Como proteger sua pilha de tecnologia

Quando a tecnologia dá errado, isso pode prejudicar gravemente seu fluxo de caixa – e sua reputação. Aqui está o que procurar e por que é importante manter-se atualizado com a tecnologia para o seu negócio.

A recente interrupção global de TI causada por uma atualização da Microsoft no sensor Falcon da CrowdStrike demonstra uma lição crucial para empresas de todos os tamanhos, especialmente pequenas e médias empresas (PMEs) do setor de impressão.

Quando empresas como a Microsoft e a CrowdStrike, duas gigantes do setor com vastos recursos de TI, podem passar por um colapso técnico que afeta seus sistemas globalmente, isso serve como um lembrete claro para as PMEs levarem a sério sua infraestrutura tecnológica.

Muitas empresas tendem a adotar uma atitude de "deixar para lá" em relação à gestão de riscos, esperando que as coisas acabem bem. No entanto, essa abordagem pode ser perigosa para o seu negócio no caso de um ataque cibernético, queda de internet ou falha de hardware. Conhecer sua pilha de tecnologia de cabo a rabo e ter um plano de contingência em vigor é agora mais essencial do que nunca.

O que poderia dar errado?

Existem vários riscos técnicos e de TI comuns que as empresas enfrentam, particularmente as PMEs que podem não ter grandes departamentos de TI ou os recursos de grandes corporações. Aqui estão alguns dos principais problemas que podem ocorrer:

1. Interrupção da Internet: O tempo de inatividade da Internet pode ser incapacitante para qualquer empresa. Com a crescente dependência de software baseado em nuvem, trabalho remoto e sistemas de pagamento online, até mesmo algumas horas de inatividade podem resultar em perda de produtividade, vendas e confiança do cliente. Na indústria de impressão, onde prazos apertados são frequentemente cruciais, as interrupções podem interromper a produção e atrasar as entregas, impactando sua reputação.

2. Ataques cibernéticos: A ameaça de ataques cibernéticos, como ransomware, malware ou ataques de negação de serviço distribuído (DDoS), está sempre presente. Os hackers visam vulnerabilidades em softwares desatualizados, senhas fracas e redes não seguras para explorar dados confidenciais. Os provedores de impressão geralmente lidam com detalhes do cliente, arquivos de arte e informações financeiras confidenciais, todos os quais podem ser alvos principais para criminosos cibernéticos.

3. Fraude/Phishing: E-mails fraudulentos e ataques de phishing estão cada vez mais sofisticados. Um único clique em um link malicioso pode dar aos hackers acesso aos seus sistemas, levando a um potencial roubo de dados, perdas financeiras e danos à reputação. As PMEs podem pensar que são muito pequenas para serem alvos, mas os criminosos cibernéticos geralmente as veem como presas fáceis devido à sua abordagem mais relaxada à segurança.

4. Falha de hardware: Todo hardware tem uma vida útil limitada. Sejam impressoras, servidores ou sistemas de computador, uma falha inesperada de hardware pode realmente interromper suas operações. Os negócios de impressão são particularmente vulneráveis devido à dependência de equipamentos de alta tecnologia para manter a qualidade e a velocidade. Uma máquina quebrando pode significar horas ou até dias de inatividade.

Quais são as implicações para você?

Quando as coisas dão errado, as consequências podem ser sérias. Em um setor competitivo como o de impressão, pode ser difícil recuperar danos à reputação. Seus clientes esperam uma entrega rápida e de qualidade de seus pedidos, e também esperam que você cuide de seus detalhes pessoais e de pagamento com segurança. Qualquer interrupção em suas operações pode prejudicar esse relacionamento e levá-los à sua concorrência.

Você não só perderá a confiança dos seus clientes se, por exemplo, sofrer um roubo de dados. Se você não cumprir as regras do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), você também poderá ser multado. Essa despesa pode ser agravada por outras perdas financeiras causadas por problemas de tecnologia. Você pode ter que compensar os clientes, restaurar seus sistemas e investir no atacado em novos softwares e hardwares. É o tipo de coisa que pode fazer a diferença entre a sobrevivência e o fechamento do seu negócio.

Mesmo que as coisas não sejam tão graves, você precisa estar ciente de interrupções em suas operações e fluxo de trabalho. Você pode perder prazos e ter que mover outros. Você pode ter investido em materiais que agora ocuparão espaço e não poderão ser usados. Se você trabalha em projetos sensíveis ao tempo, isso pode ser particularmente prejudicial.

Principais etapas a serem seguidas

Dados os riscos potenciais, adotar uma abordagem proativa para gerenciar sua pilha de tecnologia é essencial. As PMEs geralmente contam com soluções de software baratas e fáceis de usar, como o WordPress, para seus sites comerciais, mas elas podem introduzir vulnerabilidades se não forem gerenciadas adequadamente. No entanto, existem algumas etapas importantes que você pode seguir para mitigar seus riscos.

Primeiro, realmente ajuda conhecer seus sistemas e o que eles fazem. Você não precisa ser um especialista em tecnologia, mas deve ter uma compreensão clara dos sistemas dos quais seu negócio depende. Reserve um tempo para aprender o básico das plataformas que você está usando, qual software é crítico para suas operações diárias e quem são seus provedores de serviço.

Software comum geralmente é comum porque é gratuito, barato ou fácil de usar. Como resultado, muitas PMEs usam plataformas populares como o WordPress para seus sites. Embora o WordPress seja conveniente e econômico, ele também é um alvo comum para ataques cibernéticos, principalmente por meio de seus plugins, que podem ser vulneráveis à exploração se não forem atualizados regularmente. Vale a pena considerar alternativas mais seguras ou, no mínimo, garantir que sua instalação do WordPress seja mantida regularmente, com plugins atualizados e os desnecessários removidos.

Se você não se sentir confortável fazendo isso sozinho, considere usar parceiros externos confiáveis para ajudar a gerenciar sua cadeia de suprimentos e segurança de TI. Há muitos que podem ajudar a garantir que sua pilha de tecnologia seja eficiente e robusta do ponto de vista da segurança. Eles também podem ajudar a estabelecer uma política de resposta a incidentes cibernéticos. Isso deve descrever o que fazer em caso de um ataque cibernético ou falha técnica. Ter um plano em vigor pode ajudar a reduzir o tempo de inatividade e mitigar danos. O National Cyber Security Centre (NCSC) do Reino Unido fornece um guia útil para pequenas empresas sobre como responder a incidentes e se proteger de ataques de phishing.

Há coisas menores, econômicas, mas importantes que você pode fazer, como auditorias regulares de segurança de seus sistemas para identificar vulnerabilidades potenciais. Isso inclui verificar softwares desatualizados, contas não utilizadas e senhas fracas que você usou repetidamente. Auditorias regulares podem ajudar a garantir que seus sistemas estejam sempre atualizados e menos vulneráveis a ataques. O mesmo vale para garantir que seus dados comerciais críticos sejam copiados regularmente. O ideal é usar backups no local e na nuvem para proteger contra perda de dados. Isso significa que, mesmo que seus sistemas sejam comprometidos, você pode recuperar rapidamente os dados perdidos e minimizar o tempo de inatividade.

Por fim, considere investir em treinamento de funcionários. Você e sua equipe geralmente são a primeira linha de defesa quando se trata de segurança cibernética. Treine regularmente seus funcionários sobre as melhores práticas para identificar e-mails de phishing, proteger senhas e usar seus sistemas de TI com segurança. Funcionários que entendem os riscos têm muito menos probabilidade de serem vítimas de ataques.

Como vimos, até mesmo as maiores organizações podem passar por colapsos técnicos. Para PMEs na indústria de impressão, não estar preparado para tais eventos pode levar a interrupções, danos e perdas significativas. A internet é agora a força vital da maioria dos negócios, e as PMEs não podem se dar ao luxo de adotar uma atitude casual em relação à sua infraestrutura de tecnologia.

Reserve um tempo para entender sua pilha de tecnologia, seja proativo na identificação de riscos potenciais e tenha um plano de resposta robusto em vigor. Planeje para o pior e prepare sua empresa para enfrentar qualquer tempestade tecnológica.