Как выбрать МИС

Программное обеспечение системы управленческой информации стало важным компонентом управления современной типографией, но успех будет зависеть от внедрения.

Информационная система управления, или MIS, вероятно, является одним из самых сложных программных продуктов, с которыми сталкивается большинство полиграфических предприятий. И точно так же, как могут быть огромные различия в способах работы различных типографий и клиентов, которых они обслуживают, так и не существует универсальной системы управления информационными системами, которая бы сразу же работала для всех. Это затрудняет точное определение того, что именно MIS может сделать для вас и сколько это может стоить. Но, возможно, лучше начать с вопроса: от чего вас может спасти правильно реализованная ИСУ?

MIS — это две отдельные вещи — деловая информация и автоматизация рабочих процессов — и объединение этих вещей вместе должно привести к меньшим потерям и, следовательно, к большей прибыли. Это касается как малых компаний, так и крупных предприятий.

Подпись: MIS должна иметь возможность отображать обзор состояния всех выполняемых заданий, как на этом изображении от PrintIQ.

Первоначальная идея программного обеспечения MIS заключалась в том, чтобы дать руководству полное понимание всех затрат и проблем бизнеса для принятия правильных решений. Единственный способ по-настоящему понять все ваши доходы и расходы — это использовать централизованную систему, которая связана со всем: от поступающих заказов до количества скрепок для бумаг, которые проходит бухгалтерия. Это означает, что основным преимуществом MIS является не столько функциональность самого программного обеспечения, сколько умение команды интегрироваться с программным обеспечением других поставщиков.

Это логически привело к тому, что MIS автоматически запускает некоторые из этих других систем и определяет, как различные задания проходят через различные производственные отделы. В основном это означает производственные рабочие процессы, и теоретически настройка системы на основе «горячих папок» также может позволить автоматически передавать задания из одного процесса в другой. Но MIS делает гораздо больше. Он автоматически применяет всю информацию из наряд-заказа, где это необходимо, для печати, окончательной обработки или выставления счета, без каких-либо ошибок или дублирования. Кроме того, он собирает данные для создания отчетов о том, как работает бизнес, и может инициировать действия в других местах, например, при необходимости заказывать дополнительные носители для печати, а также указывать, где возникают проблемы, например, если одна конкретная машина требует обслуживания, чем ожидалось, или если рабочие места задерживаются в том или ином процессе.

Модульная архитектура

Большинство MIS предлагают основной набор функций плюс ряд дополнительных модулей, чтобы типографии могли адаптировать MIS под свои нужды. Хотя большинство MIS будут работать в различных дисциплинах печати, у большинства пользователей широкоформатной печати будут особые требования, особенно если вы также печатаете на текстиле. По крайней мере, это означает необходимость учитывать большие размеры используемых носителей, как для рулонов, так и для жестких носителей. MIS также должна поддерживать различные типы отделки, обычно встречающиеся в широкоформатной печати, включая резку с помощью цифрового режущего стола или фрезерного станка, а также подшивку, сварку, проушивание и т. д.

Фундаментальной особенностью любой MIS является возможность оценивать рабочие места и рассылать расценки на работу. Это означает возможность принять во внимание все соответствующие затраты, включая сырье и рабочую силу персонала, а также эксплуатационные расходы и амортизацию используемого оборудования, а также определить разумную маржу для каждой работы. В некоторых случаях может существовать выбор способов выполнения работы с различными последствиями для оценки.


Подпись: MIS должна иметь возможность отображать обзор состояния всех выполняемых заданий, как на этом изображении от PrintIQ.

Модуль оценки должен быть тесно связан с функцией планирования и составления графиков, поскольку вы хотите, чтобы MIS выбирала наиболее эффективный метод производства при планировании заданий на эту смену, но вы потеряете деньги, если при оценке предполагается более дешевая форма производства. В идеале планирование должно быть динамичным, способным автоматически обновляться, чтобы учитывать новые рабочие места по мере их поступления, в зависимости от требуемых сроков их поставки и синергии с другими заданиями.

Это, в свою очередь, предполагает, что MIS либо включает в себя собственный модуль наложения и объединения, либо тесно связана с любым программным обеспечением, которое у вас есть для этого. Это особенно важно для работ большого формата, где довольно часто несколько работ объединяются на одних и тех же досках для экономии затрат, и многие из этих работ имеют неправильную форму, и их необходимо вкладывать вместе. Само собой разумеется, что система должна уметь различать вакансии для разных клиентов. Не менее важно, чтобы задания для одного и того же клиента можно было разделить на разные части, например, розничному продавцу может потребоваться один и тот же тип дисплея, но он будет разделен между разными розничными подразделениями, у которых могут быть разные требования к размеру. Объединение этих заданий вместе сэкономит время и затраты на сырье, но система должна иметь возможность разделять их для доставки и выставления счетов.

Модуль CRM должен позволять сотрудникам отдела продаж поддерживать связь с клиентами, превращать предложения в заказы и отслеживать ход выполнения этих заказов. Как минимум это должно означать поиск произведений искусства для доставки и обеспечение того, чтобы все участники процесса утверждения подписали корректуры.

Большинство MIS включают в себя модуль электронной коммерции, хотя есть некоторые аргументы в пользу того, что специальная программа Web-to-Print может быть более подходящей. Это действительно зависит от масштаба каждого отдельного бизнеса и типа клиентов, которых вы обслуживаете. Некоторые подразделения широкоформатной печати станут частью более широкой группы коммерческой печати или могут рассчитывать на то, что клиенты будут делать разовые заказы и платить кредитными картами, в то время как другие могут просто захотеть дать возможность постоянным клиентам делать повторные заказы за счет. Существует так много вариантов, что Web-to-Print действительно требует отдельной статьи.

MIS должна включать в себя своего рода управление запасами, чтобы гарантировать, что у вас не закончится ничего, что необходимо для предстоящих работ, например, определенный субстрат, а также для своевременной покупки обычных товаров, включая детали для обслуживания оборудования, чтобы избежать каких-либо непредвиденных ситуаций. минутная паника. В идеале это должно также распространяться на управление вашей собственной цепочкой поставок, чтобы вы понимали стоимость субстратов и могли воспользоваться преимуществами оптовых закупок или других предложений.

Когда дело доходит до выполнения, по крайней мере, MIS должна иметь возможность генерировать уведомление о доставке. Некоторые также закажут доставку через курьерскую или почтовую компанию, а некоторые пойдут еще дальше и напрямую подключатся к системам различных курьерских компаний, чтобы разработать наиболее экономичную форму доставки на основе требований клиента, в том числе, когда разные детали работы приходится отправлять в разные места.

Наконец, большинство MIS будут иметь модуль учетных записей, но, вероятно, более распространенным является интеграция со специальным программным обеспечением для бухгалтерского учета, особенно с учетом того, что большинство бухгалтерских программ достаточно хорошо зарекомендовали себя.
В заключение, хотя большинство поставщиков MIS в настоящее время продают свое программное обеспечение как часть производственного рабочего процесса, истинная ценность MIS заключается в способности выявлять сильные и слабые стороны бизнеса. В конечном счете, ИСУ должны окупиться, помогая сократить отходы и более эффективно создавать рабочие места.