pochodzące z tych wskaźników wydajności można również wykorzystać w ramach ogólnego marketingu. Może to obejmować takie szczegóły, jak wysoki odsetek zleceń dostarczonych na czas lub duży odsetek klientów decydujących się na powrót w przypadku powtarzających się zamówień. Podobnie zaangażowanie personelu w zbieranie tych wskaźników wydajności może pomóc podnieść morale personelu i dać poszczególnym osobom, a nawet całym działom, cele do pobicia.

Podsumowując, wielu dostawców usług poligraficznych może odnieść korzyść z przyjęcia japońskiej koncepcji Kaizen, polegającej na identyfikowaniu drobnych problemów i wprowadzaniu ciągłych ulepszeń. Śledzenie kluczowych wskaźników wydajności pozwoli na ciągłe doskonalenie całej firmy, co z kolei powinno prowadzić do wyższych zysków.