Ciclos de revisão e aprovação - um guia prático

Paul Sherfield oferece conselhos práticos sobre como gerenciar melhor seus ciclos de revisão e aprovação.

“Não parecia assim na minha tela!”
“Eu não sabia que tinha que verificar tudo de novo”
“Meu chefe não entende essas coisas”
“Você usou o arquivo errado!”
“O que estou verificando?”

Se algum ou todos esses comentários de clientes forem familiares, continue lendo.

Você tem um processo de aprovação de prova documentado?

Esses tempos estranhos nos darão todo o tempo para considerar todos os nossos métodos de trabalho, sistemas e práticas. Eles foram adequados para seu mix de produtos e as necessidades de seus clientes? Eles ainda serão a 'melhor prática' quando esta crise atual terminar e todos nós voltarmos ao normal que podemos achar difícil de reconhecer?

Uma área que suas equipes de produção e vendas devem dedicar tempo para considerar é a revisão de provas e seu ciclo de aprovação associado. Também seria útil conversar com seus clientes e obter suas opiniões sobre o sistema nesta área.

Com que finalidade se pretende uma prova e quais áreas devem ser verificadas pelo cliente? Se isso não for comunicado claramente pela impressora, pode ser mal interpretado pelo cliente, que não sabe o que se espera dele. Seus sistemas de prova e ciclos de aprovação são adequados para seu mercado e produtos, e são compreendidos por seus clientes?

   Seu ciclo de revisão e aprovação deve ser adequado para seu mercado, clientes e produto. Muitas áreas de mercado de produtos e impressão, como a web online para impressão, usarão a prova digital, geralmente apenas para conteúdo. Outros mercados, como embalagens, etiquetas e impressão comercial de ponta podem precisar de muitas iterações de cores e prova e aprovação de conteúdo.   

Portanto, suas soluções e sistemas precisam de muita reflexão e consideração para garantir que correspondam às necessidades dos clientes e do mercado.

Esta área pode causar confusão, erros e até mesmo retrabalho e reimpressões, e os resultados financeiros podem ser contestados. Não é a maneira de criar boas relações com o cliente!

Então, você tem certeza de que seu processo de prova e aprovação não contribui para os problemas acima?

Vejamos para que as provas são usadas, neste caso cobrindo tanto a prova suave na tela quanto a prova física impressa; as provas de jato de tinta e na impressão usando a impressora de produção.

1. Aprovação da cor. As provas, tanto físicas quanto leves, nesta área são freqüentemente chamadas de 'provas de contrato', pois são consideradas uma cor mestre que o produto impresso deve corresponder. Algumas áreas a serem consideradas primeiro:
   • Suas provas de contrato de cores sólidas foram verificadas para o fluxo de trabalho de cores correto? Existe um 'adesivo' de validação ISO 12647-7 impresso ou anexado a cada prova fornecendo essas informações ao cliente?
   • Você dá ao cliente instruções sobre como visualizar esta prova usando as condições de iluminação baseadas em D50 corretas ou sua alternativa, como TL84 para loja?
   • Como você garante que as provas eletrônicas de contato de cores sejam visualizadas por seu cliente em monitores de cores precisas de ampla gama, perfilados e com as configurações corretas de gerenciamento de cores?
   • Você envia uma folha de rosto com essas provas eletrônicas, fornecendo detalhes sobre como visualizar e aprovar esses arquivos, geralmente PDFs?
   • Seus clientes têm o software correto para visualizar e comentar as provas em PDF?
   • O acima será entendido se essas provas forem vistas ou vistas por outras pessoas dentro da organização do seu cliente?
2. Aprovação de conteúdo, provas físicas e físicas:
   • Seus clientes entendem que essas provas são apenas para conteúdo, não para aprovações precisas de cores?
   • Isso será compreendido se essas provas forem vistas ou vistas por outras pessoas dentro da organização do seu cliente?
   • Seus clientes têm o software correto para visualizar e comentar as provas em PDF?
3. Provas revisadas
   • São pela cor, pelo conteúdo ou por ambos?
   • Devem ser verificados apenas as áreas corrigidas ou todos os elementos? Isso dependerá da extensão da correção e de quem as realizou, e os requisitos devem ser esclarecidos.
   • Uma folha de rosto anexada documenta esse processo de aprovação e o estágio em que ele atingiu?

O processo de aprovação
Vamos agora supor que as áreas técnicas das provas, tanto físicas quanto suaves, foram abordadas e corrigidas, e que:

1. Todas as provas de contrato de cores físicas têm uma etiqueta de validação que mostra a conformidade com a ISO 12647-7 e o fluxo de trabalho gerenciado por cores e os perfis usados e são fornecidas recomendações sobre as condições de visualização.
2. O sistema de aprovação de prova em vigor.
3. As provas eletrônicas são claramente marcadas para o propósito, cores incluindo as advertências de cores do monitor ou apenas conteúdo.
4. As provas revisadas contêm instruções sobre o que o cliente deve verificar.

Então, o que resta?

Gerenciando onde você e seu cliente estão dentro do processo de aprovação:

• É a primeira, segunda, terceira etc. rodada de provas? Como isso é registrado e gerenciado, em um comprovante, na mala de trabalho?
• Quem está realizando as correções, você ou seu cliente está fornecendo novos arquivos corrigidos?
• Em caso afirmativo, que tipo de reprovação eles exigem, o processo de aprovação começa novamente?
• Versões mais antigas dos arquivos do cliente precisam ser gerenciadas para garantir que não haja confusão, portanto, o controle de versão é necessário.
• A aprovação final do cliente deve ser clara e documentada
• Se esta aprovação final estiver sujeita à realização de outras correções, você deve considerar um envio de prova adicional, apesar das instruções do seu cliente
• Como são calculados e registrados os custos das correções dos autores?
• Os clientes são avisados sobre esses custos antes de serem acionados?
• Os clientes são solicitados a aprovar os custos de correção por escrito?

Lembre-se daquele velho ditado: “Sempre há tempo para uma reimpressão!”.

Algumas ações a serem consideradas:

Afixe o adesivo D50 nas provas físicas de cores do contrato para indicar condições de visualização incorretas; elas podem ser reutilizadas. Os adesivos, quando vistos sob iluminação incorreta, mostram faixas de cores como pode ser visto na imagem abaixo. Quando vistas sob as luzes D50 corretas, as tiras devem ser pouco visíveis.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Use adesivos de aprovação / PDF / documentos do Word interativos para aprovação / comentários / correções e outras ações / novas provas etc.



Este formulário interativo está disponível para download para você personalizar e alterar de acordo com suas necessidades. Pode ser incluída como uma página de rosto para provas em PDF ou como um formulário em papel para provas físicas. No entanto, um sistema de aprovação de prova online seria muito mais transparente e rastreável, mesmo para provas físicas.

Muitos visualizadores de PDF gratuitos não exibirão um PDF de artes gráficas complexas corretamente para cor ou conteúdo! O Acrobat Professional é o 'padrão ouro'. Portanto, sempre avise os clientes sobre os problemas de visualização com outro software PDF.