Ako si vybrať MIS

Softvér Manažérskeho informačného systému sa stal podstatnou súčasťou prevádzky modernej tlačiarne, no jeho úspešnosť rozhodne o implementácii.

Manažérsky informačný systém alebo MIS je pravdepodobne jedným z najzložitejších softvérov, s ktorými sa väčšina tlačových podnikov stretne. A tak, ako môžu existovať obrovské rozdiely v spôsobe fungovania rôznych tlačiarenských dielní a zákazníkov, ktorým slúžia, neexistuje ani jeden univerzálny MIS, ktorý bude fungovať hneď po vybalení pre každého. To sťažuje presné určenie toho, čo pre vás MIS môže urobiť a koľko to môže stáť. Možno je však lepším východiskovým bodom položiť si otázku, čo vám môže zachrániť správne implementovaný MIS?

MIS je o dvoch samostatných veciach – o obchodných informáciách a automatizácii pracovného toku – a prepojenie týchto vecí dohromady by malo viesť k menšiemu plytvaniu, a teda k väčšiemu zisku. To platí rovnako pre malé spoločnosti ako pre veľké podniky.

Popis: MIS by mal byť schopný zobraziť prehľad o stave všetkých úloh, ako je to na tomto obrázku z PrintIQ.

Pôvodným predpokladom softvéru MIS bolo poskytnúť manažmentu dôkladné pochopenie všetkých nákladov a problémov v podniku, aby mohli robiť správne rozhodnutia. Jediný spôsob, ako skutočne porozumieť všetkým svojim príjmom a výdavkom, je použiť centralizovaný systém, ktorý je prepojený so všetkým, od objednávok, ktoré prichádzajú, až po množstvo kancelárskych sponiek, cez ktoré sa dostáva účtovné oddelenie. To znamená, že hlavným predajným bodom za MIS nie je ani tak funkčnosť samotného softvéru, ale zručnosť tímu pri integrácii so softvérom iných dodávateľov.

To logicky viedlo k tomu, že MIS automaticky spúšťal niektoré z týchto systémov a určoval, ako sa rôzne úlohy presadzujú cez rôzne výrobné oddelenia. To väčšinou znamená produkčné pracovné toky a teoreticky by nastavenie systému založeného na horúcich priečinkoch mohlo tiež umožniť automatické odovzdávanie úloh z jedného procesu do druhého. MIS však dokáže oveľa viac. Automaticky použije všetky informácie z pracovného lístka tam, kde je to vhodné, na tlač, dokončovanie alebo fakturáciu, bez akýchkoľvek chýb alebo duplikácií. Okrem toho zhromažďuje údaje na vytváranie správ o tom, ako podnik funguje, a môže spúšťať akcie inde, ako je napríklad objednávanie viacerých substrátov v prípade potreby, ako aj indikovanie problémov, ako napríklad, ak jeden konkrétny stroj potrebuje údržbu, ako sa očakávalo, alebo ak úlohy sú zadržiavané v jednom alebo druhom procese.

Modulárna architektúra

Väčšina MIS ponúka základnú sadu funkcií plus množstvo voliteľných modulov, takže tlačiarne si môžu prispôsobiť MIS svojim vlastným potrebám. Hoci väčšina MIS bude fungovať v rôznych tlačových disciplínach, väčšina používateľov veľkých formátov bude mať špecifické požiadavky, o to viac, ak tlačíte aj na textil. Prinajmenšom to znamená vziať do úvahy veľké veľkosti substrátov, ktoré sa používajú, a to ako pre kotúče, tak pre tuhé médiá. MIS by mal tiež podporovať rôzne typy konečnej úpravy, ktoré sa bežne vyskytujú pri veľkoformátovej tlači, vrátane rezania pomocou digitálneho rezacieho stola alebo frézky, ako aj lemovania, zvárania, vytvárania očiek atď.

Základnou vlastnosťou každého MIS je schopnosť odhadnúť pracovné miesta a posielať cenové ponuky na práce. To znamená, že je možné vziať do úvahy všetky príslušné náklady, vrátane surovín a práce personálu, ako aj prevádzkových nákladov a odpisov používaných zariadení a určiť primeranú maržu pre každú prácu. V niektorých prípadoch môže existovať výber spôsobov výroby zákazky s rôznymi dôsledkami pre odhad.


Popis: MIS by mal byť schopný zobraziť prehľad o stave všetkých úloh, ako je to na tomto obrázku z PrintIQ.

Modul odhadu by mal byť úzko prepojený s funkciou plánovania a plánovania, pretože chcete, aby MIS vybral najefektívnejšiu výrobnú metódu pri plánovaní úloh na túto zmenu, ale stratíte peniaze, ak odhad predpokladá lacnejšiu formu výroby. V ideálnom prípade by plánovanie malo byť dynamické, schopné automaticky sa aktualizovať, aby zohľadňovalo nové pracovné miesta, keď prichádzajú, na základe ich požadovaných termínov dodania a synergie s inými zákazkami.

To zase predpokladá, že MIS buď obsahuje svoj vlastný modul uloženia a zoskupovania, alebo je úzko prepojený s akýmkoľvek softvérom, ktorý na to máte. Toto je obzvlášť dôležité pri práci s veľkým formátom, kde je pomerne bežné mať viacero úloh zoskupených na rovnakých doskách, aby sa ušetrili náklady a mnohé z týchto úloh budú mať nepravidelné tvary, ktoré je potrebné vnoriť do seba. Je samozrejmé, že systém by mal byť schopný rozlišovať medzi prácami pre rôznych klientov. Rovnako dôležité je, že zákazky pre toho istého klienta možno rozdeliť na rôzne časti, napríklad maloobchodník môže chcieť rovnaký typ displeja, ale rozdeliť ho medzi rôzne maloobchodné jednotky, ktoré môžu mať rôzne požiadavky na veľkosť. Kombinácia týchto úloh ušetrí čas a náklady na suroviny, ale systém ich musí vedieť oddeliť pre dodávku a fakturáciu.

Modul CRM by mal umožniť predajcom komunikovať so zákazníkmi, premieňať cenové ponuky na objednávky a sledovať priebeh týchto objednávok. Prinajmenšom by to malo znamenať naháňanie umeleckých diel na doručenie a zabezpečenie toho, aby všetci v schvaľovacom procese podpísali korektúry.

Väčšina MIS obsahuje modul elektronického obchodu, aj keď existuje určitý argument, že vhodnejší by mohol byť špecializovaný program Web-to-Print. Skutočne to závisí od rozsahu každého jednotlivého podniku a typu zákazníkov, ktorým sa venujete. Niektoré veľkoformátové divízie budú súčasťou širšej skupiny komerčnej tlače alebo sa môžu spoliehať na to, že zákazníci budú robiť jednorazové objednávky a platiť kreditnými kartami, zatiaľ čo iné môžu chcieť len umožniť bežným zákazníkom robiť opakované objednávky na účet. Existuje toľko variácií, že Web-to-Print skutočne potrebuje samostatný článok.

MIS by mal zahŕňať určitý druh správy zásob, aby ste sa uistili, že vám neminie nič, čo je potrebné pre nadchádzajúce úlohy, ako je konkrétny substrát, ako aj pre nákup bežných položiek načas, vrátane dielov na údržbu zariadení, aby ste sa vyhli posledným minútová panika. V ideálnom prípade by sa to malo rozšíriť aj na riadenie vášho vlastného dodávateľského reťazca, aby ste pochopili náklady na substráty a mohli využiť výhody hromadného nákupu alebo iných ponúk.

Pokiaľ ide o plnenie, prinajmenšom MIS by mal byť schopný vygenerovať oznámenie o doručení. Niektorí si tiež zarezervujú doručenie u kuriérskej alebo poštovej spoločnosti a niektorí pôjdu ešte ďalej a spoja sa priamo so systémami rôznych kuriérskych spoločností, aby vymysleli cenovo najefektívnejšiu formu doručenia na základe požiadaviek zákazníka, vrátane prípadu, keď rôzne diely úlohy musia byť odoslané na rôzne miesta.

Nakoniec, väčšina MIS bude mať účtovný modul, ale je pravdepodobne bežnejšie integrovať sa so špecializovaným účtovným softvérom, najmä vzhľadom na to, že väčšina účtovného softvéru je celkom dobre zavedená.
Na záver, aj keď väčšina predajcov MIS v súčasnosti uvádza na trh svoj softvér ako súčasť výrobného pracovného toku, skutočná hodnota MIS spočíva v schopnosti identifikovať silné a slabé stránky v podniku. V konečnom dôsledku by sa MIS mal vyplatiť tým, že pomôže znížiť množstvo odpadu a efektívnejšie vytvárať pracovné miesta.