Sådan vælger du en MIS

Management Information System-software er blevet en væsentlig komponent i driften af et moderne trykkeri, men implementeringen vil afgøre dens succes.

Et Management Information System, eller MIS, er sandsynligvis en af de mest komplekse stykker software, som de fleste printvirksomheder vil støde på. Og ligesom der kan være enorme variationer i måden, som forskellige trykkerier arbejder på, og de kunder, de betjener, så er der ingen ensartet MIS, der bare fungerer ud af boksen for alle. Dette gør det svært at finde ud af præcis, hvad en MIS kan gøre for dig, og hvad det kan koste. Men måske er et bedre udgangspunkt at spørge, hvad en korrekt implementeret MIS kan redde dig?

En MIS handler om to adskilte ting - forretningsinformation og workflow-automatisering - og at forbinde disse ting sammen bør føre til mindre spild og derfor mere profit. Det gælder lige så meget for små virksomheder som for store virksomheder.

Billedtekst: MIS'en skal kunne vise en oversigt over status for alle de opgaver, der er i hånden, som på dette billede fra PrintIQ.

Den oprindelige præmis bag MIS software var at give ledelsen en grundig forståelse af alle omkostninger og problemer i en virksomhed for at kunne træffe de rigtige beslutninger. Den eneste måde at virkelig forstå alle dine indtægter og udbetalinger på er at bruge et centraliseret system, der er forbundet med alt fra de ordrer, der kommer ind til antallet af papirklip, som regnskabsafdelingen kommer igennem. Det betyder, at det vigtigste salgsargument bag en MIS ikke så meget er selve softwarens funktionalitet, men den evne, som teamet har til at integrere med andre leverandørers software.

Det har logisk ført til, at MIS'en automatisk kører nogle af de andre systemer og bestemmer, hvordan de forskellige opgaver skubbes gennem de forskellige produktionsafdelinger. Dette betyder for det meste produktionsarbejdsgange, og i teorien kunne opsætning af et system baseret på hot folders også give jobs mulighed for automatisk at blive overført fra én proces til den næste. Men en MIS gør meget mere end dette. Den anvender automatisk alle oplysningerne fra jobsedlen, hvor det er relevant, til udskrivning, efterbehandling eller fakturering uden fejl eller duplikering. Derudover indsamler den data for at producere rapporter om, hvordan virksomheden kører, og den kan udløse handlinger andre steder, såsom at bestille flere substrater, når det er nødvendigt, samt angive, hvor der er problemer, såsom om en bestemt maskine har brug for vedligeholdelse end forventet, eller om job bliver holdt op i en eller anden proces.

Modulær arkitektur

De fleste MIS tilbyder et kernesæt af funktioner plus en række valgfrie moduler, så trykkerier kan skræddersy MIS til deres egne behov. Selvom de fleste MIS vil arbejde på tværs af forskellige printdiscipliner, vil de fleste storformatbrugere have specifikke krav, endnu mere hvis du også udskriver til tekstiler. Det betyder i det mindste, at der tages hensyn til de store substratstørrelser, der er i brug, både til ruller og stive medier. MIS'en bør også understøtte de forskellige typer efterbehandling, der almindeligvis findes i storformatudskrivning, herunder skæring via et digitalt skærebord eller en overfræser, såvel som opskæring, svejsning, eyeleting og så videre.

Et grundlæggende træk ved enhver MIS er evnen til at estimere job og sende tilbud på arbejde. Det betyder, at man er i stand til at tage højde for alle de relevante omkostninger, herunder råmaterialerne og personalets arbejdskraft samt driftsomkostningerne og afskrivningen på det anvendte udstyr og fastsætte en rimelig margin for hvert job. I nogle tilfælde kan der være et valg af måder at producere et job på med forskellige implikationer for estimatet.


Billedtekst: MIS'en skal kunne vise en oversigt over status for alle de opgaver, der er i hånden, som på dette billede fra PrintIQ.

Estimeringsmodulet bør være tæt knyttet til planlægnings- og planlægningsfunktionen, fordi du vil have MIS til at vælge den mest effektive produktionsmetode, når du planlægger job til det pågældende skift, men du vil tabe penge, hvis estimatet antog en billigere produktionsform. Ideelt set bør planlægningen være dynamisk, i stand til at opdatere automatisk for at tage højde for nye job, efterhånden som de kommer ind, baseret på deres påkrævede leveringsdatoer og synergier med andre job.

Dette forudsætter igen, at MIS enten inkluderer sit eget indsættelses- og ganging-modul eller er tæt knyttet til den software, du har til dette. Dette er især vigtigt for stort format arbejde, hvor det er ret almindeligt at have flere job samlet på de samme boards for at spare omkostninger, og mange af disse job vil have uregelmæssige former, der skal indlejres sammen. Det siger sig selv, at systemet skal kunne skelne mellem jobs for forskellige kunder. Det er lige så vigtigt, at jobs for den samme kunde kan opdeles i deres forskellige dele, for eksempel vil en forhandler måske have den samme type display, men opdelt på forskellige detailenheder, der kan have forskellige størrelseskrav. At blande disse job sammen vil spare tid og råvareomkostninger, men systemet skal være i stand til at adskille dem til levering og fakturering.

CRM-modulet skal give salgspersonalet mulighed for at tage kontakt med kunder, forvandle tilbud til ordrer og spore status for disse ordrer. Det burde i det mindste betyde, at man skal jagte kunstværker til levering og sikre, at alle i godkendelsessløjfen har skrevet under på korrekturerne.

De fleste MIS inkluderer et e-handelsmodul, selvom der er nogle argumenter for, at et dedikeret Web-to-Print-program kan være mere egnet. Det afhænger virkelig af omfanget af hver enkelt virksomhed og den type kunder, du henvender dig til. Nogle bredformatsafdelinger vil være en del af en bredere kommerciel printkoncern eller kan stole på, at kunder foretager engangsordrer og betaler med kreditkort, mens andre måske blot ønsker at gøre det muligt for almindelige kunder at foretage gentagne ordrer på konto. Der er så mange variationer, at Web-to-Print virkelig har brug for en separat artikel.

MIS bør omfatte en form for lagerstyring for at sikre, at du ikke løber tør for noget, der er nødvendigt til kommende opgaver, såsom et bestemt substrat samt til at købe almindelige varer til tiden, herunder udstyrsvedligeholdelsesdele, for at undgå sidste minut panik. Ideelt set bør dette også strække sig til at styre din egen forsyningskæde, så du forstår omkostningerne ved substrater og kan drage fordel af masseindkøb eller andre tilbud.

Når det kommer til opfyldelse, bør MIS i det mindste være i stand til at generere en leveringsmeddelelse. Nogle vil også booke leveringen ind med et kurer- eller postfirma, og nogle vil gå endnu længere og forbinde direkte med forskellige kurerselskabers systemer for at finde den mest omkostningseffektive leveringsform baseret på kundens krav, herunder når forskellige dele af et job skal sendes til forskellige lokationer.

Endelig vil de fleste MIS have et regnskabsmodul, men det er nok mere almindeligt at integrere med dedikeret regnskabssoftware, især i betragtning af at det meste regnskabssoftware er ret veletableret.
Som konklusion, selvom de fleste MIS-leverandører i dag markedsfører deres software som en del af et produktionsworkflow, ligger den sande værdi af en MIS i evnen til at identificere styrker og svagheder i en virksomhed. I sidste ende bør en MIS betale for sig selv ved at hjælpe med at reducere affald og producere job mere effektivt.