Perché l’automazione ha bisogno del controllo del processo?

Il settore della stampa digitale sta cercando di diventare più automatizzato. Sonja Angerer sottolinea l'importanza del controllo dei processi e che senza di esso l'industria della stampa difficilmente potrà progredire.

Negli ultimi anni il tema del "flusso di lavoro" è diventato sempre più importante nel settore della stampa. Ciò è dovuto al fatto che ora sono disponibili molte soluzioni software adatte . D’altro canto, l’aumento dei costi, la carenza di manodopera qualificata e la crescente consapevolezza ambientale fanno sì che le tipografie vogliano produrre nel modo più efficiente possibile.

Tuttavia, la parola "flusso di lavoro" copre un ampio spettro. Wikipedia definisce il "flusso di lavoro" come una "sequenza spaziale e temporale di processi lavorativi funzionalmente, fisicamente o tecnicamente correlati sul posto di lavoro". Per il settore della stampa digitale, il flusso di lavoro quando si stampa su pellicola, cartone o carta ha significati molto diversi nel processo complessivo. Si va dal marketing alle vendite fino alle attività amministrative come la gestione dei progetti, il post-calcolo e la fatturazione, la preparazione del lavoro e dei dati fino alla logistica.

Ciò che hanno tutti in comune è che i flussi di lavoro nelle singole aree sono molto complessi. Ciò lo rende una "scatola nera" per i dipendenti di altri reparti e anche per la direzione, un processo ad esempio abbastanza imperscrutabile dall'esterno. Ciò rende talvolta difficile automatizzare le sottoaree e collegarle in modo tale da creare un processo di produzione integrato.

DIDASCALIA: La pressione sui margini, la carenza di lavoratori qualificati e le normative ambientali stanno costringendo il settore della stampa ad automatizzarsi. Credito: S. Angerer

L'automazione come processo

Il trasferimento dei processi lavorativi su macchine o software, che possono essere eseguiti in modo indipendente, spesso porta all'incertezza tra i dipendenti delle aziende. I dipendenti spesso temono che i flussi di lavoro e l’automazione possano sostituire il loro lavoro.

Affinché l’automazione funzioni, devono essere soddisfatti diversi prerequisiti. Questi sono:

• Una definizione chiara degli obiettivi e dei requisiti dell’automazione e di come verrà misurato il successo.
• Analisi attenta dei processi esistenti e della loro idoneità all’automazione. Per fare ciò, l’azienda deve prima documentare i processi attuali.
• Identificare tecnologie e metodi appropriati per l'automazione. Questi possono essere robot, sensori, intelligenza artificiale e piattaforme digitali. A volte possono essere solo cambiamenti intelligenti nel flusso di lavoro.
• Implementazione dell'automazione, tenendo conto degli aspetti tecnici, organizzativi e legali.
• Coinvolgere, formare e motivare i dipendenti che sono interessati o che dovrebbero supportare l'automazione.

Un processo di automazione non dovrebbe essere visto come un’operazione una tantum, ma deve essere continuamente monitorato e migliorato. Il controllo dei processi viene utilizzato per rivedere regolarmente la qualità dei processi automatizzati, ottenere feedback, risolvere problemi e identificare e implementare opportunità di miglioramento.

DIDASCALIA: Quando i processi sono costantemente monitorati, il flusso di lavoro può essere facilmente adattato e migliorato. Credito: S. Angerer

Controllo di processo: automazione con panoramica

Il controllo del processo è la capacità di raccogliere, organizzare e visualizzare i dati su ogni fase del flusso di lavoro. In questo modo è possibile evitare problemi, il che alla fine porta ad un aumento delle prestazioni.

Per automatizzare un flusso di lavoro, bisogna prima capirlo. Per fare ciò, sono necessari dati che mostrino come funziona ogni fase del processo, quanto tempo e risorse consuma e quali risultati fornisce. Tuttavia, questi dati devono anche essere preparati per rivelare tendenze, modelli e deviazioni.

L’Intelligenza Artificiale (AI) è sempre più implementata nei software per il controllo dei processi. Questo perché l’intelligenza artificiale consente di identificare tendenze e prevedere difficoltà che non possono essere facilmente rilevate da un essere umano. Il controllo dei processi consente ai dipendenti a tutti i livelli di utilizzare i dati rilevanti per prendere decisioni, agire e garantire la qualità.

Il controllo del processo non è riservato solo al management. Dopotutto, se attraverso l’intelligenza artificiale diventa evidente che il supporto di stampa sta per esaurirsi o se i dipendenti di un reparto non sono in grado di elaborare in tempo il picco degli ordini, molto probabilmente c’è ancora tempo per reagire. Ciò consente di risparmiare fatica e denaro. Ma soprattutto, un controllo efficiente del processo può aiutare, attraverso una pianificazione lungimirante, a evitare frustrazioni nel personale di una tipografia.

Riprendere il controllo

Spesso è difficile per i centri stampa implementare da soli processi di automazione estesi. Ecco perché ha senso coinvolgere partner con esperienza nel settore, ad esempio consulenti. Dopotutto, i cambiamenti devono essere avviati e, cosa ancora più importante, continuati. Questo è spesso molto più facile a dirsi che a farsi. La maggior parte delle persone è contraria al cambiamento e anche coloro che sono felici di accoglierlo potrebbero aver bisogno di aiuto per adattarsi.

Ad alcuni la combinazione di automazione e controllo di processo sembra troppo rigida e inflessibile. Ecco perché è importante che tutti i soggetti coinvolti si sentano ascoltati e compresi. È importante che tutti possano dire la loro.

Con un’adeguata partecipazione, tutti i dipendenti sentono di avere un maggiore controllo sul proprio posto di lavoro e sull’equilibrio tra lavoro e vita privata . Ciò rende l’automazione un successo di cui tutti vogliono far parte.

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