Ellenőrzési és jóváhagyási ciklusok - gyakorlati útmutató

Paul Sherfield gyakorlati tanácsokat kínál a bevizsgálási és jóváhagyási ciklusok legjobb kezeléséhez.

- Nem úgy nézett ki a képernyőn!
"Nem tudtam, hogy újra meg kell vizsgálnom az egészet"
"A főnököm nem érti ezeket a dolgokat"
- Rossz fájlt használt!
- Mit keresek?

Ha az ügyfelek észrevételei közül bármelyik ismeretes, kérjük, olvassa el tovább.

Van-e dokumentált igazoló jóváhagyási folyamata?

Ezek a furcsa idők minden időt megadnak arra, hogy figyelembe vegyük minden munkamódszerünket, rendszerünket és gyakorlatunkat. Megfelelőek voltak-e az Ön termékkeverékéhez és az ügyfelek igényeihez? Vajon továbbra is „legjobb gyakorlatok” lesznek-e, amikor ennek a jelenlegi válságnak vége, és mindannyian visszatérünk a normális kerékvágásba, amelyet nehéz felismerni?

Az a terület, amelyre a termelési és értékesítési csapatnak időt kell fordítania, a bizonyítás és a hozzá tartozó jóváhagyási ciklus. Hasznos lenne beszélni az ügyfelekkel, és megismerni véleményüket a rendszerről ezen a területen.

Milyen célra szánják a bizonyítékot, és milyen területeket kell ellenőriznie az ügyfélnek? Ha ezt a nyomtató nem közli egyértelműen, akkor azt az ügyfél félreértheti, aki nincs tisztában azzal, amit elvárnak tőle. Megfelelnek-e az Ön korrektúrarendszerei és jóváhagyási ciklusai az Ön piacának és termékeinek, és megértik-e azokat az ügyfelek?

   Ellenőrzési és jóváhagyási ciklusának megfelelőnek kell lennie a piacának, az ügyfeleknek és a terméknek. Számos termék- és nyomtatási piac, például az online webes nyomtatás, puha korrektúrát fog használni, gyakran csak tartalomhoz. Más piacokon, például a csomagoláson, a címkéken és a csúcskategóriás kereskedelmi nyomtatáson sokféle szín- és tartalombiztosításra és jóváhagyásra lehet szükség.   

Tehát, a megoldásait és rendszereit alaposan át kell gondolni és meg kell fontolni, hogy megfeleljenek az ügyfelek és a piaci igényeknek.

Ez a terület zavart, hibákat, sőt átdolgozásokat és újranyomtatásokat okozhat, és a pénzügyi eredmények vitathatóak lehetnek. Nem a jó ügyfélkapcsolatok kialakításának módja!

Tehát biztos benne, hogy a bizonyítási és jóváhagyási folyamata nem járul hozzá a fenti problémákhoz?

Nézzük meg, milyen bizonyítékokat használnak, ebben az esetben mind a puha, a képernyőn történő, mind a kemény fizikai korrektúrát; a tintasugaras és a nyomdai nyomtatványokat a gyártási sajtó segítségével.

1. Szín jóváhagyás. A kemény és lágy bizonyítékokat ezen a területen gyakran „szerződéses igazolásnak” nevezik, mivel olyan színmesternek tekintik őket, amelynek a nyomtatott terméknek meg kell egyeznie. Néhány terület, amelyet először figyelembe kell venni:
   • A kemény színű szerződés-igazolások igazolva vannak-e a megfelelő színű munkafolyamathoz? Minden egyes igazoláshoz nyomtatnak vagy csatolnak egy ISO 12647-7 érvényesítési „matricát”, amely megadja ezt az információt az ügyfél számára?
   • Megadja az ügyfélnek, hogy miként tekintheti meg ezt a bizonyítékot a megfelelő D50 alapú fényviszonyok vagy annak alternatívája, például a TL84 használatával az áruház számára?
   • Hogyan tudja biztosítani, hogy a színes kontakt lágy bizonyítékokat az ügyfél széles skálán, profilos, színpontos monitorokon, a megfelelő színkezelési beállításokkal nézze meg?
   • Küld el egy fedőlapot ezekkel az egyszerű bizonyítékokkal, amelyek részletesen bemutatják, hogy miként tekinthető meg és hagyható jóvá ezek a fájlok, gyakran a PDF-ek?
   • Megfelelő szoftverrel rendelkezik-e a PDF-igazolások megtekintéséhez és véleményezéséhez?
   • Megértik a fentieket, ha ezeket a bizonyítékokat mások látják vagy megtekintik az ügyfél szervezetében?
2. Tartalom jóváhagyása, mind puha, mind kemény bizonyítékokkal:
   • Megértik az ügyfelek, hogy ezek a bizonyítékok csak a tartalomra vonatkoznak, nem pedig a pontos színjóváhagyásra?
   • Megértik ezt, ha ezeket a bizonyítékokat mások látják vagy megtekintik az ügyfél szervezetében?
   • Megfelelő szoftverrel rendelkezik-e a PDF-igazolások megtekintéséhez és véleményezéséhez?
3. Felülvizsgált bizonyítékok
   • Színre, tartalomra vagy mindkettőre vonatkoznak?
   • Csak a javított területeket kell ellenőrizni, vagy az összes elemet? Ez a korrekció mértékétől és azok végrehajtásától függ, és a követelményeket egyértelművé kell tenni.
   • A csatolt fedőlap dokumentálja-e ezt a jóváhagyási folyamatot és az elért szintet?

A jóváhagyási folyamat
Tegyük fel most, hogy a kemény és a lágy igazolások technikai területeit megoldották és kijavították, és hogy:

1. Valamennyi fizikai színbiztosítási igazoláson szerepel egy érvényesítési címke, amely bemutatja az ISO 12647-7 szabványnak való megfelelést, valamint a színkezelt munkafolyamatot és a felhasznált profilokat, valamint tanácsokat ad a megtekintési feltételekkel kapcsolatban.
2. A bevált igazolási rendszer működik.
3. A puha bizonyítékokat egyértelműen megjelölik a cél, a szín, beleértve a monitor színes figyelmeztetéseit, vagy csak a tartalom szempontjából.
4. A felülvizsgált igazolások utasításokat tartalmaznak arról, hogy az ügyfélnek mit kell ellenőriznie.

Szóval, mi maradt?

Annak kezelése, hogy Ön és az ügyfelek hol vannak a jóváhagyási folyamatban:

• Ez az első, második, harmadik stb. Igazolási kör? Hogyan rögzítik és kezelik ezt egy igazoló bizonylaton, az állászsákban?
• Ki hajtja végre a javításokat, te vagy az ügyfeled szállít új javított fájlokat?
• Ha igen, milyen típusú feddésre van szükségük, akkor kezdődik-e újra a jóváhagyási folyamat?
• Az ügyfélfájlok régebbi verzióit kezelni kell annak érdekében, hogy ne legyen zavartság, ezért verziókontrollra van szükség.
• Az ügyfél végleges jóváhagyásának egyértelműnek és dokumentáltnak kell lennie
• Ha ez a végleges jóváhagyás további javításokat igényel, érdemes-e további bizonyíték benyújtását mérlegelnie, az ügyfél utasítása ellenére
• Hogyan számolják és rögzítik a szerzők javításainak költségeit?
• Tájékoztatják-e az ügyfeleket ezekről a költségekről, mielőtt fellépnének velük?
• Arra kérik az ügyfeleket, hogy írásban hagyják jóvá a korrekciós költségeket?

Ne feledje azt a régi mondást: „Mindig van idő újranyomásra!”.

Néhány megfontolandó intézkedés:

Helyezze a D50 matricát a fizikai kontraktus színű igazolásokra a helytelen nézési körülmények jelzésére, ezeket újra fel lehet használni. A matricák helytelen megvilágítás mellett nézve az alábbi képen látható színes csíkokat mutatnak. Megfelelő D50 lámpák alatt nézve a csíkoknak alig kell láthatónak lenniük.


https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Használjon jóváhagyási matricákat / interaktív PDF / word dokumentumokat jóváhagyáshoz / megjegyzésekhez / javításokhoz és további műveletekhez / újbóli igazolásokhoz stb.



Ez az interaktív űrlap letölthető az Ön igényeinek testreszabására és módosítására. Lehetséges, hogy fedőlapként szolgál a PDF igazolásokhoz, vagy papír formában a fizikai igazolásokhoz. Az online igazolás-jóváhagyási rendszer azonban sokkal átláthatóbb és nyomon követhetőbb lenne, még a fizikai igazolások esetében is.

Sok ingyenes PDF-néző nem jeleníti meg megfelelően a bonyolult grafikai PDF-et színes vagy tartalmi szempontból! Az Acrobat Professional az „arany szabvány”. Tehát mindig tanácsot adjon az ügyfeleknek a más PDF-szoftverekkel kapcsolatos megtekintési kérdésekben.