Ciclos de verificación y aprobación: una guía práctica

Paul Sherfield ofrece consejos prácticos sobre cómo gestionar mejor sus ciclos de pruebas y aprobación.

"¡No se veía así en mi pantalla!"
"No sabía que tenía que comprobarlo todo de nuevo"
"Mi jefe no entiende estas cosas"
"¡Ha utilizado el archivo incorrecto!"
"¿Qué estoy comprobando?"

Si alguno o todos estos comentarios de los clientes le resultan familiares, siga leyendo.

¿Tiene un proceso de aprobación de pruebas documentado?

Estos tiempos extraños nos darán tiempo para considerar todos nuestros métodos, sistemas y prácticas de trabajo. ¿Han sido adecuados para su combinación de productos y las necesidades de su cliente? ¿Seguirán siendo las "mejores prácticas" cuando termine la crisis actual y todos volvamos a la normalidad que puede resultar difícil de reconocer?

Un área en la que sus equipos de producción y ventas deben tomarse un tiempo para considerar es la revisión y su ciclo de aprobación asociado. También sería útil hablar con sus clientes y conocer sus opiniones sobre su sistema en esta área.

¿Para qué se pretende una prueba y qué áreas debe comprobar el cliente? Si el impresor no lo comunica claramente, el cliente puede malinterpretarlo y desconocer lo que se espera de él. ¿Son sus sistemas de prueba y ciclos de aprobación adecuados para su mercado y productos, y sus clientes los comprenden?

   Su ciclo de pruebas y aprobación debe ser adecuado para su mercado, clientes y producto. Muchas áreas del mercado de productos e impresión, como la web en línea para imprimir, utilizarán pruebas en pantalla, a menudo solo para el contenido. Otros mercados, como el embalaje, las etiquetas y la impresión comercial de alta gama, pueden necesitar muchas iteraciones de pruebas y aprobación de color y contenido.   

Por lo tanto, sus soluciones y sistemas necesitan mucha reflexión y consideración para garantizar que coincidan con sus clientes y las necesidades del mercado.

Esta área puede causar confusión, errores e incluso reelaboración y reimpresiones, y los resultados financieros podrían estar en disputa. ¡No es la forma de crear buenas relaciones con los clientes!

Entonces, ¿está seguro de que su proceso de prueba y aprobación no contribuye a los problemas anteriores?

Veamos para qué se utilizan las pruebas, en este caso cubriendo tanto las pruebas en pantalla como las físicas; las pruebas de inyección de tinta y en prensa utilizando la prensa de producción.

1. Aprobación de color. Las pruebas, tanto duras como blandas, en esta área a menudo se denominan "pruebas de contrato", ya que se consideran un patrón de color que el producto impreso debe igualar. Algunas áreas a considerar primero:
   • ¿Se verifican sus pruebas de contrato de color duro para el flujo de trabajo de color correcto? ¿Hay una 'etiqueta' de validación ISO 12647-7 impresa o adjunta a cada prueba que proporcione esta información al cliente?
   • ¿Le da al cliente instrucciones sobre cómo ver esta prueba utilizando las condiciones de iluminación correctas basadas en D50 o su alternativa, como TL84 para el interior?
   • ¿Cómo se asegura de que su cliente vea las pruebas en pantalla de contacto de color en monitores de amplia gama, perfilados y con precisión de color con la configuración correcta de gestión del color?
   • ¿Envían una portada con estas pruebas en pantalla que brindan detalles sobre cómo ver y aprobar estos archivos, a menudo PDF?
   • ¿Tienen sus clientes el software correcto para ver y comentar las pruebas en PDF?
   • ¿Se entenderá lo anterior si otras personas dentro de la organización de su cliente ven o ven estas pruebas?
2. Aprobación de contenido, tanto pruebas físicas como blandas:
   • ¿Entienden sus clientes que estas pruebas son solo para contenido, no para aprobaciones de color precisas?
   • ¿Se entenderá esto si otras personas dentro de la organización de su cliente ven o ven estas pruebas?
   • ¿Tienen sus clientes el software correcto para ver y comentar las pruebas en PDF?
3. Pruebas revisadas
   • ¿Son por color, contenido o ambos?
   • ¿Deberían comprobarse solo las áreas corregidas o todos los elementos? Esto dependerá del alcance de la corrección y de quién la llevó a cabo, y los requisitos deben quedar claros.
   • ¿Una portada adjunta documenta este proceso de aprobación y la etapa en la que ha llegado?

El proceso de aprobación
Supongamos ahora que las áreas técnicas de las pruebas, tanto duras como blandas, se han abordado y corregido, y que:

1. Todas las pruebas de contrato de color físicas tienen una etiqueta de validación que muestra el cumplimiento de la norma ISO 12647-7 y el flujo de trabajo de gestión del color y los perfiles utilizados, y se brindan consejos sobre las condiciones de visualización.
2. El sistema de aprobación de pruebas implementado.
3. Las pruebas en pantalla están claramente marcadas para el propósito, el color, incluidas las advertencias de color del monitor, o solo el contenido.
4. Las pruebas revisadas tienen instrucciones sobre lo que el cliente debe verificar.

Entonces, ¿qué queda?

Gestionar dónde se encuentran usted y su cliente dentro del proceso de aprobación:

• ¿Es la primera, segunda, tercera, etc. ronda de pruebas? ¿Cómo se registra y gestiona esto, en un comprobante, en la bolsa de trabajo?
• ¿Quién realiza las correcciones, usted o su cliente suministra nuevos archivos corregidos?
• Si es así, ¿qué tipo de reprobación requieren? ¿El proceso de aprobación comienza de nuevo?
• Las versiones anteriores de los archivos del cliente deben administrarse para garantizar que no haya confusión, por lo que es necesario el control de versiones.
• La aprobación final del cliente debe ser clara y documentada
• Si esta aprobación final está sujeta a que realice más correcciones, ¿debería considerar la presentación de una prueba adicional, a pesar de las instrucciones de su cliente?
• ¿Cómo se calculan y registran los costes de las correcciones de los autores?
• ¿Se informa a los clientes de estos costos antes de que se tomen medidas?
• ¿Se les pide a los clientes que aprueben los costos de corrección por escrito?

Recuerde ese viejo dicho: “¡Siempre hay tiempo para una reimpresión!”.

Algunas acciones a considerar:

Pegue la pegatina D50 en las pruebas de color del contrato físico para indicar condiciones de visualización incorrectas, estas se pueden reutilizar. Las pegatinas, cuando se ven bajo una iluminación incorrecta, muestran franjas de color como se ve en la imagen de abajo. Cuando se ve bajo las luces D50 correctas, las tiras deben ser apenas visibles.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Utilice pegatinas de aprobación / PDF interactivos / documentos de Word para aprobación / comentarios / correcciones y acciones adicionales / nuevas pruebas, etc.



Este formulario interactivo se puede descargar para que lo personalice y lo modifique según sus necesidades. Se puede incluir como portada para pruebas en PDF o como formulario en papel para pruebas físicas. Sin embargo, un sistema de aprobación de pruebas en línea sería mucho más transparente y rastreable, incluso para las pruebas físicas.

¡Muchos visores de PDF gratuitos no mostrarán correctamente un PDF complejo de artes gráficas para el color o el contenido! Acrobat Professional es el "estándar de oro". Por lo tanto, siempre informe a los clientes sobre los problemas de visualización con otro software de PDF.