Cómo lidiar con los pagos atrasados

Planifique con anticipación para aliviar los problemas de flujo de caja.

Las empresas de letra pequeña sienten mucho la demora en el pago. Para cubrir los gastos generales, a menudo necesitan pedir prestado o ejecutar sobregiros con cargos de interés concomitantes. Significa que no pueden invertir en nuevas oportunidades comerciales, personal o equipos y, por supuesto, puede tener un efecto dominó sobre la rapidez con la que pueden pagar a sus proveedores. Una empresa que quiebra pronto puede tener un efecto de cadena de margarita, y si una empresa realmente grande fracasa o no puede pagar, las ondas pueden extenderse por todas partes.

El FSB dice que la existencia de esta cultura de pagos atrasados es responsable del fracaso de decenas de miles de pequeñas empresas al año, y muchos proveedores de servicios de impresión se han ido al muro debido al retraso en el pago

El impacto de los pagos atrasados

No es ningún secreto que la morosidad es un problema real para todas las pymes. Si bien el número fluctúa de un año a otro, la Federación de Pequeñas Empresas del Reino Unido (FSB) estima que actualmente hay un atraso de facturación de 14 mil millones de libras. Es algo que el sector de la impresión siente de manera particularmente aguda, con costos iniciales que paralizan a muchas empresas cuando un cliente paga después de los términos acordados o, lo que es peor, no paga en absoluto.

El FSB dice que la existencia de esta cultura de pagos atrasados es responsable del fracaso de decenas de miles de pequeñas empresas al año, y muchos PSP se han estrellado contra la pared debido a los retrasos en los pagos. Con impresores deseosos de mantener las prensas en funcionamiento, la falta de pago puede provocar una espiral de problemas, y las empresas deben asumir deudas para mantenerse a flote o aceptar trabajos de los que de otra manera se evitarían.

Sin embargo, es posible que haya ayuda a mano. En 2017, el gobierno nombró a un Comisionado de Pequeñas Empresas para defender a las pequeñas empresas y, coincidiendo, lanzó un esquema de quejas independiente. El sitio web de la Oficina del Comisionado de Pequeñas Empresas hace explícito que se estableció en gran medida para ayudar con los problemas de pago y para resaltar la necesidad de prácticas de pago justas en las pequeñas y grandes empresas.

Si bien esta es una buena noticia para la industria de la impresión y las pymes como sector, no significa que las empresas todavía no deban tener sus propias mejores prácticas para perseguir la morosidad y, mejor aún, hacer todo lo posible para minimizar los riesgos de pago atrasado en primer lugar.

Que pueden hacer las empresas de letra pequeña

Los PSP pueden tratar activamente de evitar los pagos atrasados antes de que sucedan, y perseguirlos cuando lo hagan. Por ejemplo, es útil tener sistemas eficientes para verificar la solvencia de los clientes antes de trabajar para ellos; las verificaciones de crédito y las referencias son dos formas de ver si el cliente tiene antecedentes en lo que respecta a pagos deficientes.

“La elaboración de perfiles de antecedentes sobre nuevos clientes y el seguimiento de los clientes existentes nos ayuda a reducir el riesgo”, dice Nicola Cummins, Director de Desarrollo Comercial de Propack Direct Mail. "Siempre llevamos a cabo verificaciones de crédito de posibles nuevos clientes, por lo que no daríamos crédito a ningún cliente si no estamos satisfechos con ellos".

Además de eso, establecer condiciones de pago claras e incluso acordar que el pago atrasado incurrirá en cargos por intereses puede motivar al cliente a pagar a tiempo. También significa que si comienza a agregar intereses a una factura, habrá recibido una advertencia justa. Si contrata a un nuevo cliente en el que tendrá que comprar papel para cumplir con el trabajo, acuerde los términos para que cubra el costo de esto por adelantado.

Manteniéndose en la cima

Si el proceso de facturación de una empresa está automatizado, es necesario configurarlo para que emita recordatorios rápidos cuando las cuentas estén atrasadas y para crear el rastro de las pruebas que pueden ser necesarias si tiene que realizar el pago en un tribunal. Si tienes los medios, puedes contratar personal dedicado a la facturación y seguimiento de pagos o incluso subcontratarlo a un tercero.

El entorno legislativo no es perfecto, pero ha mejorado mucho y hay códigos y organismos a los que puede recurrir. El Código de Pago Rápido de 2015 tiene numerosos signatarios que aceptan cumplir con ciertas reglas de pago, pero aún no es obligatorio, algo que algunos líderes empresariales están impulsando. Si necesita buscar reparación, entonces el Plan de Quejas del Comisionado de Pequeñas Empresas es útil y una alternativa al tribunal de reclamos menores.

Armado con un buen plan y estos recursos, puede ponerse en la mejor posición posible para minimizar los pagos atrasados.

Otro recurso útil para las PYME es el sitio web Pay On Time. Explica la legislación relevante, tiene una calculadora de intereses de demora y útiles plantillas estándar para todo, desde facturas hasta recordatorios y otros pasos vitales en la recuperación de deudas.

Con un buen plan y estos recursos, puede ponerse en la mejor posición posible para minimizar los pagos atrasados. Mientras tanto, si el monto de la facturación vencida cae significativamente de esa cifra de £ 14 mil millones, es posible que la oficina del Comisionado de Pequeñas Empresas realmente tenga algunos dientes.

---

Paper Trail: cómo perseguir una factura impaga

El toque personal

Una de las claves para garantizar el pago oportuno es tener una buena relación de trabajo con su cliente. Si bien muchas empresas se han acostumbrado a la facilidad de enviar una factura electrónica asumiendo que se pagará automáticamente, hay ocasiones en las que saber el nombre y tener el correo electrónico o el número de teléfono de la persona responsable de pagarle es polvo de oro. Póngase en términos de nombre y puede ayudar a asegurarse de que su factura se eleve a la parte superior de la pila. "Trabajamos con el cliente para comprender por qué los pagos se retrasan en primera instancia y trabajamos juntos para encontrar una solución", dice Cummins.

Recuérdales el contrato

Algunas empresas detendrán el pago diciendo que están esperando que se les pague. Recuérdeles, amablemente al principio, que lo han contratado para trabajar en los términos acordados y que su pago no debe ser rehén debido a la forma en que manejan su propio negocio.

Escalada suave

Nunca debe comenzar a lanzar amenazas si una empresa solo se atrasa levemente en el pago. Se corre el riesgo de poner en peligro una relación futura que podría ser de beneficio mutuo. Pero, por supuesto, puede enviarles un correo electrónico de recordatorio de pago. Debe crear un registro en papel que demuestre que realizó esfuerzos razonables para recuperar su deuda, en caso de que lo necesite en el futuro.

Escalada menos suave

Cuando los pagos se retrasan mucho o un cliente se demora constantemente en pagar hasta que usted se está arrancando los pelos, puede señalar la Ley de pagos atrasados. Esta pieza de legislación consagra en la ley su derecho a intereses por pagos atrasados y también una compensación por los costos en los que incurra para recuperar las deudas. Es posible que no desee usar esto para un cliente habitual y principal que tiene una buena comunicación con usted, pero es vital para los clientes recalcitrantes puntuales y aquellos que persistentemente lo engañan.

EL ultimo recurso

Si ha agotado todas las vías, desde los recordatorios hasta los halagos suaves, puede emprender acciones legales. En este punto, ese rastro de papel que ha generado es invaluable. Debe poder demostrar que el no pagador ha violado los términos de pago acordados y también que ha intentado repetidamente obtener el pago. Por supuesto, la amenaza de una acción legal podría ser suficiente para engrasar las ruedas de pago. Cummins coincide: “Hemos tomado medidas legales con los clientes en el pasado para intentar acelerar el pago mediante procedimientos judiciales, pero nunca llegamos tan lejos como eso."