Сократите расходы, сосредоточившись на автоматизации рабочего процесса

Райан Макаби, директор производственного рабочего процесса Keypoint Intelligence-InfoTrends, показывает, как стратегии отображения и метрики оценки могут преобразовать ваши рабочие процессы в знаках и графике.

Что может купить автоматизация? Время и деньги. Опрос InfoTrends, проведенный в 2019 году, показал, что средний европейский принтер может сэкономить более 1,4 млн евро в год за счет экономии труда, автоматизировав 12 стандартных этапов рабочего процесса, таких как предварительная проверка и исправление файлов. Вопреки распространенным опасениям, связанным с автоматизацией, большинство владельцев бизнеса не будут осуществлять сокращение персонала. Фактически, 69% принтеров заявили, что вместо этого они будут использовать экономию от автоматизации для расширения возможностей и сосредоточения внимания на новых возможностях для бизнеса.

Все принтеры могут улучшить свои рабочие процессы, используя возможности автоматизации.

Что такое рабочий процесс печати?

Проще говоря, это повторяемые и поддающиеся проверке задачи и процессы, используемые для перемещения работы от начала работы до завершения. Простой вид типичного рабочего процесса печати выглядит примерно так:

Одной из проблем при внедрении автоматизации рабочих процессов является тот факт, что печатные предприятия со временем органично растут. Новое оборудование со связанным программным обеспечением поступает в магазин без оценки влияния на весь рабочий процесс. Неэффективность и узкие места начинают появляться в результате. Реальность такова, что рабочий процесс требует скоординированных усилий между процессами, людьми и технологиями, чтобы раскрыть эту эффективность.

Опрос InfoTrends 130 респондентов-принтеров подтвердил отсутствие автоматизации. Большинство (57%) имели некоторую автоматизацию или были в основном автоматизированы, но 41% оставались в основном ручными, а 2% использовали только ручные процессы. Основываясь на опыте аудита рабочих процессов, InfoTrends обычно обнаруживает, что принтеры автоматизировали определенные части рабочего процесса.

На автоматизацию сильно влияет способность принтера приобретать и интегрировать программное обеспечение, а также его принятие персоналом и клиентами. Печатная перепись FESPA 2018 года, в которой приняли участие 262 респондента из магазинов вывесок и выставок, описала свои планы владения или инвестиций в программное обеспечение. Большинство (85%) уже использовали программное обеспечение для проектирования и допечатной подготовки / RIP, но только 18% для контроля качества и 17% для веб-печати. От онлайн-заказа до точного отслеживания производственных мощностей, решения MIS для веб-печати и печати имеют решающее значение для стандартизации работы и управления работой в производственных процессах. Несмотря на преимущества рабочего процесса, большинство магазинов вывесок и дисплеев не планируют покупать программное обеспечение для веб-печати (55%) и MIS для печати (58%).

Из 172 респондентов из 262, которые планировали инвестировать в программное обеспечение, большинство (58%) планировали потратить до 2000 евро, и только 5% потратили более 51 000 евро - в среднем 11 229 евро. Это ставит производителей вывесок и дисплеев в невыгодное положение по сравнению с коммерческими принтерами, которые все чаще добавляют широкоформатные печатные приложения, которые тратят в среднем 49 720 евро на программное обеспечение в год.

Проблемы рабочего процесса

Работа на борту - это беспорядок. В прошлом принтер принимал спецификации клиента лично через файлы на физическом носителе. Теперь запросы и файлы клиентов идут по многим путям - через продажи, электронную почту, EDI и API, онлайн, мобильные приложения и так далее.

Так много разных путей, но одна и та же информация необходима для всех работ: «Требования к намерениям клиента (количество, размер, цвета, материалы, срок исполнения и т. Д.) И содержимое клиента (иллюстрации и данные) должны быть стандартизированы, чтобы изменения в продукте и клиенте, независимо от маршрута к вашему рабочему процессу.

Чем менее автоматизирован и менее цифровой путь регистрации на работу, тем более вероятным является отсутствие информации, необходимой для печати. Создание и обеспечение соблюдения стандартных процедур для офлайн-продаж, особенно для торговых представителей, имеет решающее значение. В ходе проверок рабочих процессов InfoTrends неоднократно обнаруживала, что торговые представители одной и той же компании не соответствуют получению заказов. Во многих случаях представители соглашаются только с тем, что необходимо указать имя клиента, пропуская другую важную информацию, такую как спецификация работы и дата доставки. Каждая часть недостающей информации, не полученная от продаж, тратит впустую время других сотрудников, таких как представители службы поддержки, которые в конечном итоге должны поместить эту информацию в инструмент управления печатью.

Для сбора всех этих элементов необходима единая система записей, один «мозг», который плавно направляет намерения и контент клиента в универсальный рабочий процесс. Этим мозгом может быть печатная MIS, программа планирования ресурсов предприятия (ERP) или универсальная панель мониторинга.

Один вид операций позволит принтерам сразу увидеть:

• Сколько рабочих мест в производстве?
• Сколько задерживается?
• Сколько человек пропустили Соглашение об уровне обслуживания (SLA)?
• Где сегодня узкое место?

Как мы начнем это исправлять?

Чтобы начать, широкоформатные магазины должны пройти свои рабочие процессы. Начните с определения наиболее популярных приложений и следуйте им с момента, когда клиент запрашивает продукт, до момента его доставки. Попутно выполните сопоставление рабочего процесса (см. Ниже), чтобы документировать людей, процессы и технологии, которые выделят узкие места и приведут к корректирующим действиям для улучшения рабочего процесса.

Метрики оценки

Оцените следующее:

• Стандартные операционные процедуры (СОП)

Определены, задокументированы, соблюдаются и переводятся в краткую подготовку.

• Workflows

Оптимизированные процессы и автоматизация в соответствии с лучшими практиками для обработки, обработки и вывода клиентских файлов

• Расширение прав и возможностей клиентов

Возможность для клиентов самостоятельно обслуживать и управлять контентом, заказами и статусом.

• Единая система записи

Единый репозиторий точности и правдивости для клиентских и деловых записей.

• Просмотр операций

Рабочие панели или отчеты доступны любому работнику, связанному с производством, для просмотра местоположения и статуса работы.

• Использование программного обеспечения

Внедрение программного обеспечения, чтобы максимизировать потенциальную выгоду для операции

• Аварийное восстановление

Политика, инструменты и процедуры для восстановления после стихийного бедствия или антропогенного бедствия

• План отработки отказа и переполнения

Политики, инструменты и процедуры для беспрепятственного перемещения производства по всей организации в периоды пиковых нагрузок или отключения ресурсов.

• ИТ-инфраструктура

Общая надежность физических компонентов, т. Е. Компьютеров и сетей.

• Оптимизация персонала

Соответствие ролей и уровня персонала для достижения организационных целей.

Преимущества умного производства печати

Преимущества преобразования вышеперечисленных этапов рабочего процесса из медленных, подверженных ошибкам и реагирующих на цельные, связанные и интеллектуальные процессы очевидны. Вместо ручных точек соприкосновения от начала до конца, когда каждая работа проходит свой собственный путь, интеллектуальная система будет использовать данные для управления процессом обработки, сводя к минимуму количество точек соприкосновения, требуемых персоналом. Интеллектуальный рабочий процесс экономит время и деньги, которые в конечном итоге могут быть реинвестированы в будущее вашего бизнеса.

Чего же ты ждешь?

Райан Макаби , директор производственного процесса Keypoint Intelligence – InfoTrends