Csökkentse a költségeket azáltal, hogy a munkafolyamat automatizálására összpontosít

Ryan McAbee, a Keypoint Intelligence – InfoTrends termelési munkafolyamat igazgatója bemutatja, hogy a leképezési stratégiák és az értékelési mutatók átalakíthatják a jel- és grafikai munkafolyamatokat.

Mit vásárolhat Ön az automatizálás? Idő és pénz. Az InfoTrends 2019. évi felmérése szerint az átlagos európai nyomtató 12 millió munkafolyamat, például előfényezés és fájljavítások automatizálásával évente több mint 1,4 millió eurót képes megtakarítani a munkaerő-megtakarítások révén. Az automatizálással kapcsolatos népszerű félelmekkel ellentétben a legtöbb üzlettulajdonos nem hajtja végre a létszámcsökkentést. Valójában a nyomtatók 69% -a mondta, hogy inkább az automatizálás megtakarításait használja fel a képességek bővítéséhez és az új üzleti lehetőségekre összpontosítva.

Minden nyomtató javíthatja munkafolyamatait az automatizálás hatalmának bevezetésével.

Mi a nyomtatás előállítási munkafolyamata?

Egyszerűen fogalmazva, az megismételhető és ellenőrizhető feladatok és folyamatok segítségével mozgatják a munkát a munka befejezésétől a befejezésig. A tipikus nyomtatási munkafolyamat egyszerű nézete így néz ki:

A munkafolyamat-automatizálás megvalósításának egyik kihívása az a tény, hogy a nyomtatási vállalkozások az idő múlásával organikusan növekednek. Az új berendezések és a hozzájuk tartozó szoftver bekerül a boltba anélkül, hogy az általános munkafolyamatra gyakorolt hatást értékelnék. Ennek eredményeként a hiányosságok és a szűk keresztmetszetek jelennek meg. A valóság az, hogy a munkafolyamat összehangolt erőfeszítéseket igényel a folyamatok, az emberek és a technológia között ezen hatékonyság felszabadítása érdekében.

Az InfoTrends 130 nyomtatott válaszadó felmérése megerősítette az automatizálás hiányát. A többség (57%) vagy rendelkezett valamilyen automatizálással, vagy többnyire automatizált volt, de 41% -uk maradt többnyire kézi, 2% -uk pedig csak kézi folyamatokat alkalmazott. A munkafolyamat-ellenőrzések tapasztalatai alapján az InfoTrends általában úgy találja, hogy a nyomtatók automatizálták a munkafolyamat bizonyos részeit.

Az automatizálást nagymértékben befolyásolja a nyomtató azon képessége, hogy szoftvereket vásároljon és integráljon, amint azt a személyzet és az ügyfelek is elfogadják. A jelzõ- és kirakatüzletek 262 válaszadójának 2018. évi FESPA nyomtatási népszámlálása ismertette a szoftver tulajdonjogát vagy beruházási tervét. A legtöbb (85%) már használt szoftvert a tervezéshez és az előzetes nyomtatáshoz / a RIP-hez, csak 18% -ot a minőség-ellenőrzéshez és 17% -ot a webes nyomtatáshoz. Az online megrendeléstől a termelési kapacitás pontos nyomon követéséig az interneten történő nyomtatáshoz és a nyomtatáshoz szükséges MIS-megoldások kritikus jelentőségűek a munka beépítésének szabványosítása és a munka folyamatain keresztül történő irányítása szempontjából. A munkafolyamat előnyei ellenére a jel- és kirakatüzletek többsége nem tervezi webes nyomtatás (55%) és MIS (58%) szoftver vásárlását.

A 262 válaszadó közül a 172 válaszadó közül, akik a szoftverekbe fektettek be, a legtöbb (58%) 2000 eurót tervezett költeni, csupán 5% -uk költötte több mint 51 000 eurót - átlagosan 11 229 eurót. Ez hátrányos helyzetbe hozza a jelző- és megjelenítő gyártókat a kereskedelmi nyomtatókhoz képest, amelyek egyre inkább széles formátumú nyomtatási alkalmazásokat építnek be, amelyek átlagosan évente 49 720 eurót költenek a szoftverre.

Munkafolyamat kihívások

A fedélzeti munkavégzés rendetlenség. A múltban a nyomtató személyesen, fizikai adathordozón lévő fájlok útján fogadná el az ügyfél specifikációit. Az ügyfelek kérései és fájljai sok úton haladnak keresztül - értékesítés, e-mail, EDI és API-k, online, mobil alkalmazások és így tovább.

Olyan sokféle út, de ugyanazon információkra van szükség az összes fedélzeti munkavégzéshez: az ügyfél szándékára (mennyiség, méret, színek, anyagok, esedékesség dátuma stb.) És az ügyfél tartalmára (alkotás és adatok) vonatkozó követelményeket egységesíteni kell, hogy az egyetlen a termékek és az ügyfelek eltérései vannak, függetlenül a munkafolyamathoz vezető útvonaltól.

Minél kevésbé automatizált és kevésbé digitális a beillesztés útja, annál hajlamosabb a folyamatra, hogy hiányzik a nyomtatáshoz szükséges információ. Alapvető fontosságú az offline értékesítésre vonatkozó szabványos eljárások létrehozása és érvényesítése, különösen az értékesítési képviselők számára. A munkafolyamat-ellenőrzések során az InfoTrends többször megállapította, hogy az ugyanazon vállalaton belüli értékesítés nem felel meg a megrendelések mennyiségének. Sok esetben a képviselők csak egyetértenek abban, hogy az ügyfél nevét kell megadni, és figyelmen kívül hagyják más kritikus információkat, például a munkaspecifikációt és a kézbesítés dátumát. Minden olyan hiányzó információ, amelyet nem értékesítettek el, pazarolja az egyéb alkalmazottak, például az ügyfélszolgálat képviselőinek idejét, akiknek végül az információkat egy nyomtatáskezelő eszközbe kell helyezniük.

Mindezen elemek megragadásához egyetlen nyilvántartási rendszerre van szükség, egy olyan „agyra”, amely az ügyfél szándékát és tartalmát zökkenőmentesen egyetemes munkafolyamatba irányítja. Ez az agy lehet nyomtatott MIS, vállalati erőforrás-tervező (ERP) szoftver vagy Universal Dashboard.

A műveletek egyetlen nézete lehetővé teszi a nyomtatók számára, hogy egy pillanat alatt megtekintsék:

• Hány munkahely van a termelésben?
• Hány késik?
• Hányan hagyták el a szolgáltatási szintű megállapodást (SLA)?
• Hol van a mai szűk keresztmetszet?

Hogyan kezdjük el megjavítani?

Az induláshoz a széles formátumú üzleteknek be kell vezetniük munkafolyamataikat. Kezdje a legfontosabb alkalmazások azonosításával, és kövesse azokat, attól a ponttól kezdve, amikor az ügyfél a terméket kéri, a kézbesítésig. Az út mentén hajtsa végre a munkafolyamat-utazási térképezést (lásd alább) a felhasznált emberek, folyamatok és technológiák dokumentálására, amelyek rámutatnak a szűk keresztmetszetekre, és a javításhoz vezetnek a munkafolyamat javításához.

Értékelési mutatók

Értékelje a következőket:

• Szabványos működési eljárások (SOP)

Meghatározva, dokumentálva, követve és lefordítva gyorsindító képzésre.

• munkafolyamatok

Optimalizált folyamatok és automatizálás az ügyfélfájlok fedélzeti, feldolgozási és kimeneti bevált gyakorlatait követve

• Az ügyfelek felhatalmazása

Az ügyfelek képessége önkiszolgálásra és a tartalom, a megrendelések és az állapot kezelésére.

• Egységes nyilvántartási rendszer

Az egyetlen pontosság és igazság adattár az ügyfelek és üzleti rekordok számára.

• A műveletek nézete

Termelési irányítópultok vagy jelentések, amelyek hozzáférhetők a termeléssel kapcsolatos alkalmazottak számára a munka helyének és állapotának megtekintéséhez.

• Szoftverhasználat

Szoftver bevezetése a művelet lehetséges előnyeinek maximalizálása érdekében

• Katasztrófa utáni helyreállítás

Politikák, eszközök és eljárások a természeti vagy emberi befolyásolt katasztrófák utáni helyreállításhoz

• Feladatátvételi és túlcsordulási terv

Házirendek, eszközök és eljárások a termelés zökkenőmentes átvitelére a szervezeten belül csúcsigények vagy erőforrás-áramkimaradások idején.

• IT infrastruktúra

A fizikai alkatrészek, azaz a számítógépek és a hálózatépítés általános robusztussága.

• A személyzet optimalizálása

A szerepek és a személyzet szintje megfelelő-e a szervezeti célok eléréséhez.

Az intelligens nyomtatás előnyei

A fenti munkafolyamat-szakaszok átalakításának előnyei a lassú, hibára hajlamos és reaktív reakcióktól a zökkenőmentes, összekapcsolt és intelligens folyamatokig egyértelműek. A kézi érintőpontok helyett az elejétől a végéig, és mindegyik munkának megvan a maga utazása, az intelligens rendszer az adatokat felhasználná a feldolgozási út megvezetéséhez, minimalizálva az alkalmazottak által igényelt érintési pontok számát. Az intelligens munkafolyamat időt és pénzt takarít meg, amelyet végül újra befektethet a vállalkozás jövőbeni bizonyításához.

Nos akkor mire vársz még?

Ryan McAbee , a Keypoint Intelligence – InfoTrends termelési munkafolyamat igazgatója