Poznaj swoje liczby: budowanie skutecznych wskaźników KPI dla Twojej firmy

Marshall Atkinson podkreśla znaczenie budowania i zrozumienia skutecznego KPIS dla Twojego biznesu. Szczegółowo opisuje także, jakie KPI należy mierzyć i jak je wdrażać.

Prawdopodobnie gdzieś w trakcie swojej kariery czytałeś, oglądałeś lub słuchałeś kogoś, kto szczegółowo opisywał znaczenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) lub „Kluczowych wskaźników wydajności”. Po około dziesięciu minutach tego, o czym rozmawiali, zacząłeś sprawdzać telefon, e-maile, media społecznościowe lub cokolwiek innego, ale nie skupiał się na tym, co dana osoba próbowała przekazać.

KPI? Liczby? Matematyka?

Nudny! To znaczy… daj spokój. Nasza firma ma się świetnie. Odnieśliśmy sukces bez tych bzdur dotyczących KPI. Dlaczego warto zacząć teraz?

Ponieważ dźwięk ssania, który słyszysz, to zyski wylatujące przez okno. Nawet jeśli odniosłeś sukces, nie martwiąc się o wskaźniki KPI, nie gwarantuje to przyszłego sukcesu. Nie zapominajmy też, że możesz zostawić w swojej firmie torbę podróżną z nieprzechwyconą gotówką, ponieważ nie wykonujesz pracy niezbędnej do jej odebrania.

Oto, co mam na myśli. „Kluczowy wskaźnik wydajności” to wszystko, co jest ważne w Twojej firmie. Chcesz to śledzić, bo jeśli coś jest ważne, chcesz mieć pewność, że zawsze uzyskasz maksymalny poziom efektywności. Jeśli jednak nie zostało to jeszcze zdefiniowane, skąd wiesz, że działasz na pełnych obrotach i nie masz żadnego niezrealizowanego potencjału?

W tym artykule omówiono zdefiniowanie tych możliwości, wdrożenie systemu i zapewnienie jego działania.

Zrozumienie najlepszych wskaźników

Jakie są najważniejsze rzeczy, na które stale zwracasz uwagę w swojej firmie? Obroty? Produkcja? Satysfakcja konsumenta? Dokładność zamówienia? Ile minut dziennie ten facet na produkcji spędza w łazience?

Istnieją setki, jeśli nie tysiące rzeczy, które możemy zmierzyć w każdej firmie. Ale tylko kilka kliknięć pozwala na zmianę na wyższym poziomie. Kiedy rozważasz coś tak ważnego, co powoduje sukces lub porażkę?

Weźmy na przykład prawdopodobnie najczęstszy, czyli sprzedaż. Jasne, możesz ustawić cel dotyczący przychodów z najwyższej półki. Ale co to napędza? Czy możesz rozłożyć to na łatwą do zrozumienia matematykę, dzięki której codziennie będziesz wiedzieć, czy osiągniesz swój cel sprzedażowy?

Załóżmy, że chcesz osiągnąć cel sprzedaży wynoszący 1 000 000 USD. Jeśli średnia wielkość Twojego zamówienia wynosi 1500 USD, możesz użyć tej wartości do określenia łatwego do odczytania KPI.

1 000 000 USD/1500 USD = 666,6 zamówień rocznie. Zaokrąglijmy w górę i nazwijmy to 667.

667/12 miesięcy = 55,58 zamówień miesięcznie. Zaokrąglijmy w górę i nazwijmy to 56.

56/4 tygodnie = 14 zamówień tygodniowo.

14/5 = 2,8 zamówień dziennie. Zaokrąglijmy w górę i nazwijmy to 3.

Dlatego też, jeśli Twoja firma codziennie zamyka 3 zamówienia o średniej wartości sprzedaży wynoszącej 1500 USD, z łatwością osiągniesz swój cel przychodów wynoszący 1 000 000 USD.

Przyjrzyj się swoim wczorajszym wysiłkom sprzedażowym. Czy zamknąłeś co najmniej trzy zamówienia o wartości 1500 USD? Jeśli nie, jakie zmiany wprowadzasz, aby osiągnąć ten mały dzienny cel?

Inne przykłady

Oczywiście to jeden z przykładów. KPI, które są dla Ciebie najważniejsze, mogą dotyczyć czasu produkcji, edukacji pracowników, wskaźników defektów lub innych ważnych punktów danych, które łatwo sygnalizują sukces lub porażkę.

Przede wszystkim chcesz, aby Twoje KPI były trafne. Śledzenie i mierzenie danych nie ma większego sensu, jeśli nic z nimi nie zrobisz. Kiedy już zdobędziesz informacje, zacznij używać ich jako sygnału do zmiany. Jak mawia mój dobry przyjaciel Mark Coudray: „Mogą się wydarzyć tylko trzy rzeczy, a dwie z nich są złe. Sprawy mają się coraz lepiej. Sytuacja się pogorszy. Albo wszystko pozostanie bez zmian.”

Kiedy zaczniesz zagłębiać się w liczby KPI, może to wskazać Ci możliwość ulepszenia innych obszarów biznesowych.

Możliwości przed Tobą

Załóżmy, że zaczynasz mierzyć przestoje w produkcji. Jest to część czasu w ciągu dnia roboczego, która nie została poświęcona na drukowanie. Drukując, zarabiasz pieniądze. Kiedy nie drukujesz, wydajesz pieniądze. Przestoje mogą być kosztowne, dlatego śledzenie ich jest fantastycznym KPI.

Ze względu na nowe zainteresowanie wskaźnikami KPI dotyczącymi przestojów, Twój zespół zaczął badać pierwotną przyczynę przestojów w produkcji. To głównie czekanie na pewne rzeczy. Oczekiwanie na wymieszanie atramentu. Czekam na ekrany, żeby się przygotować. Oczekiwanie na policzenie i wystawienie zapasów. Oczekiwanie na zgodę menedżera na uruchomienie zadania.

Matematyka leżąca u podstaw ich hipotezy potwierdza, że mają rację, pokazując, że ponad 60% przestojów sklepu to oczekiwanie na coś. Aby temu zaradzić, zespół już dziś rozpoczyna „polowanie” na wszystko, co potrzebne do przyszłej produkcji. Wymaga to pewnej reorganizacji, szkoleń i zmian w procesach, ale udaje się.

Dzięki temu wysiłkowi wzrasta produkcja, spadają koszty i wzrasta zadowolenie zarówno pracowników, jak i klientów.

Ponieważ wydarzyły się dwie rzeczy: coś zostało zmierzone i to doprowadziło do zmiany. Udoskonalenia zostały potwierdzone, ponieważ wskaźniki KPI wykazały, że pomysł się sprawdził.

Jakie KPI mierzyć?

Nadal uważasz, że KPI są nudne i stratą czasu? Jeśli tak, jestem pewien, że Twoja konkurencja będzie zadowolona.

Jeśli jednak chcesz zagłębić się w ten temat, przyjrzyjmy się, jak określić, jakie wskaźniki KPI warto mierzyć.

Najpierw przeanalizujmy to z dwóch perspektyw. Co jest zepsute lub wymaga poprawy? A co jest ważne i potrzebne, aby nadal działać skutecznie? Możesz zbudować wskaźniki KPI wokół jednego z tych pomysłów, ale prawdopodobnie oba będą ważne.

Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego jest zebranie zespołu i dyskusja. Przez lata nauczyłem się, że jeśli chcesz poznać rzeczywistą rzeczywistość w biznesie, musisz wyjść z biura i zapytać ludzi, którzy wykonują tę pracę. Uwierz mi, mają swoje zdanie.

Ponieważ Twoim celem jest ułatwienie im pracy, ulepszenie produktu, obniżenie kosztów i zwiększenie zysków… jest to cenne działanie. Skorzystaj z tablicy suchościeralnej lub dużej sztalugi z podkładką. Przeprowadź burzę mózgów ze swoim zespołem na temat ważnych wskaźników, które należy mierzyć i analizować, oraz tego, co na nie wpływa.

Na koniec ćwiczenia chcesz wymienić ważne punkty dotyczące firmy, które utrzymują firmę w dobrym stanie. „Jeśli te rzeczy nie będą działać prawidłowo, jesteśmy zgubieni”.

I dla każdego z nich określ, w jaki sposób można zmierzyć sukces. Co i jak coś zmierzysz i jaka jest liczba pomyślna?

Zdefiniuj ważne rzeczy w formacie OKR

Jednym z łatwych sposobów zdefiniowania sukcesu jest wypisanie każdego kluczowego punktu w formacie OKR. OKR oznacza „Cel, kluczowy wynik”. To znaczy: „Oto czego chcemy i oto pozytywny rezultat tego zdarzenia”.

Korzystając z naszego wcześniejszego przykładu sprzedaży, jeśli celem są średnio trzy sprzedaże dziennie, przy łącznej sprzedaży wynoszącej co najmniej 1500 USD, wówczas cel przychodów w wysokości 1 000 000 USD zostanie osiągnięty.

Następnym krokiem jest sprawdzenie, czy potrafisz zrozumieć, co składa się na ten sukces. Ile codziennych ofert musisz wysłać, aby sfinalizować trzy sprzedaże? Jeśli średnia wartość zamówienia wynosi 1500 USD, jaki typ klienta wydaje tę kwotę? Czy zamykasz więcej sprzedaży poprzez polecenie, czy przez cold call?

Tutaj zaczyna się prawdziwa praca. Określ swoje cele, zdefiniuj, co jest ważne, ustal docelową liczbę KPI oraz zmierz i przetestuj wyniki.

Nie zapominaj, że musisz zaangażować swój zespół we wszystkie aspekty tej podróży. W końcu to oni będą łamać sobie karki, próbując to osiągnąć.

Wdrażanie KPI

Załóżmy, że Ty i Twój zespół spotkaliście się i opracowaliście pierwszy zestaw wskaźników KPI do wykorzystania. Następnym krokiem jest faktyczne wdrożenie etapu gromadzenia danych w celu oceny sukcesu.

Chcesz, żeby było to tak proste, jak to tylko możliwe. Najlepiej, jeśli możesz zautomatyzować gromadzenie danych bez udziału osoby wykonującej tę pracę. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Jeśli członek zespołu będzie poświęcał czas i wysiłek na śledzenie czegoś, ułatwij mu gromadzenie danych. Uprość wszystko tak bardzo, jak to możliwe, i daj im narzędzia, które pozwolą im odnieść sukces.

Aby mieć pewność, że dane są gromadzone dokładnie i terminowo, należy często zapewniać szkolenia i wsparcie. Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli w grafiku znajdują się liczby, które w przeważającej mierze kończą się na 5 lub 0, członek zespołu je wymyśla.

Gromadzenie tych danych polega na tworzeniu dobrych nawyków. Musi to sprawiać wrażenie naturalnej części procesu i mieć miejsce za każdym razem.

Wniosek

Wszyscy doświadczeni liderzy biznesu powiedzą Ci, że „nie możesz zarządzać tym, czego nie mierzysz”. Jest to w 100% dokładne.

Poświęcenie czasu na gromadzenie, sortowanie, sporządzanie wykresów i analizowanie kluczowych punktów danych dla Twojej firmy to kluczowy krok w utrzymaniu dobrej kondycji i rozwoju Twojej firmy.

Dane dotyczące wyników pomagają liderowi podejmować świadome decyzje. W przeciwnym razie po prostu zgadujesz.