Reduza custos, concentrando-se na automação do fluxo de trabalho

Ryan McAbee, diretor de fluxo de trabalho de produção da Keypoint Intelligence – InfoTrends, mostra como estratégias de mapeamento e métricas de avaliação podem transformar seus fluxos de trabalho de sinal e gráfico.

O que a automação pode comprar? Tempo e dinheiro. Uma pesquisa de 2019 da InfoTrends descobriu que uma impressora européia média pode economizar mais de € 1,4 milhão em um ano com economia de mão de obra automatizando 12 etapas comuns do fluxo de trabalho, como pré-impressão e correções de arquivos. Ao contrário dos temores populares em torno da automação, a maioria dos empresários não implementaria reduções de pessoal. De fato, 69% das impressoras disseram que, em vez disso, usariam as economias da automação para expandir os recursos e se concentrar em novas oportunidades de negócios.

Todas as impressoras podem melhorar seus fluxos de trabalho, colocando o poder da automação em funcionamento.

O que é fluxo de trabalho de produção de impressão?

Simplificando, são as tarefas e processos repetíveis e auditáveis usados para mover o trabalho da integração do trabalho para a conclusão. Uma visualização simples de um fluxo de trabalho de impressão típico é mais ou menos assim:

Um desafio para a implementação da automação do fluxo de trabalho é o fato de as empresas de impressão crescerem organicamente ao longo do tempo. Novos equipamentos, com software associado, entram na loja sem serem avaliados em relação ao impacto no fluxo de trabalho geral. Ineficiências e gargalos começam a aparecer como resultado. A realidade é que o fluxo de trabalho exige um esforço coordenado entre processos, pessoas e tecnologia para desbloquear essas eficiências.

Uma pesquisa da InfoTrends com 130 participantes da impressora confirmou a falta de automação. A maioria (57%) possuía alguma automação ou era principalmente automatizada, mas 41% permaneciam principalmente manuais e 2% usavam apenas processos manuais. Com base em experiências com auditorias de fluxo de trabalho, o InfoTrends normalmente descobre que as impressoras automatizaram certas partes do fluxo de trabalho.

A automação é altamente impactada pela capacidade da impressora de comprar e integrar software, juntamente com sua adoção por funcionários e clientes. O Censo de Impressão da FESPA 2018, de 262 participantes de lojas de letreiros e displays, descreveu seus planos de propriedade ou investimento para software. A maioria (85%) já usava software para design e pré-impressão / RIP, mas apenas 18% para controle de qualidade e 17% para web-to-print. Desde o pedido on-line até o rastreamento preciso da capacidade de produção, as soluções MIS da Web para impressão e impressão são essenciais para padronizar a integração dos trabalhos e gerenciar o trabalho através dos processos de produção. Apesar dos benefícios do fluxo de trabalho, a maioria das lojas de sinalização e exibição não planeja comprar software de impressão na web (55%) e impressão MIS (58%).

Dos 172 entrevistados dos 262 que planejavam investir em software, a maioria (58%) planejava gastar até 2.000 €, com apenas 5% gastando mais de € 51.000 - uma média de 11.229 €. Isso coloca os produtores de sinal e tela em desvantagem em comparação com as impressoras comerciais, que estão adicionando cada vez mais aplicativos de impressão de grande formato, que gastam em média 49.720 € em software por ano.

Desafios do fluxo de trabalho

A integração do trabalho é uma bagunça. No passado, uma impressora aceitava pessoalmente as especificações do cliente, por meio de arquivos em mídia física. Agora, as solicitações e os arquivos dos clientes percorrem muitos caminhos - através de vendas, email, EDIs e APIs, online, aplicativos móveis e assim por diante.

Tantos caminhos diferentes, mas as mesmas informações são necessárias para todo o trabalho de integração: requisitos para a intenção do cliente (quantidade, tamanho, cores, materiais, data de vencimento e assim por diante) e o conteúdo do cliente (arte e dados) devem ser padronizados para que o único as variações estão no produto e no cliente, independentemente da rota para o seu fluxo de trabalho.

Quanto menos automatizado e menos digital o caminho de integração do trabalho, mais propenso o processo é a falta de informações necessárias para a produção de impressão. Criar e aplicar procedimentos padrão para vendas offline, principalmente para representantes de vendas, é fundamental. Nas auditorias de fluxo de trabalho, o InfoTrends constatou repetidamente que os representantes de vendas da mesma empresa não são consistentes com a entrada de pedidos. Em muitos casos, os representantes concordam apenas que o nome do cliente é obrigatório, com vista para outras informações críticas, como especificações de trabalho e data de entrega. Cada informação perdida que não é capturada pelas vendas desperdiça o tempo de outras equipes, como representantes de suporte ao cliente, que devem colocar as informações em uma ferramenta de gerenciamento de impressão.

É necessário um único sistema de registro para capturar todos esses elementos, um "cérebro" que canaliza a intenção e o conteúdo do cliente sem problemas em um fluxo de trabalho universal. Esse cérebro pode ser um MIS impresso, um software de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou um painel universal.

Uma única visualização das operações permitirá que as impressoras vejam rapidamente:

• Quantos empregos estão em produção?
• Quantos estão atrasados?
• Quantos perderam o SLA (Service Level Agreement)?
• Onde está o gargalo de hoje?

Como começamos a consertá-lo?

Para começar, as lojas de grande formato devem acompanhar seus fluxos de trabalho. Comece identificando seus principais aplicativos e siga-os desde o ponto em que um cliente solicita o produto até o ponto em que é entregue. Ao longo do caminho, realize o mapeamento da jornada do fluxo de trabalho (veja abaixo) para documentar as pessoas, processos e tecnologias usadas, que destacarão gargalos e levarão às ações corretivas para melhorar o fluxo de trabalho.

Métricas de avaliação

Avalie o seguinte:

• Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)

Definido, documentado, seguido e traduzido em treinamento de início rápido.

• Fluxos de trabalho

Processos e automação otimizados, seguindo as práticas recomendadas para integrar, processar e gerar arquivos de clientes

• Capacitação do cliente

Capacidade para os clientes fazerem autoatendimento e gerenciar conteúdo, pedidos e status.

• Sistema único de registro

O único repositório de precisão e verdade para registros de clientes e negócios.

• Visão das operações

Painéis ou relatórios de produção acessíveis a qualquer funcionário relacionado à produção para exibir o local e o status de um trabalho.

• Utilização de software

Implementação de software para maximizar o benefício potencial para a operação

• Recuperação de desastre

Políticas, ferramentas e procedimentos para a recuperação de um desastre natural ou influenciado por humanos

• Plano de failover e estouro

Políticas, ferramentas e procedimentos para mover a produção de maneira uniforme em toda a organização durante picos de demanda ou blecautes de recursos.

• infraestrutura de TI

Robustez geral de componentes físicos, como computadores e redes.

• Otimização da equipe

Adequação de funções e níveis de pessoal para atender às metas organizacionais.

Benefícios da fabricação de impressão inteligente

Os benefícios de transformar os estágios do fluxo de trabalho acima de processos lentos, propensos a erros e reativos a processos contínuos, conectados e inteligentes são claros. Em vez de pontos de contato manuais do início ao fim, com cada trabalho tendo sua própria jornada, um sistema inteligente usaria os dados para conduzir o caminho do processamento, minimizando a quantidade de pontos de contato exigidos pela equipe. Um fluxo de trabalho inteligente economiza tempo e dinheiro, que podem ser reinvestidos para proteger seus negócios no futuro.

Então, o que você está esperando?

Ryan McAbee , diretor de fluxo de trabalho de produção da Keypoint Intelligence – InfoTrends