Una guía rápida para impresores: trabajar de forma remota

El COVID-19 obligó a la mayoría de las personas a trabajar desde casa en lugar de hacerlo en la oficina. Para los impresores, esto significa que tendrán que acostumbrarse a tener una fuerza laboral más remota. ¿Cómo afecta esto a sus flujos de trabajo?

Recientemente, los empleados de Apple enviaron a Tim Cook una carta exigiendo que siguieran trabajando de forma remota desde sus casas incluso después de septiembre de 2021, cuando Apple les pidió que regresaran a la oficina 3 días a la semana.

En lo que respecta al negocio de productos manufactureros, algunas personas debieron permanecer en los locales comerciales, incluso durante los peores períodos de la pandemia. Pero muchos equipos de marketing, gestión, administración y ventas trabajaban de forma remota, algo que a menudo el gobierno imponía. Muchos empleados están ansiosos por regresar a sus oficinas o ya lo han hecho. Sin embargo, parece muy probable que muchos de estos empleados soliciten un horario más flexible que incluya la opción de trabajar desde casa.

LEYENDA: HPs PrintOs cuenta con una aplicación móvil que ayuda a los trabajadores remotos a realizar un seguimiento de la producción impresa. Crédito de la imagen: HP

Esto creará bastantes desafíos para los impresores, especialmente en las áreas de:

• Gestión
• Equipo
• Flujo de trabajo y software
• Seguridad y salud en el trabajo.

Gestión Remota

En 2021, se podría pensar que no habrá problemas para establecer una comunicación global. Hoy en día, la mayoría del personal usa teléfonos inteligentes con regularidad y la mayoría de la gente sabe cómo usar mensajería y correo electrónico. Nos conectamos a través de varios canales de mensajería para la comunicación diaria. Estas herramientas han sido útiles para organizar el negocio durante el COVID-19. Sin embargo, esto puede ser un problema.

La cuestión de la privacidad y la protección de datos es un gran tema en sí mismo. Sin embargo, se recomienda que los impresores lean los términos y condiciones de Apple, Google y Microsoft. Las cuentas personales gratuitas excluyen cualquier uso comercial extendido. Tanto Google como Microsoft ofrecen modelos empresariales de pago en la nube que incluyen suscripciones a software de productividad para empresas de todos los tamaños.

Gestionar un equipo es más que simplemente leer y responder correos electrónicos. Es necesario que las empresas tengan en el contrato de cada empleado un horario comercial claro, un horario de trabajo y una conducta comercial mientras se trabaja desde casa.

Dado que los empleados varían en edad, género y procedencia, también es importante recordar que no todos pueden sentirse cómodos trabajando a distancia y utilizando únicamente la comunicación en línea. Los directivos deberían tener esto en cuenta o correr el riesgo de que sus equipos se desmoronen.

Elegir el equipo adecuado

LEYENDA: EFI ofrece una amplia gama de soluciones MIS/ERP para múltiples ubicaciones.

18 meses después de la aparición de la COVID-19, todos aprendimos que los equipos de oficina, como las computadoras portátiles y las tabletas, facilitan el trabajo remoto. Algunas imprentas más pequeñas han alentado a sus empleados a utilizar su propio equipo mientras trabajan desde casa. Si bien “BYOD” (traiga su propio dispositivo) y COPE (propiedad corporativa, habilitado personalmente) son conceptos bien conocidos para garantizar que los datos personales y comerciales no se mezclen en estos dispositivos, es necesario preinstalar un software de implementación como Miradore .

La fuerza laboral principal de una imprenta probablemente se encuentre en el departamento de producción. Si bien aún no se ha encontrado una solución para automatizar completamente las complejas necesidades de una empresa de impresión y acabado digital, muchos fabricantes han estado brindando soluciones sencillas para rastrear sus impresoras de forma remota durante años. El ejemplo más destacado es el PrintOs de HP. Su nueva serie HP Latex 700 y 800 cuenta con un enlace de aplicación que proporciona información sobre la producción en cualquier dispositivo móvil Android o Apple.

El software y el flujo de trabajo son dos caras de una moneda

Desde hace años, la mayoría de las soluciones RIP a escala industrial en impresión digital ofrecen acceso remoto a través de una aplicación o un portal web. Sin embargo, estas soluciones sólo son lógicas si se ha simplificado el flujo de trabajo. La planificación de recursos dedicada permite controlar de forma remota los trabajos grandes durante los turnos nocturnos, dejando los trabajos más pequeños para el día. La carga y descarga de medios/impresiones y el acabado de aplicaciones aún requieren un trabajo manual significativo en el sitio, por lo que parece razonable reservar horas de trabajo principales para esto.

En el futuro, las tareas administrativas como ventas, envío de ofertas y marketing podrán seguir realizándose de forma remota sin ningún problema. El software ERP como Gunter advanter 5 elements print +sign está optimizado para recrear el funcionamiento estándar de una impresora en un software dedicado, lo que facilita la gestión de imprentas en múltiples ubicaciones. EFI es un ejemplo de uno de los muchos proveedores especializados en software MIS/ERP. Tienen una amplia gama de software de productividad para PSP de todos los tamaños y software de proyectos.

LEYENDA: La oficina doméstica de una imprenta puede ser acogedora, pero probablemente no cumpla con las normas locales de salud y seguridad. Crédito de la imagen: S. Angerer

Seguridad y Salud Ocupacional

Muchos impresores han invertido recientemente sus recursos en la creación de hermosos espacios administrativos, sociales y de ventas. Aunque puede ser necesario rediseñarlos para incluir requisitos de salud y seguridad COVID.

Muchas empresas han perdido clientes y dinero durante la pandemia, por lo que gastar dinero en el rediseño de las oficinas puede resultar un problema. Sin embargo, es evidente que los empleados ya no aceptarán espacios de oficina reducidos. Cualquier impresor interesado en retener personal capacitado y atraer talento joven deberá considerar las preocupaciones de la gente incluso después de que la pandemia desaparezca.

La mayoría de los países europeos llevan mucho tiempo aplicando normas de seguridad y salud en el trabajo. Debido a esto, la mayor parte del espacio y el equipo de la oficina en el hogar no serán suficientes para un espacio de trabajo normal. Si bien estos hechos fueron ampliamente pasados por alto en el punto álgido de la crisis sanitaria, volverán a ser un problema cuando la economía se recupere y crezca. Los impresores deben ser conscientes de que, según las normativas laborales locales, es posible que deban ser responsables de las condiciones de trabajo de su personal en la oficina en casa.

¿Las impresoras funcionarán de forma remota en el futuro?

En los próximos años, parece poco probable que una imprenta típica sea un área de producción controlada remotamente con poco personal. Aunque teóricamente esto podría lograrse hoy, la inversión parece demasiado grande, especialmente considerando los estrechos márgenes de las aplicaciones estándar.

Para los impresores, tener un trabajo flexible y remoto puede resultar esencial para el personal administrativo y de ventas, aunque sólo sea para atraer el interés de los jóvenes talentos.