Por que o software de automação faz sentido

O software de automação reduz erros e acelera os fluxos de trabalho. Você está perdendo?

Rapidez. Eficiência. Valor. Procurada por gráficas - e de fato por todas as indústrias - desde o início da fabricação. Hoje em dia é quase impossível alcançá-los sem discutir os méritos da automação.

O software de automação permite que as impressoras reajam mais rapidamente e forneçam as tiragens menores e exclusivas necessárias para produtos personalizados e elimina erros com especificações de trabalho, detalhes de contato, perfil de cor e em todos os arquivos incorporados para orientar o trabalho por meio de pré-impressão automatizada para a produção. Os melhores sistemas também coletam dados do cliente e do trabalho ao mesmo tempo que os arquivos do trabalho chegam à sua caixa de entrada.

Conheça os pioneiros da pré-impressão

Uma pesquisa de 2018 da InfoTrends descobriu que 41,9% das impressoras europeias que aumentaram sua receita nos últimos cinco anos atribuíram o ganho ao investimento em software de automação, enquanto uma pesquisa de 2019 da mesma empresa revelou que a automação pode economizar para a impressora europeia média mais de € 1,4 ma ano em custos trabalhistas.

Uma empresa que desempenha um papel fundamental no movimento em direção à automação é a Enfocus, com sede na Bélgica. Onde empresas como a interface de pré-impressão Open da Aldus e os protocolos padronizados da Markznet não conseguiram decolar, as soluções Enfocus 'Switch e PitStop Pro se tornaram parte integrante dos sistemas de fluxo de trabalho de muitas impressoras.

“Resumindo, o PitStop verifica, corrige e edita PDFs”, explica o diretor administrativo da Enfocus, Wim Fransen. “É um plug-in que verifica automaticamente cada tipo de erro concebível em um arquivo PDF e, em seguida, oferece a opção de corrigi-lo por conta própria ou fazer isso automaticamente.”

Wim Fransen, diretor administrativo da Enfocus

“Switch, por outro lado, é um software que reúne diferentes sistemas sob um guarda-chuva automatizado. Você constrói seu fluxo de trabalho da maneira que deseja e pode usar APIs da loja de aplicativos Enfocus para adicionar qualquer funcionalidade de que você precisa. ”

Metadados e XML são cruciais para esse processo. Metadados são dados sobre dados: podem ser estruturais (dados sobre os contêineres de dados) ou descritivos (o autor, dados de criação). XML (que significa Extensible Mark-up Language) fornece uma língua franca para casar portais voltados para o cliente com sistemas automatizados internos. É tanto legível por máquina quanto por humanos.

Os fluxos de trabalho de switch usam XML e metadados de arquivo para direcionar a classificação, processamento e comunicação inteligentes de arquivos com sistemas de informação de gerenciamento, planejamento de recursos empresariais ou web para impressão.

A automação é inevitável se você deseja manter as margens lucrativas e permanecer competitivo

O software tem agradado particularmente às empresas sitiadas por tarefas manuais e repetitivas. Hoje em dia, os trabalhos de impressão chegam de uma série de caminhos - vendas, e-mails, aplicativos móveis, online e assim por diante - mas o Switch elimina a necessidade de um operador humano para gerenciá-los, enviando automaticamente os arquivos certos para os destinos certos para integração.

“Isso economiza muito tempo e recursos para as empresas”, afirma Wim. “Recursos que podem ser gastos em outros elementos do negócio que estão se tornando cada vez mais importantes hoje, como sites de comércio eletrônico e marketing - não se trata mais apenas do produto impresso.”

Tão importante quanto, Switch significa que os departamentos da empresa estão conectados e todas as partes recebem os mesmos dados e edições conforme acontecem. “Não há risco de os dados do trabalho serem duplicados em lugares diferentes de maneiras diferentes e todos os erros potenciais que vêm junto com isso”, diz Wim. “Todos os nossos produtos funcionam bem juntos”, observa ele. “Não acreditamos em automatizar sua pré-impressão sem uma forma de garantir os arquivos de entrada que vão para essa automação.”

Comece com o fruto mais fácil, como automatizar tarefas repetitivas - você obterá mais benefícios que resultam em mais lucro

Olhando para o futuro, Wim diz que a empresa pretende expandir o ecossistema em torno do Switch, particularmente em termos de sua loja de aplicativos. “Se você está procurando por um tipo específico de integração - digamos que você tenha um tipo específico de interface de planejamento que deseja usar - você pode ir à loja de aplicativos para ver se há uma interface pronta lá. Trabalhamos constantemente com todos os tipos de fornecedores para construir mais desses. ”

A era da ansiedade

A empresa também está trabalhando para aumentar sua oferta empresarial para responder às mudanças no mundo do trabalho. “Estamos trabalhando em recursos como processamento remoto e ferramentas internas que fornecerão dados e KPIs às empresas em seus projetos”, diz Wim. Ele acrescenta que a Enfocus está particularmente preocupada em manter uma interface de usuário direta e simples, já que muitos de seus clientes são novos no lado digital das coisas e são “menos técnicos” do que a próxima geração de funcionários de impressão.

“A ideia de automação pode parecer um pouco opressora, especialmente para impressoras mais antigas, acostumadas a trabalhar de uma maneira muito tradicional”, disse Andrew Bailes-Collins, gerente de produto sênior da PitStop. “Mas o fato é que, se você ainda não olhou para ele, você está definitivamente atrasado e provavelmente já está sentindo a dor. A automação é inevitável se você deseja manter as margens lucrativas e permanecer competitivo. ”

Andrew Bailes-Collins, gerente de produto sênior da Enfocus

E quanto à perda de empregos no futuro próximo? A automação costuma ser acompanhada pela ansiedade entre os funcionários de que excedem as necessidades. Mas, longe de gerar desemprego em massa, a automação pode fazer com que os funcionários sejam reaproveitados para melhorar o atendimento ao cliente, inovar ou abrir novos fluxos de receita.

Como Andrew observa, há muito suporte disponível para PSPs que procuram integrar a automação em seu fluxo de trabalho. “Nossos parceiros ajudarão os impressores a se atualizarem, seja no treinamento ou no recrutamento das pessoas certas”, diz ele. “E é realmente benéfico começar pequeno. Comece com os principais pontos problemáticos e, em seguida, passe para a próxima fase. ”

Na verdade, é benéfico começar pequeno. Comece com os principais pontos problemáticos e, em seguida, passe para a próxima fase

Na verdade, Wim diz que um dos maiores erros que ele vê as impressoras cometerem com a automação é que elas tentam fazer tudo de uma vez. “Não é incomum uma impressora dizer 'Oh! Temos que automatizar ou morreremos! ' e então investir muito dinheiro em um projeto enorme. Mas não há necessidade disso. Comece com o fruto mais fácil, como automatizar tarefas repetitivas - você obterá mais benefícios que resultam em mais lucro. ”

Para muitas impressoras, a automação invariavelmente parecerá outra despesa impulsionada pela tecnologia, mas softwares como Switch e PitStop são relativamente baratos - o maior investimento vem com o gerenciamento de mudanças. “As pessoas terão que trabalhar de maneiras diferentes e repensar os processos de outra forma arraigados, e isso pode vir com custos ocultos”, diz Wim. “Infelizmente, não é algo que você não pode fazer.”