Hur man väljer en MIS

Programvaran för Management Information System har blivit en väsentlig komponent i att driva ett modernt tryckeri, men implementeringen kommer att avgöra dess framgång.

Ett Management Information System, eller MIS, är förmodligen en av de mest komplexa programvarorna som de flesta tryckeriföretag kommer att stöta på. Och precis som det kan finnas enorma variationer i hur olika tryckerier fungerar och vilka kunder de servar, så finns det ingen enskild MIS som bara fungerar direkt för alla. Detta gör det svårt att ta reda på exakt vad en MIS kan göra för dig och vad det kan kosta. Men kanske en bättre utgångspunkt är att fråga vad en korrekt implementerad MIS kan rädda dig?

En MIS handlar om två separata saker – affärsinformation och automatisering av arbetsflöden – och att koppla ihop dessa saker borde leda till mindre slöseri och därför mer vinst. Detta gäller lika mycket för små företag som för stora företag.

Bildtext: MIS ska kunna visa en översikt över status för alla jobb i handen, som i den här bilden från PrintIQ.

Den ursprungliga utgångspunkten bakom MIS mjukvara var att ge ledningen en grundlig förståelse för alla kostnader och problem i en verksamhet för att kunna fatta rätt beslut. Det enda sättet att verkligen förstå alla dina inkomster och utgifter är att använda ett centraliserat system som är kopplat till allt från beställningarna som kommer in till antalet gem som kontoavdelningen får igenom. Detta betyder att det främsta försäljningsargumentet bakom en MIS inte så mycket är själva mjukvarans funktionalitet, utan den skicklighet som teamet har i att integrera med andra leverantörers mjukvara.

Det har logiskt lett till att MIS automatiskt kör några av de andra systemen och bestämmer hur de olika jobben drivs genom de olika produktionsavdelningarna. Detta innebär mestadels produktionsarbetsflöden och i teorin kan inrättandet av ett system baserat på heta mappar också tillåta att jobb skickas automatiskt från en process till nästa. Men en MIS gör mycket mer än så här. Den applicerar automatiskt all information från jobbsedeln där så är lämpligt, för utskrift, efterbehandling eller fakturering, utan några fel eller dubbletter. Dessutom samlar den in data för att producera rapporter om hur verksamheten går, och den kan utlösa åtgärder på andra ställen, som att beställa fler substrat vid behov samt att indikera var det finns problem som om en viss maskin behöver underhåll än förväntat eller om jobb hålls uppe i en eller annan process.

Modulär arkitektur

De flesta MIS erbjuder en kärnuppsättning funktioner plus ett antal valfria moduler så att tryckerier kan skräddarsy MIS efter sina egna behov. Även om de flesta MIS kommer att fungera över olika utskriftsdiscipliner, kommer de flesta storformatanvändare att ha specifika krav, ännu mer om du också skriver ut till textilier. Detta innebär åtminstone att man tar hänsyn till de stora substratstorlekarna som används, både för rullar och styva media. MIS bör också stödja de olika typerna av efterbehandling som vanligtvis förekommer i storformatsutskrifter, inklusive skärning via ett digitalt skärbord eller fräs, såväl som fållning, svetsning, öglor och så vidare.

En grundläggande egenskap hos alla MIS är förmågan att uppskatta jobb och att skicka ut offerter för arbete. Detta innebär att man kan ta hänsyn till alla relevanta kostnader, inklusive råvaror och personalarbete samt driftskostnader och avskrivningar på den utrustning som används och bestämma en rimlig marginal för varje jobb. I vissa fall kan det finnas ett urval av sätt att producera ett jobb med olika implikationer för uppskattningen.


Bildtext: MIS ska kunna visa en översikt över status för alla jobb i handen, som i den här bilden från PrintIQ.

Uppskattningsmodulen bör vara nära kopplad till planerings- och schemaläggningsfunktionen eftersom du vill att MIS ska välja den mest effektiva produktionsmetoden när du schemalägger jobb för det skiftet, men du kommer att förlora pengar om uppskattningen antog en billigare produktionsform. Helst bör schemaläggningen vara dynamisk, kunna uppdateras automatiskt för att ta hänsyn till nya jobb när de kommer in, baserat på deras nödvändiga leveransdatum och synergier med andra jobb.

Detta förutsätter i sin tur att MIS antingen inkluderar sin egen utskjutnings- och gruppmodul eller är nära knuten till vilken programvara du än har för detta. Detta är särskilt viktigt för storformatsarbete där det är ganska vanligt att ha flera jobb sammanfogade på samma bräda för att spara kostnader och många av dessa jobb kommer att ha oregelbundna former som måste kapslas ihop. Det säger sig självt att systemet ska kunna skilja på jobb för olika uppdragsgivare. Det är lika viktigt att jobb för samma kund kan delas upp i sina olika delar, till exempel kan en återförsäljare vilja ha samma typ av display men uppdelad på olika detaljhandelsenheter som kan ha olika storlekskrav. Att blanda dessa jobb kommer att spara tid och råvarukostnader men systemet måste kunna separera dem för leverans och fakturering.

CRM-modulen ska göra det möjligt för säljpersonalen att ha kontakt med kunder, förvandla offerter till beställningar och spåra beställningarnas framsteg. Det borde åtminstone betyda att man jagar upp konstverk för leverans och säkerställer att alla i godkännandeslingan har skrivit på korrekturen.

De flesta MIS inkluderar en e-handelsmodul även om det finns några argument för att ett dedikerat Web-to-Print-program kan vara mer lämpligt. Det beror verkligen på omfattningen av varje enskild verksamhet och vilken typ av kunder du vänder dig till. Vissa bredformatsdivisioner kommer att vara en del av en bredare kommersiell tryckkoncern, eller kan förlita sig på att kunder gör engångsbeställningar och betalar med kreditkort, medan andra kanske bara vill göra det möjligt för vanliga kunder att göra återkommande beställningar på konto. Det finns så många varianter att Web-to-Print verkligen behöver en separat artikel.

MIS bör inkludera någon form av lagerhantering för att säkerställa att du inte får slut på allt som behövs för kommande jobb, till exempel ett visst underlag samt för att köpa vanliga föremål i tid, inklusive utrustningsunderhållsdelar, för att undvika alla sista minut panik. Helst bör detta även sträcka sig till att hantera din egen försörjningskedja så att du förstår kostnaderna för substrat och kan dra fördel av bulkköp eller andra erbjudanden.

När det gäller uppfyllelse bör åtminstone MIS kunna generera ett leveransmeddelande. Vissa kommer också att boka in leveransen med bud eller postföretag, och vissa kommer att gå ännu längre och koppla direkt till olika budföretags system för att ta fram den mest kostnadseffektiva leveransformen utifrån kundens krav, inklusive när olika delar av ett jobb måste skickas till olika platser.

Slutligen kommer de flesta MIS att ha en kontomodul, men det är förmodligen vanligare att integrera med dedikerad bokföringsprogram, särskilt med tanke på att de flesta bokföringsprogram är ganska väletablerade.
Sammanfattningsvis, även om de flesta MIS-leverantörer nuförtiden marknadsför sin programvara som en del av ett produktionsarbetsflöde, ligger det verkliga värdet av en MIS i förmågan att identifiera styrkor och svagheter i ett företag. I slutändan bör en MIS betala för sig själv genom att hjälpa till att minska avfallet och producera jobb mer effektivt.