Como lidar com atrasos de pagamento

Planeje com antecedência para aliviar problemas de fluxo de caixa.

O atraso no pagamento é fortemente sentido pelas pequenas empresas de impressão. Para atender às despesas gerais, eles geralmente precisam tomar emprestado ou executar saques a descoberto com taxas de juros concomitantes. Isso significa que eles não podem investir em novas oportunidades de negócios, pessoal ou equipamento e, é claro, pode ter um efeito indireto sobre a rapidez com que podem pagar seus fornecedores. Uma empresa que vai à falência pode em breve ter um efeito de cadeia - e se uma empresa realmente grande falir ou não puder pagar, as ondulações podem se espalhar por toda a parte.

O FSB afirma que a existência dessa cultura de atraso no pagamento é responsável pelo fracasso de dezenas de milhares de pequenas empresas por ano, e muitos prestadores de serviços de impressão foram à falência por causa do atraso no pagamento

O impacto dos pagamentos em atraso

Não é segredo que os atrasos nos pagamentos são um problema real para todas as PME. Embora o número varie de ano para ano, a Federação de Pequenos Negócios do Reino Unido (FSB) estima que cerca de £ 14 bilhões em faturamento estão atualmente em atraso. É algo que o setor de impressão sente de forma particularmente aguda, com os custos iniciais prejudicando muitos negócios quando um cliente paga após os termos acordados ou, pior ainda, não paga nada.

O FSB afirma que a existência dessa cultura de atrasos nos pagamentos é responsável pelo fracasso de dezenas de milhares de pequenas empresas por ano, e muitos PSPs foram à parede por causa dos atrasos nos pagamentos. Com as impressoras interessadas em mantê-las funcionando, o não pagamento pode levar a uma espiral de problemas, com as empresas tendo que assumir dívidas para se manter à tona ou aceitar empregos dos quais, de outra forma, evitariam.

A ajuda pode estar disponível, no entanto. Em 2017, o governo nomeou um Comissário para Pequenas Empresas para defender as pequenas empresas e, para coincidir, lançou um esquema de reclamações independente. O site do Office of the Small Business Commissioner torna explícito que foi estabelecido em grande parte para ajudar com questões de pagamento e para enfatizar a necessidade de práticas justas de pagamento em pequenas e grandes empresas.

Embora isso seja uma boa notícia para a indústria de impressão e as PMEs como um setor, isso não significa que as empresas ainda não devam ter suas próprias melhores práticas para perseguir atrasos de pagamento e, melhor ainda, fazer o melhor para minimizar os riscos de atraso no pagamento em primeiro lugar.

O que as pequenas empresas de impressão podem fazer

Os PSPs podem tentar evitar pagamentos atrasados antes que eles aconteçam - e persegui-los quando isso acontecer. Por exemplo, é útil ter sistemas eficientes para verificar a capacidade de crédito dos clientes antes de trabalhar para eles - verificações de crédito e referências são duas maneiras de ver se o cliente tem experiência no que diz respeito a pagamentos indevidos.

“O histórico de perfis de novos clientes e o monitoramento dos clientes existentes nos ajudam a reduzir o risco”, disse Nicola Cummins, Diretor de Desenvolvimento de Negócios da Propack Direct Mail. “Sempre realizamos verificações de crédito em novos clientes em potencial, portanto, não forneceríamos crédito a nenhum cliente se não estivermos satisfeitos com eles”.

Além disso, estabelecer condições de pagamento claras e até concordar que o atraso no pagamento incorrerá em cobrança de juros pode motivar o cliente a pagar em dia. Também significa que, se você começar a adicionar juros a uma conta, eles receberam um aviso justo. Se aceitar um novo cliente no qual você terá que comprar papel para cumprir o trabalho, concorde com os termos para que eles cubram o custo inicial.

Mantendo-se no topo

Se o processo de faturamento de uma empresa for automatizado, ele precisa ser configurado para emitir lembretes imediatos quando as contas vencem e para criar o rastro de evidências que podem ser necessárias se você tiver que buscar o pagamento em tribunal. Se você tiver os meios, pode contratar funcionários dedicados ao faturamento e cobrança de pagamentos ou até terceirizar para terceiros.

O ambiente legislativo não é perfeito, mas melhorou muito e existem códigos e órgãos aos quais você pode recorrer. O Código de Prompt Payment de 2015 tem vários signatários que concordam em cumprir certas regras de pagamento, mas ainda não é obrigatório - algo que alguns líderes empresariais estão defendendo. Se você precisar buscar reparação, o Small Business Commissioner Complaints Scheme é útil e uma alternativa ao tribunal de pequenas causas.

Armado com um bom plano e esses recursos, você pode se colocar na melhor posição possível para minimizar atrasos nos pagamentos

Outro recurso útil para PMEs é o site Pay On Time. Ele explica a legislação relevante, tem uma calculadora de juros de mora e modelos padrão úteis para tudo, desde faturas a lembretes e outras etapas vitais na recuperação de dívidas.

Armado com um bom plano e esses recursos, você pode se colocar na melhor posição possível para minimizar atrasos nos pagamentos. Nesse ínterim, se o valor do faturamento em atraso cair significativamente daquele valor de £ 14 bilhões, pode ser que o escritório do Small Business Commissioner realmente tenha alguns dentes.

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Rastro de papel: como perseguir uma fatura não paga

O toque pessoal

Um dos segredos para garantir o pagamento imediato é ter uma boa relação de trabalho com seu cliente. Embora muitas empresas tenham se acostumado com a facilidade de emitir uma nota fiscal eletrônica presumindo que ela será paga automaticamente, há momentos em que saber o nome e ter o e-mail ou número de telefone da pessoa responsável por pagá-lo é ouro em pó. Entre em contato com o primeiro e você pode ajudar a garantir que sua fatura chegue ao topo da pilha. “Trabalhamos com o cliente para entender por que os pagamentos atrasam em primeira instância e trabalhamos juntos para encontrar uma solução”, diz Cummins.

Lembre-os do contrato

Algumas empresas vão atrasar o pagamento dizendo que estão esperando o pagamento. Lembre-os, gentilmente a princípio, que eles o contrataram para fazer o trabalho nos termos acordados e que seu pagamento não deve ser mantido como refém por causa da maneira como eles dirigem seus próprios negócios.

Escalada suave

Você nunca deve começar a fazer ameaças se uma empresa estiver apenas um pouco atrasada em pagar a você. Corre o risco de comprometer um relacionamento futuro que poderia ser mutuamente benéfico. Mas você pode, é claro, enviar a eles um e-mail de lembrete de pagamento. Você precisa criar um registro de papel que mostre que você fez esforços razoáveis para recuperar sua dívida, caso precise no futuro.

Escalada menos suave

Quando os pagamentos ficam muito atrasados ou um cliente atrasa persistentemente o pagamento até que você comece a se preocupar, você pode consultar a Lei de Pagamentos Atrasados. Este ato legislativo consagra por lei o seu direito a juros de mora, e também a compensação pelos custos em que você incorrer na recuperação de quaisquer dívidas. Você pode não querer usar isso para um cliente recorrente e essencial que tem boa comunicação com você, mas é vital para clientes recalcitrantes pontuais e aqueles que persistentemente enganam você.

O último recurso

Se você já esgotou todas as possibilidades, desde lembretes a bajulação gentil, pode entrar com uma ação judicial. Neste ponto, a trilha de papel que você gerou é inestimável. Você precisa ser capaz de mostrar que o inadimplente violou os termos de pagamento acordados e também que você tentou repetidamente obter o pagamento. Claro, a ameaça de ação legal pode ser apenas o suficiente para engraxar as rodas de pagamento - Cummins concorda: “Tomamos medidas legais com os clientes no passado para tentar acelerar o pagamento emitindo processos judiciais, mas nunca realmente fomos tão longe como aquilo."